Kalender – Übersicht

Mit der Funktion Kalender plant der Verein zentrale Veranstaltungen — von gesellig (Sommerfest, Osterfeuer, Arbeitseinsatz) bis formell (Mitglieder­versammlung, Jahreshaupt­versammlung, Vorstandssitzung). Jede Veranstaltung kann Dokumente (z. B. die Tagesordnung), eine Ziel­gruppe (alle, nur Vorstand oder eine handverlesene Auswahl) und automatische Erinnerungen mitbringen. Mitglieder sehen die für sie relevanten Termine im Mitglieder­portal unter Kalender und erhalten die Erinnerungen je nach persönlicher Einstellung per Glocke und/oder E-Mail.

Die Funktion steht zur Verfügung, wenn im Verein die Funktion Kalender aktiviert ist. Ist sie deaktiviert, sind die Menüeinträge in der Seiten­leiste ausgeblendet (siehe Funktionen aktivieren).

Veranstaltungen anlegen und bearbeiten dürfen Rollen mit der Berechtigung Kalender verwalten — standardmäßig Administrator, Vorstand und Schriftführer. Alle Mitglieder können die für sie sichtbaren Veranstaltungen einsehen.

#Was deckt das Modul ab

Bereich	Wer	Wofür
Admin-Kalender	Vorstand / Admin	Veranstaltungen anlegen, Entwurf speichern, veröffentlichen, archivieren
Zielgruppen	Vorstand / Admin	Alle Mitglieder, Nur Vorstand oder Bestimmte Mitglieder (handverlesene Auswahl)
Erinnerungen	Vorstand / Admin	Automatischer Versand 2 Wochen / 1 Woche / 1 Tag vorher, je Veranstaltung konfigurierbar
Dokumente	Vorstand / Admin	PDFs, Bilder oder Office-Dokumente an die Veranstaltung anhängen (z. B. Tagesordnung)
Mitglieder-Portal	Mitglieder	Monats­kalender + Liste der nächsten Termine + Anzeige der Dokumente
Benachrichtigungs­einstellungen	Mitglieder	Pro Mitglied an-/abschaltbar, in Einstellungen → Benachrichtigungen

#Veranstaltungs­typen

Die folgenden Typen sind voreingestellt — sie bestimmen die Vor­einstellung der Erinnerungen und die Farbe im Kalender:

• Mitgliederversammlung, Vorstandssitzung, Jahreshauptversammlung — Standard-Erinnerungen: 2 Wochen, 1 Woche, 1 Tag vorher.
• Vereinsfest und Arbeitseinsatz — Standard: 1 Woche und 1 Tag vorher.
• Sonstige Veranstaltung — ohne Vor­einstellung; die Erinnerungen werden bewusst gewählt.

Die Erinnerungs­häkchen lassen sich für jede einzelne Veranstaltung frei kombinieren. Sind alle drei Häkchen leer, wird keine Erinnerung versendet.

#Ziel­gruppe

Beim Anlegen wird einer von drei Modi gewählt:

• Alle Mitglieder — jedes verknüpfte Mitglieds­konto wird benachrichtigt.
• Nur Vorstand — nur Konten mit der Rolle Vorstand (bzw. Administrator).
• Bestimmte Mitglieder — eine Mehrfach­auswahl konkret gepickter Mitglieder; nützlich z. B. für eine Ausschuss-Sitzung.

#Entwurf und Veröffentlichung

Eine Veranstaltung ist ein Entwurf, solange sie nicht veröffentlicht wurde. Entwürfe sind nur in der Admin-Ansicht sichtbar und lösen keine Erinnerungen aus. Erst nach Veröffentlichen erscheint sie im Mitglieder­portal und wird vom täglichen Versand­auftrag berücksichtigt.

#Erinnerungen technisch

Ein Hintergrund­auftrag prüft täglich um 06:30 Uhr (Europe/Berlin) alle veröffentlichten Veranstaltungen. Für jede aktivierte Vorlaufzeit (2 Wochen / 1 Woche / 1 Tag) prüft er, ob der Vorlauftag erreicht ist und ob die Erinnerung bereits versendet wurde. Doppel­zustellungen sind durch eine Protokoll­tabelle ausgeschlossen — selbst ein zweimaliger Lauf am selben Tag verschickt keine doppelten Mails.

Empfänger erhalten die Erinnerung über die Kanäle, die in ihren persönlichen Benachrichtigungs­einstellungen für Erinnerung an Veranstaltungen aktiv sind (Standard: Glocke + E-Mail).

#Mitglieder­portal

Im Mitglieder­bereich erreichen Mitglieder den Kalender über den Menüpunkt Kalender. Sie sehen dort die nach Ziel­gruppe für sie bestimmten Veranstaltungen — als Monats­kalender und als Liste der nächsten Termine. Per Klick öffnet sich ein Detail-Fenster mit Beschreibung, Ort, Zeit und allen angehängten Dokumenten.