KI-Support
Weiterleiten an Vorstand & Sonderaufgaben
Nicht jede Anfrage gehört in die Hände der Person, die gerade den Posteingang öffnet. Mit „Weiterleiten" geht die Nachricht per E-Mail an ein Vorstandsmitglied oder an einen Sonderaufgaben-Beauftragten. Die Antwort kann der oder die Beauftragte direkt aus dem eigenen E-Mail-Programm verfassen.
#Aktion „Weiterleiten"
Im Detail-Flyout des Posteingangs befindet sich die Schaltfläche „Weiterleiten" (Pfeil-Symbol). Sie ist verfügbar, solange die Nachricht noch nicht beantwortet oder bereits weitergeleitet wurde.
Ein Klick öffnet einen verschachtelten Dialog mit:
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Nachrichten-Vorschau | Absender, Kategorie, Betreff, erste Zeilen der Nachricht — schreibgeschützt |
| Empfänger | Auswahlliste, gruppiert nach Vorstand und Sonderaufgaben |
| Notiz | Optionaler Freitext, der dem Empfänger zusätzlich zur Originalnachricht angezeigt wird |
| Abbrechen | Schließt den Dialog ohne Versand |
| Weiterleiten | Versendet die E-Mail und setzt den Status |
#Empfängerliste
Die Liste enthält alle aktiven Vorstandsmitglieder und Sonderaufgaben-Beauftragten des Vereins, sortiert nach Position bzw. Aufgabe. Personen ohne hinterlegte E-Mail-Adresse erscheinen ausgegraut und können nicht ausgewählt werden.
Beispiele:
- Vorstand — Anna Müller (Vorsitz), Bernd Schulz (Kassenwart)
- Sonderaufgaben — Carla Weber (Wasserwart), Dieter Klein (Müllbeauftragter)
#Was die Weiterleitung versendet
Die E-Mail an die ausgewählte Person enthält:
- Vereinsname (und ggf. Logo)
- Hinweis: „Sie haben eine Anfrage zur Bearbeitung weitergeleitet bekommen von {weiterleitende Person}"
- Optionale Notiz aus dem Dialog
- Original-Anfrage: Absender, Kategorie, Betreff, vollständiger Nachrichtentext
- Link zum Posteingang mit der vorausgewählten Nachricht
- Reply-To auf die Absender-E-Mail — eine einfache Antwort des Empfängers landet so direkt beim Mitglied
Hat die empfangende Person ein Benutzerkonto, erhält sie zusätzlich eine Benachrichtigung im Glocken-Widget.
#Status nach der Weiterleitung
Nach erfolgreicher Weiterleitung:
- Status der Nachricht wechselt auf Weitergeleitet (blau).
- Im Posteingang taucht der Eintrag im Filter-Tab Weitergeleitet auf.
- Beide Dialoge schließen, eine Toast-Meldung bestätigt: „An {Name (Position)} weitergeleitet."
- Die folgenden Felder werden zur späteren Nachvollziehbarkeit gespeichert: Empfängername & -position, Empfänger-E-Mail, Zeitstempel, weiterleitende Person, Notiz.
#Wann sich Weiterleiten anbietet
- Spezifische Fachfragen, die in der Zuständigkeit eines bestimmten Vorstandsmitglieds oder Beauftragten liegen.
- Anfragen mit Status Vorstand erforderlich — also Beschwerden, Kündigungen oder Fälle, in denen die KI keinen Entwurf erzeugt hat.
- Anfragen, die das Mitglied direkt mit einer Person besprechen möchte, anstatt eine schriftliche Antwort vom Vorstand zu erhalten.
#Berechtigungen
Wie der Posteingang selbst ist auch die Weiterleitung an die Berechtigung association.manage_settings gebunden — vorhanden in den Standard-Rollen Administrator und Vorstand (siehe Rollen und Berechtigungen).