KI-Support – Übersicht

Der KI-Support stellt ein öffentliches Kontaktformular bereit, klassifiziert eingehende Nachrichten automatisch mit Hilfe der Claude-API und erzeugt Antwortentwürfe, die der Vorstand prüft und versendet. Ziel ist es, dem Vorstand bei wiederkehrenden Mitgliederanfragen Arbeit abzunehmen — ohne dass eine automatische Antwort ohne menschliche Freigabe verschickt wird.

Die KI-Funktionen schicken Nachrichteninhalte an Anthropic (Claude). Vor dem Aktivieren prüfen Sie bitte die Datenschutzerklärung und stellen sicher, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt.

#Welche Bausteine gehören dazu

Funktion	Was sie tut	Wer sie sieht
Kontaktformular	Öffentliche Seite unter `/kontakt`, fünf-Schritt-Assistent mit Kategorie-Auswahl	Öffentlich, ohne Anmeldung
Posteingang „Anfragen"	Tabelle mit allen eingegangenen Nachrichten, Filter, Detail-Flyout	Vorstand & Administratoren
KI-Klassifikation	Erkennt Thema, Dringlichkeit und Bearbeitbarkeit jeder Nachricht	Vorstand (im Posteingang)
KI-Antwortentwurf	Erzeugt einen vorformulierten Antwortentwurf zur Prüfung	Vorstand (im Detail-Flyout)
Weiterleiten	Leitet eine Nachricht an ein Vorstandsmitglied oder an eine Sonderaufgabe weiter	Vorstand
KI-Einstellungen	Vereinshinweise, Modellwahl, Kategorienpflege, Nutzungsanzeige	Administratoren

#Voraussetzungen

Damit die Funktionen sichtbar sind, muss der Verein die zugehörigen Funktions-Schalter aktiv haben (siehe Funktionen aktivieren):

Funktions-Schalter	Aktiviert was
`Kontaktformular`	Öffentliches Formular und Posteingang
`KI-Klassifikation`	Automatische Themen- und Dringlichkeitserkennung
`KI-Antwortentwurf`	KI-erzeugte Antwortentwürfe im Posteingang

Die drei Schalter sind unabhängig: Ein Verein kann das Kontaktformular ohne KI nutzen oder die Klassifikation aktivieren, ohne Antwortentwürfe zu erzeugen. Ohne Klassifikation entstehen keine Entwürfe.

#Berechtigungen

Rolle	Formular ausfüllen	Posteingang öffnen	Antworten / Weiterleiten	Einstellungen ändern
Anonyme Person	Ja	—	—	—
Mitglied (Portal)	Ja	—	—	—
Vorstand	Ja	Ja	Ja	—
Administrator	Ja	Ja	Ja	Ja
Super-Admin	Ja	Ja	Ja	Ja

Der Posteingang und die Antwort-Funktionen sind an die Berechtigung association.manage_settings gebunden — diese ist in den Standard-Rollen Administrator und Vorstand enthalten (siehe Rollen und Berechtigungen).

#Ablauf einer Anfrage

Eine Person füllt das öffentliche Kontaktformular aus (siehe Öffentliches Kontaktformular).
Die Nachricht landet als Eintrag im Posteingang Anfragen mit dem Status Neu.
Ist KI-Klassifikation aktiv, ergänzt die Claude-API kurz danach Thema, Dringlichkeit und einen Bearbeitbarkeits-Wert (siehe Posteingang & KI-Klassifikation).
Ist KI-Antwortentwurf aktiv und die Kategorie nicht als „immer eskalieren" markiert, erzeugt die KI einen Antwortentwurf — Status Entwurf (siehe KI-Antwortentwürfe).
Ein Vorstandsmitglied öffnet die Nachricht, prüft den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und sendet die Antwort. Status Beantwortet.
Falls die Anfrage besser von einer anderen Person bearbeitet wird, leitet der Vorstand sie per E-Mail weiter (siehe Weiterleiten an Vorstand & Sonderaufgaben). Status Weitergeleitet.

#Statusübersicht

Status	Farbe	Bedeutung
Neu	Blau	Nachricht eingegangen, noch nicht klassifiziert
Klassifiziert	Grau	KI-Klassifikation abgeschlossen, kein Entwurf
Entwurf	Amber	KI-Antwortentwurf liegt vor und wartet auf Prüfung
Beantwortet	Grün	Antwort wurde an die Absender-Adresse versendet
Weitergeleitet	Blau	Nachricht wurde an ein Vorstandsmitglied oder eine Sonderaufgabe weitergegeben
Vorstand erforderlich	Rot	Kategorie ist als „immer eskalieren" markiert oder die KI hat keine Antwort erzeugen können

#Modellwahl und Kosten

Jeder KI-Aufruf wird in Token gemessen und in den KI-Nutzungs-Statistiken aufgezeichnet. Pro Verein lassen sich Token- und Kostenlimits hinterlegen — wird das Limit erreicht, überspringt das System die KI und der Vorstand erhält die Anfrage ohne Klassifikation oder Entwurf.

Aufgabe	Empfohlenes Modell	Begründung
Klassifikation	Haiku	Schnell und günstig; reicht für Thema und Dringlichkeit
Antwortentwurf	Sonnet	Guter Ausgleich zwischen Qualität und Kosten

Die Modellwahl ist optional — Vereine, die keine Wahl treffen, nutzen die plattformseitigen Standardwerte. Details unter KI-Einstellungen.

#Datenschutz

Eingehende Nachrichten werden zunächst anonym gespeichert. Es wird kein member_id verknüpft, solange die Person sich nicht über das Portal authentifiziert.
Vor dem Absenden des Formulars muss die Datenschutz-Einwilligung explizit bestätigt werden.
Die Inhalte werden zur Verarbeitung an die Claude-API von Anthropic übermittelt, sofern KI-Funktionen aktiv sind. Der Verein muss seine Datenschutzerklärung entsprechend anpassen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Anthropic abschließen (siehe Subunternehmer).
Versendete Antworten werden im Datensatz mit Zeitstempel, sendender Person und Original-Entwurf protokolliert.

Weiterführend: