Mitgliederverwaltung Mitgliederverwaltung – Dokumentation

Datenschutz

Verhalten bei einer Datenpanne (Art. 33/34)

Eine Datenpanne („Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten") liegt vor, wenn personenbezogene Daten unbeabsichtigt oder unrechtmäßig offengelegt, verändert, vernichtet oder zugänglich gemacht wurden. Beispiele: ein verlorenes USB-Stick mit Mitgliederliste, ein versehentlicher CC-Verteiler bei einer Massen-Mail, ein gestohlenes Vorstand-Notebook.

#Pflichten des Verantwortlichen

Frist Pflicht Wann
72 Stunden Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) Sobald die Verletzung „dem Verantwortlichen bekannt wird"
Unverzüglich Information der Betroffenen (Art. 34 DSGVO) Wenn ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen besteht
Dauerhaft Dokumentation auch interner Vorfälle Auch wenn keine Meldepflicht besteht

#Wenn der Anbieter eine Panne in der Plattform feststellt

Wir (der SaaS-Betreiber) nutzen einen 4-Schritt-Wizard im Super-Admin-Bereich:

  1. Vorfall erfassen – Typ, Schweregrad, betroffene Datenkategorien, Personenkategorien, wahrscheinliche Folgen, ergriffene Sofortmaßnahmen.
  2. Vereine auswählen – welche Mandanten von der Panne betroffen sind.
  3. Vorschau & Sendelogik – die Pflichtangaben nach Art. 33 Abs. 3 werden in einer E-Mail an den Datenschutz-Kontakt des jeweiligen Vereins gebündelt; PDF-Anhang inklusive.
  4. Versand – per Knopfdruck. Die Sendung läuft als Job mit Wiederholungs- und Skip-Logik.

Im jeweiligen Verein erscheint ein Datenpannen-Banner auf dem Dashboard, das jedes Vorstandsmitglied einzeln quittieren muss.

#Wenn der Verein eine Panne intern feststellt

Auch eine Panne, die nichts mit der Plattform zu tun hat (z. B. Diebstahl eines Vereins-Notebooks), gehört dokumentiert. In den Vereinseinstellungen gibt es dafür einen Eintrag „Eigene Vorfälle" – mit denselben Pflichtfeldern, aber ohne Versand-Logik. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde erfolgt außerhalb der App durch den Vorstand oder die/den DSB.

#Datenschutz-Kontakt pflegen

Damit eine eingehende Panne den richtigen Empfänger erreicht, muss jeder Verein in den Vereinseinstellungen einen DPO-Kontakt hinterlegen (Name, E-Mail, optional Telefon, optional Adresse). Solange das Feld leer ist, fällt der Versand auf die hinterlegte Vereins-Admin-E-Mail zurück.

#Siehe auch