Buchhaltung – Überblick

Die Buchhaltung in der Mitgliederverwaltung ist so gebaut, dass Sie als Kassenwart alles im System erledigen können — vom einzelnen Beleg bis zum Jahresabschluss, den Sie der Mitgliederversammlung vorlegen. Parallele Excel-Listen oder Lexware-Buchungen entfallen.

#Drei Begriffe, die Sie kennen sollten

SKR42 ist der Standardkontenrahmen für gemeinnützige Vereine in Deutschland. Jeder Posten — Mitgliedsbeitrag, Pacht, Wasserumlage, Veranstaltung — bekommt ein Konto mit einer Nummer. Die App bringt SKR42 mit; Sie können eigene Konten ergänzen, aber Sie müssen nichts grundlegend einrichten.

EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist die Form, in der die meisten KGV ihre Finanzen darstellen. Sie listet, was rein- und rausgegangen ist. Die App speichert intern doppelt (Soll/Haben), zeigt Ihnen aber standardmäßig die EÜR-Ansicht — das ist näher an dem, was Sie aus dem Alltag kennen.

§64 AO – Vier-Sphären-Theorie ist eine Pflicht für gemeinnützige Vereine. Jede Einnahme und Ausgabe gehört in genau eine von vier Sphären:

Sphäre	Was gehört rein?
Ideeller Bereich	Mitgliedsbeiträge, Spenden, Verbandsbeiträge, Verwaltung — der eigentliche Vereinszweck
Vermögensverwaltung	Pacht, Umlagen für Wasser/Strom/Müll, Vermietung des Vereinsheims an Mitglieder
Zweckbetrieb	Aktivitäten, die direkt dem Satzungszweck dienen, aber Einnahmen erzielen (für KGV selten)
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (WGB)	Bewirtung, Verkauf an Nicht-Mitglieder, Werbung — alles, was im freien Markt steht

Die Sphäre an einem Konto bestimmt, wie es im Jahresabschluss und ggü. dem Finanzamt behandelt wird. Die App füllt die richtige Sphäre für alle SKR42-Konten bereits vor. Wenn Sie ein eigenes Konto anlegen, schlägt die App eine passende Nummer + Sphäre vor.

#Wo finde ich was?

• Kontenrahmen — Liste aller Konten, eigene Konten anlegen → Buchhaltung → Kontenrahmen
• Kassenbuch — die chronologische Liste aller Buchungen → Buchhaltung → Kassenbuch
• Beleg anhängen — direkt beim Buchen über das Beleg-Feld; wird automatisch 10 Jahre archiviert (§147 AO)

#GoBD — die wichtigste Regel

Eine gebuchte Buchung darf nie verändert werden (GoBD-Unveränderbarkeit). Falls Sie sich vertan haben, stornieren Sie die Buchung und legen eine neue, korrekte Buchung an. Die App erlaubt nichts anderes — das schützt Sie bei einer Kassenprüfung.