Vereinsheim im Mitgliederportal

Im Mitgliederportal erscheint bei aktivierter Funktion Vereinsheim der Eintrag Vereinsheim mit Gebäude-Symbol. Mitglieder können dort verfügbare Termine prüfen, eine Buchung anfragen und ihre eigenen Buchungen pflegen.

Damit der Eintrag im Portal sichtbar wird, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

Das Mitglied hat Portalzugang (Feature member_portal aktiv, Mitglied mit Benutzerkonto verknüpft).

Das Feature clubhouse ist für den Verein aktiv.

Es existiert mindestens ein aktiver Raum (ClubhouseRoom::active()->exists()).

Fehlt eine der drei Bedingungen, bleibt der Menüpunkt ausgeblendet. Siehe Funktionen aktivieren und Räume anlegen.

#Aufbau der Seite

#Obere Leiste

Eine einzige Schaltfläche Raum anfragen öffnet den Anfrage-Flyout (Datum vorausgewählt: morgen).

#Monatskalender

Wie im Admin-Bereich navigiert ein ‹ Monat ›-Wechsler durch die Monate. Im Kalender sind alle bestätigten und offenen Buchungen aller Mitglieder sichtbar — allerdings ohne Namensanzeige. Mitglieder sehen nur, dass ein Termin belegt ist; wer reserviert hat, bleibt dem Vorstand vorbehalten.

Ein Klick auf einen Tag öffnet ebenfalls den Anfrage-Flyout mit dem gewählten Datum vorausgefüllt.

#Eigene Buchungen

Rechts neben dem Kalender (auf breiten Bildschirmen) bzw. darunter (mobil) listet das Portal die eigenen letzten 20 Buchungen — mit Status-Badge:

Status	Farbe
Wartet auf Genehmigung	Amber
Bestätigt	Grün
Abgelehnt	Grau
Storniert	Grau

Pro Buchung gibt es je nach Status einen oder zwei Aktionsknöpfe (Bearbeiten, Stornieren).

#Buchung anfragen

Der Anfrage-Flyout enthält folgende Felder:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Raum	Ja	Auswahl aus allen aktiven Räumen.
Beginn / Ende — Datum, Uhrzeit	Ja	Beginn muss in der Zukunft liegen — vergangene Termine werden mit einer Validierung abgewiesen.
Zweck	Ja	Kurzbeschreibung, max. 200 Zeichen.

Nach Anfragen erhält das Mitglied die Bestätigungs-Toast „Anfrage übermittelt." und sieht die Buchung sofort in der Liste der eigenen Buchungen mit Status Wartet auf Genehmigung. Parallel erhält der Vorstand eine Benachrichtigung „Neue Buchungsanfrage".

Sobald der Vorstand die Buchung bestätigt, schaltet der Status auf Bestätigt und das Mitglied bekommt eine E-Mail mit dem 6-stelligen Zugangscode und allen Eckdaten der Buchung. Der Code ist auch im Mitgliederportal sichtbar.

Direkt unter dem Zugangscode stehen je nach Buchung zwei zusätzliche Links zum Download:

Mietvertrag — wird für jede bestätigte Buchung automatisch erzeugt.
Rechnung — nur, wenn der Raum eine Gebühr hat.

Hintergrund und Inhalt der Dokumente erläutert die Seite Mietvertrag & Rechnung. Wird die Buchung später vom Vorstand storniert, verschwinden die Links wieder.

#Bestehende Buchung ändern

Wartende oder bestätigte Buchungen können aus der Liste heraus bearbeitet werden. Beim Speichern einer geänderten bestätigten Buchung wird sie automatisch zurück auf Wartet auf Genehmigung gesetzt — der bisherige Zugangscode wird dabei verworfen, und der Vorstand erhält erneut eine Benachrichtigung. Der Toast weist darauf hin: „Änderung gespeichert. Die Buchung wartet erneut auf Genehmigung."

Wer Datum oder Raum nur für sich notiert wissen möchte, sollte die ursprüngliche Buchung stornieren und eine neue anlegen — das Bearbeiten ist explizit ein „erneut anfragen".

#Buchung stornieren

Eigene Buchungen können bis 48 Stunden vor Beginn selbst storniert werden. Versucht ein Mitglied später zu stornieren, blendet das System eine Warnung ein („Diese Buchung kann nicht mehr storniert werden.") — in dem Fall genügt eine kurze Nachricht an den Vorstand, der die Buchung weiterhin manuell stornieren kann.

Eine Stornierung ist endgültig: Die Buchung verschwindet aus dem Status Bestätigt und wird in der Liste der eigenen Buchungen als Storniert geführt. Eine Wiederherstellung ist nicht vorgesehen — bei Bedarf eine neue Anfrage anlegen.

#Erinnerung am Vortag

24 Stunden vor Beginn erhält das Mitglied automatisch eine Erinnerungs-Mail mit Raum, Zeit und Zugangscode. Sie wird unabhängig davon versendet, ob die Buchung über das Portal oder vom Vorstand angelegt wurde — Voraussetzung ist nur, dass ein Mitglied verknüpft ist.