Buchungen verwalten

Die Seite Vereinsheim → Buchungen ist die zentrale Schalt­stelle für alle Vereinsheim-Reservierungen. Sie kombiniert einen Monats­kalender für die Übersicht mit einer Tabellen­ansicht für Such- und Genehmigungs­arbeit.

Sichtbar für Rollen mit clubhouse.bookings.view. Bestätigen, ablehnen und stornieren erfordert zusätzlich clubhouse.bookings.manage — beides ist standard­mäßig bei Administrator, Vorstand und Schriftführer gesetzt.

#Aufbau der Seite

#Obere Leiste

Element	Beschreibung
Suchen	Volltext­suche über den Namen (Mitglied oder bei externen Buchungen den eingetragenen Namen).
Neue Buchung	Öffnet den Anlage-Flyout mit dem aktuell ausgewählten Raum als Voreinstellung.

#Filter-Leiste

Direkt unterhalb der oberen Leiste sitzt eine segmentierte Filter­leiste (auf schmalen Bild­schirmen ein Listbox-Select):

Filter	Wirkung
Offene (Standard)	Wechselt in die Tabellen­ansicht und zeigt alle Buchungen mit Status Genehmigung offen — älteste zuerst (FIFO). Ein amber Badge zeigt die Anzahl an.
Alle	Kalender­ansicht über alle Räume und alle Status.
(je Raum)	Pro aktivem Raum ein Pill — Kalender­ansicht beschränkt auf diesen Raum.

Sobald die Suche aktiv ist oder Offene gewählt ist, schaltet die Seite automatisch auf die Tabellen­ansicht mit Pagination (50 Einträge / Seite). Die Tabelle führt Spalten für Name, Raum, Zeitraum, Zweck und Status; ein Auge-Symbol pro Zeile öffnet das Detail-Flyout.

#Monats­kalender

Im Kalender steht oben eine kleine Toolbar mit ‹ Monat ›-Knöpfen und dem Monats­namen. Jede Zelle ist klickbar und öffnet den Anlage-Flyout mit dem entsprechenden Datum vorausgefüllt. Bestehende Buchungen erscheinen pro Tag als kleine Karten mit Uhrzeit, Zweck und Name; die Hintergrund­farbe spiegelt den Status:

Farbe	Status
Grün	Bestätigt
Amber	Genehmigung offen
Grau	Abgelehnt oder Storniert

Ein Klick auf eine Karte öffnet das Detail-Flyout — der umgebende Tag-Klick wird dabei abgefangen, sodass nicht versehentlich ein neuer Eintrag angelegt wird.

#Buchung anlegen

Über Neue Buchung oder einen Klick auf einen Tag öffnet sich der Flyout. Felder:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Raum	Ja	Auswahl aus allen aktiven, nicht archivierten Räumen.
Mitglied (optional)	Nein	Combobox über alle aktiven Mitglieder. Bei Auswahl wird der Name automatisch übernommen. Leer lassen für externe Buchungen (Gast, Vorstand-Block etc.).
Name	Ja	Anzeige- und Such­name der Buchung.
Beginn / Ende — Datum, Uhrzeit	Ja	Vier Felder; Datum als Date-Picker, Uhrzeit als Time-Picker.
Zweck	Ja	Kurz­beschreibung (max. 200 Zeichen), z. B. „Familien­feier" oder „Werkstatt-Termin".
Interne Notizen	Nein	Nur für Vorstand sichtbar.

Beim Anlegen über den Admin-Bereich gibt es keine Zukunfts­prüfung — der Vorstand kann historische Buchungen für die Dokumentation nachtragen. Im Mitglieder­portal hingegen müssen Buchungen in der Zukunft liegen.

#Detail-Flyout: Bestätigen, Ablehnen, Stornieren

Ein Klick auf eine Buchungs­karte oder eine Tabellen­zeile öffnet das Detail-Flyout. Es zeigt Raum, Status-Badge, Zeitraum, Zweck, Name (mit Hinweis „externe Buchung"), Gebühr (falls > 0), Zugangs­code (falls vergeben), Notizen und ggf. die Begründung einer Ablehnung oder Stornierung.

Im Feld Begründung kann optional eine kurze Erklärung erfasst werden — sie wird in der Mitglieder-Benachrichtigung ausgegeben.

Aktion	Voraussetzung	Wirkung
Bestätigen	Status = Genehmigung offen	Setzt Status auf Bestätigt, erzeugt einen 6-stelligen Zugangs­code, sendet Bestätigungs­mail an das Mitglied.
Ablehnen	Status = Genehmigung offen	Setzt Status auf Abgelehnt und sendet Ablehnungs­mail.
Stornieren	Status = Bestätigt	Setzt Status auf Storniert. Bei Buchungen mit Mitglied wird eine Storno-Mail versendet, externe Buchungen bleiben stumm.

Stornierte oder abgelehnte Buchungen bleiben im System erhalten und werden grau im Kalender angezeigt. Sie blockieren keine weiteren Buchungen.

#Zugangs­codes

Ein Zugangs­code ist 6 Zeichen lang (Buchstaben + Ziffern) und wird automatisch beim Bestätigen erzeugt. Er steht ab diesem Moment im Detail-Flyout, in der Bestätigungs­mail des Mitglieds und auf der Mitglieder­portal-Ansicht zur Verfügung. Nach dem Buchungs­ende verliert der Code seine Gültigkeit — wie genau Schließ­anlage oder Schlüssel-Safe ihn auswerten, regelt der Verein lokal.

#Erinnerungen

24 Stunden vor Buchungs­beginn erhält das Mitglied automatisch eine Erinnerung. Versendet wird der Job vom Cron-Befehl clubhouse:send-booking-reminders, der stündlich läuft und nur bestätigte Buchungen im 23–25-Stunden-Fenster auswählt; ein gesetzter reminder_sent_at-Zeitstempel verhindert Doppel­versand.

#Gebühren, Mietvertrag und Rechnung

Hat ein Raum eine Gebühr, wird der Betrag im Moment der Buchungs­anlage als Snapshot in fee_cents festgeschrieben — eine spätere Anpassung am Raum wirkt nicht zurück. Beim Bestätigen der Buchung erzeugt das System dann in einem Schritt:

• einen Mietvertrag als PDF (auch für kostenfreie Buchungen),
• eine Rechnung über den Snapshot-Betrag,
• bei Mitglieds­buchungen zusätzlich eine Soll-Zahlung in der Zahlungs­übersicht.

Beide Dokumente erscheinen anschließend als Download-Links im Detail-Flyout („Mietvertrag (PDF)" und „Rechnung Nummer (PDF)"). Mitglieder sehen die gleichen Links im Portal. Wird die Buchung später storniert, kümmert sich das System automatisch um die Rechnungs-Stornierung und das Entfernen einer unbeglichenen Soll-Zahlung — vollständige Details und die Bearbeitung der Vertrags­vorlage stehen unter Mietvertrag & Rechnung.

#Anfragen aus dem Posteingang übernehmen

Trifft eine Buchungs­anfrage über das öffentliche Kontakt­formular ein, klassifiziert die KI sie ggf. als Vereinsheim­buchung. Aus dem Detail einer solchen Nachricht öffnet die Schnell­aktion Buchung anlegen die Buchungs­seite mit ?prefill_message_id=… — der Anlage-Flyout ist dann automatisch geöffnet und mit Mitglied, Name, Zweck (= Betreff) und Notizen (= Original­nachricht) befüllt. Datum, Uhrzeit und Raum müssen manuell ergänzt werden.