Kalender – Übersicht

Der Kalender ist die zentrale Termin-Übersicht im Verein. Er bündelt drei Quellen in einer Sicht:

• Veranstaltungen — Sommerfest, Arbeitseinsatz, Mitglieder­versammlung, Vorstandssitzung
• Vereinsheim-Buchungen — Belegungen einzelner Räume (sofern die Funktion Vereinsheim aktiv ist)
• Geräte-Buchungen — Verleih einzelner Geräte (sofern die Funktion Geräteverleih aktiv ist)

Über den Filter Alle / Veranstaltungen / Vereinsheim / Geräte lässt sich die Ansicht auf einen Typ einschränken. Jede Quelle wird farblich unterschieden (Veranstaltungen je nach Typ, Vereinsheim in Sky-Blau, Geräte in Smaragd, ausstehende Buchungs­anfragen in Amber).

Jede Veranstaltung kann zusätzlich Dokumente (z. B. die Tagesordnung), eine Ziel­gruppe (alle, Vorstand, eine Wege-Gruppe, eine Mitglieder-Gruppe oder eine handverlesene Auswahl) und automatische Erinnerungen mitbringen. Mitglieder sehen die für sie relevanten Termine — sowie ihre eigenen Vereinsheim- und Geräte­buchungen — im Mitglieder­portal unter Kalender und erhalten die Erinnerungen je nach persönlicher Einstellung per Glocke und/oder E-Mail.

Die Funktion steht zur Verfügung, wenn im Verein die Funktion Kalender aktiviert ist. Ist sie deaktiviert, sind die Menüeinträge in der Seiten­leiste ausgeblendet (siehe Funktionen aktivieren).

Veranstaltungen anlegen und bearbeiten dürfen Rollen mit der Berechtigung Kalender verwalten — standardmäßig Administrator, Vorstand und Schriftführer. Alle Mitglieder können die für sie sichtbaren Veranstaltungen einsehen.

#Was deckt das Modul ab

Bereich	Wer	Wofür
Admin-Kalender	Vorstand / Admin	Veranstaltungen anlegen, Entwurf speichern, veröffentlichen, archivieren
Zielgruppen	Vorstand / Admin	Alle Mitglieder, Gesamtvorstand, Nur geschäftsführender Vorstand, Mitglieder einer Wege-Gruppe, Mitglieder einer Mitglieder-Gruppe oder Bestimmte Mitglieder
Erinnerungen	Vorstand / Admin	Automatischer Versand 2 Wochen / 1 Woche / 1 Tag vorher, je Veranstaltung konfigurierbar
Dokumente	Vorstand / Admin	PDFs, Bilder oder Office-Dokumente an die Veranstaltung anhängen (z. B. Tagesordnung)
Mitglieder-Portal	Mitglieder	Monats­kalender + Liste der nächsten Termine + Anzeige der Dokumente
Benachrichtigungs­einstellungen	Mitglieder	Pro Mitglied an-/abschaltbar, in Einstellungen → Benachrichtigungen

#Veranstaltungs­typen

Die folgenden Typen sind voreingestellt — sie bestimmen die Vor­einstellung der Erinnerungen und die Farbe im Kalender:

• Mitgliederversammlung, Vorstandssitzung, Jahreshauptversammlung — Standard-Erinnerungen: 2 Wochen, 1 Woche, 1 Tag vorher.
• Vereinsfest und Arbeitseinsatz — Standard: 1 Woche und 1 Tag vorher.
• Sonstige Veranstaltung — ohne Vor­einstellung; die Erinnerungen werden bewusst gewählt.

Die Erinnerungs­häkchen lassen sich für jede einzelne Veranstaltung frei kombinieren. Sind alle drei Häkchen leer, wird keine Erinnerung versendet.

#Ziel­gruppe

Beim Anlegen wird einer von sechs Modi gewählt:

• Alle Mitglieder — jedes verknüpfte Mitglieds­konto wird benachrichtigt.
• Gesamtvorstand — alle Mitglieder mit einem aktiven Vorstands­amt.
• Nur geschäftsführender Vorstand — nur Mitglieder mit einem aktiven geschäfts­führenden Vorstands­amt.
• Mitglieder einer Wege-Gruppe — Mitglieder, deren Parzelle zu einer der gewählten Wege-Gruppen gehört.
• Mitglieder einer Mitglieder-Gruppe — Mitglieder, die einer der gewählten Mitglieder-Gruppen angehören (z. B. Festausschuss, Bauausschuss) — unabhängig von Parzelle und Weg, also auch Mitglieder ohne Parzelle. Mitglieder-Gruppen legen Sie unter Einstellungen → Stammdaten an. Wer aus der Gruppe entfernt wird, sieht den Termin nicht mehr und erhält keine Erinnerung.
• Bestimmte Mitglieder — eine Mehrfach­auswahl konkret gepickter Mitglieder; nützlich z. B. für eine Ausschuss-Sitzung.

Maßgeblich für die Vorstands-Zielgruppen ist das eingetragene Vorstands­amt, nicht der Rollen­name. Zusätzlich sehen alle Konten mit der Berechtigung Kalender verwalten die Vorstands­termine und erhalten deren Erinnerungen. Wer einen Termin im Mitglieder­portal sieht, bekommt auch die Erinnerung — und umgekehrt.

#Entwurf und Veröffentlichung

Eine Veranstaltung ist ein Entwurf, solange sie nicht veröffentlicht wurde. Entwürfe sind nur in der Admin-Ansicht sichtbar und lösen keine Erinnerungen aus. Erst nach Veröffentlichen erscheint sie im Mitglieder­portal und wird vom täglichen Versand­auftrag berücksichtigt.

#Erinnerungen technisch

Ein Hintergrund­auftrag prüft täglich um 06:30 Uhr (Europe/Berlin) alle veröffentlichten Veranstaltungen. Für jede aktivierte Vorlaufzeit (2 Wochen / 1 Woche / 1 Tag) prüft er, ob der Vorlauftag erreicht ist und ob die Erinnerung bereits versendet wurde. Doppel­zustellungen sind durch eine Protokoll­tabelle ausgeschlossen — selbst ein zweimaliger Lauf am selben Tag verschickt keine doppelten Mails.

Empfänger erhalten die Erinnerung über die Kanäle, die in ihren persönlichen Benachrichtigungs­einstellungen für Erinnerung an Veranstaltungen aktiv sind (Standard: Glocke + E-Mail).

#Mitglieder­portal

Im Mitglieder­bereich erreichen Mitglieder den Kalender über den Menüpunkt Kalender. Sie sehen dort die nach Ziel­gruppe für sie bestimmten Veranstaltungen — sowie ihre eigenen Vereinsheim- und Geräte­buchungen — als Monats­kalender und als Liste der nächsten Termine. Per Klick öffnet sich ein Detail-Fenster mit Beschreibung, Ort, Zeit und allen angehängten Dokumenten.

Auf dem Smartphone wird das Monats­raster automatisch durch eine Agenda-Liste ersetzt: Sie zeigt chronologisch nur die Tage mit Terminen, jeden Termin in voller Breite mit Uhrzeit und vollständigem Titel. Enthält der Monat keine Termine, erscheint der Hinweis „Keine Termine in diesem Monat.“. Auf größeren Bildschirmen bleibt das gewohnte Monats­raster erhalten.

#Sidebar-Aufbau

Der gemeinsame Kalender hat genau einen Eintrag in der Seitenleiste — Termine → Kalender (mit Amber-Badge, wenn ungelesene Buchungs­anfragen anstehen). Die früheren separaten Einträge Vereinsheim → Buchungen und Geräteverleih → Buchungen sind entfallen; die jeweiligen Verwaltungsseiten zum Anlegen und Bearbeiten erreicht man über den Neu-Knopf im Kalender bzw. über die Stammdaten Räume / Geräte.