Sitzungsprotokolle – Übersicht

In Sitzungsprotokollen halten Vorstand und Schriftführerin oder Schriftführer Vorstands-, Ausschuss- und sonstige Sitzungen strukturiert in der Anwendung fest — mit Teilnehmenden, Protokolltext, Aufgaben und PDF-Export. Lose Word- oder PDF-Dateien außerhalb der Anwendung werden überflüssig.

Die Funktion steht zur Verfügung, wenn im Verein die Funktion Sitzungsprotokolle aktiviert ist. Ist sie deaktiviert, fehlt das Tab Sitzungen in den Protokollen; der Sidebar-Eintrag Protokolle bleibt erhalten, solange die Sprechstunde aktiv ist.

Zugriff haben Nutzerinnen und Nutzer mit den Rollen Administrator, Vorstand oder Schriftführer — beziehungsweise jede individuell konfigurierte Rolle mit den Berechtigungen session_minutes.view und session_minutes.manage.

#Aufruf

Die Übersicht ist über den Seitenleisten-Eintrag Protokolle (Klemmbrett-Symbol) im Bereich Kommunikation erreichbar — er führt direkt hierher (URL /protokolle). Innerhalb der Protokolle wechselt die Sub-Navigation über das Tab Sprechstunde zur Sprechstunde. Alte Lesezeichen auf /sitzungsprotokolle werden automatisch hierher weitergeleitet.

#Oberer Bereich

Element	Beschreibung
Suchen	Lokale Volltextsuche über Titel, Protokolltext, Ort und Aufgaben-Beschreibungen. Die Sitzungsprotokolle erscheinen nicht in der globalen Schnellsuche.
Neu	Öffnet das Flyout zum Anlegen eines neuen Protokolls (siehe Protokoll anlegen und abschließen).

#Filter-Tabs

Tab	Beschreibung
Offen	Noch nicht abgeschlossene Protokolle (Standard)
Abgeschlossen	Abgeschlossene, als PDF erzeugte Protokolle
Alle	Offen und abgeschlossen zusammen
Archiviert	Archivierte (gelöschte) Protokolle

Archivierte Einträge erscheinen ausschließlich im Tab Archiviert.

#Tabelle — Aufbau

Spalte	Beschreibung
Datum	Sitzungsdatum (`TT.MM.JJJJ`)
Titel	Titel des Protokolls, darunter ggf. der Ort
Teilnehmende	Bis zu drei Namen; weitere Personen werden mit `+N` angedeutet
Aufgaben	Anzahl der erfassten Aufgaben
Status	Eines von Offen (gelb), Abgeschlossen (grün), Archiviert (grau, Rahmen)
(Aktionen)	Kontextmenü (drei Punkte)

Pro Seite werden bis zu 50 Einträge angezeigt.

#Aktionen pro Zeile

#Offene Protokolle

Aktion	Beschreibung
Bearbeiten	Öffnet das Bearbeitungs-Flyout
Abschließen	Setzt das Protokoll auf abgeschlossen, erzeugt das PDF und legt eine Kopie in die persönlichen Dateien jeder oder jedes Teilnehmenden.
Archivieren	Verschiebt den Eintrag ins Archiv (umkehrbar)

#Abgeschlossene Protokolle

Aktion	Beschreibung
Anzeigen	Öffnet das schreibgeschützte Detail-Flyout mit dem fertigen Protokoll
Archivieren	Verschiebt den Eintrag ins Archiv

#Archivierte Einträge

Aktion	Beschreibung
Anzeigen	Öffnet das schreibgeschützte Detail-Flyout
Wiederherstellen	Macht das Archivieren rückgängig
Endgültig löschen	Entfernt den Eintrag dauerhaft

#Abgrenzung zur Sprechstunde

Die Sprechstunde dient der Erfassung von Einzelgesprächen mit Pächterinnen und Pächtern und ist auf eine konkrete Parzelle bezogen. Sitzungsprotokolle dokumentieren dagegen Gremiensitzungen mit mehreren Teilnehmenden — ohne Parzellenbezug, dafür mit Teilnehmenden-Liste und Aufgaben-Block.