PDF-Protokoll & Mängelbriefe

Zu jeder abgeschlossenen Begehung lässt sich ein formelles Begehungsprotokoll als PDF erzeugen. Zusätzlich können alle Protokolle einer Auswahl — ein Weg, Alle Parzellen oder Ohne Weg — als ZIP gebündelt und alle Mängelbriefe dieser Auswahl in einem Rutsch generiert werden.

#Begehungsprotokoll (einzeln)

#Wo herunterladbar

• Im Begehungsformular (rechts im Fuß) — Knopf PDF. Nur bei abgeschlossenen Begehungen sichtbar.
• Im Parzellen-Flyout (Zeilenaktion PDF). Bei Entwürfen ist die Aktion ausgeblendet.
• Im Mitgliederportal (Knopf PDF in der Begehungstabelle). Mitglieder können ausschließlich die eigenen Begehungen herunterladen.

#Inhalt des Protokolls

Das Protokoll folgt dem Bezirksverbands-Layout des Bezirksverbandes Berlin-Lichtenberg und nutzt das gemeinsame DIN-5008-Layout des Vereins (Kopf, Fuß, Absenderzeile). Enthalten sind:

• Kopfbereich: Vereinsname, Titel „Protokoll der Gartenbegehung“, Parzellennummer, Parzellenfläche
• Pächter-Angaben: Name und Anschrift des Erstbelegten zum Zeitpunkt der Begehung
• Baulichkeiten: Laube, Schuppen, Gewächshaus (m² aus dem Parzellendatensatz)
• Erforderliche Nutzfläche: berechnet aus der 1/3-Regel
• Checklisten-Tabelle: alle Prüfpunkte, jeweils mit „Ja/Nein“, dem informativen Hinweis aus der Bezirksverbands-Vorlage und den erfassten Bemerkungen. Zeilen, deren Antwort die Mangel-Polarität des Prüfpunkts trifft, sind farblich hervorgehoben.
• Zusammenfassung: mangelnde kleingärtnerische Nutzung (als erste Zeile, bei gesetztem Befund als Mangel hervorgehoben), Gesamteindruck, sonstige Bemerkungen
• Nachbegehung: erforderlich ja/nein, Frist, erledigt am
• Fotos: als Miniatur-Galerie angehängt
• Unterschriftenblock: eingebettete digitale Unterschriften (falls vorhanden) oder leere Signaturzeilen zur händischen Unterschrift

#Aufbau der Checklisten-Tabelle

Jede Checklisten-Zeile enthält Label, Antwort, Bemerkung und — sofern hinterlegt — den Hinweistext aus der Vorlage (z. B. „Anteil kann nur geschätzt werden“). Mangel-Zeilen sind rot unterlegt, neutrale Zeilen erscheinen in Standardfarbe, nicht-beantwortete Prüfpunkte stehen in grau.

#Sammelaktionen und Auswahl

Alle Sammelaktionen der Begehungsübersicht arbeiten auf genau der Auswahl, die dort gerade eingestellt ist (siehe Begehungen – Übersicht):

• ein Weg — die Parzellen dieses Weges,
• Alle Parzellen — die Parzellen aller Wege und die Parzellen ohne Weg,
• Ohne Weg — nur die Parzellen, die keinem Weg zugeordnet sind.

Für auf Wege beschränkte Benutzer umfasst jede Sammelaktion nur die Parzellen ihrer eigenen Wege — auch unter Alle Parzellen. Parzellen ohne Weg und fremde Wege sind für sie nie enthalten, auch nicht über einen manipulierten Link. Ein ZIP, das ein unbeschränkter Benutzer erstellt hat, wird einem beschränkten Benutzer nicht angeboten; er erhält ein eigenes.

#Dateinamen

Der Name der ZIP-Datei nennt Erstellungsdatum, Art, Auswahl und Begehungsjahr, zum Beispiel:

Auswahl	Protokolle	Mängelbriefe
Weg „Rosenweg“	2026-09-27-begehungen-rosenweg-2026.zip	2026-09-27-maengelbriefe-rosenweg-2026.zip
Alle Parzellen	2026-09-27-begehungen-alle-parzellen-2026.zip	2026-09-27-maengelbriefe-alle-parzellen-2026.zip
Ohne Weg	2026-09-27-begehungen-ohne-weg-2026.zip	2026-09-27-maengelbriefe-ohne-weg-2026.zip

#Protokolle als ZIP (Stapel­export)

Auf der Begehungsübersicht steht die Schaltfläche Protokolle als ZIP.

#Ablauf

1. Klick auf Protokolle als ZIP startet einen Hintergrund-Job. Die Schaltfläche wechselt auf Erstelle ZIP … mit rotierendem Symbol.
2. Der Job sammelt alle abgeschlossenen Begehungen der gewählten Auswahl im gewählten Jahr, erzeugt pro Begehung ein PDF und packt alle PDFs in ein ZIP. Bei großen Auswahlen wie Alle Parzellen kann das einige Minuten dauern.
3. Sobald das ZIP fertig ist, wechselt die Schaltfläche auf ZIP herunterladen. Ein Klick lädt die Datei.
4. Daneben erscheint ein kleiner Pfeil-im-Kreis-Knopf, mit dem das ZIP neu erstellt werden kann — z. B. nach Änderungen oder neuen Begehungen.

#Sonderzustände

Badge	Bedeutung
Keine Protokolle (grau)	Für die gewählte Auswahl und das gewählte Jahr gibt es keine abgeschlossene Begehung
Fehler (rot)	Der Job ist abgebrochen — der Vorgang kann über Protokolle als ZIP neu gestartet werden

Das generierte ZIP wird pro Kombination aus Auswahl und Jahr zwischengespeichert; ein erneutes Öffnen der Seite zeigt — sofern noch verfügbar — die Schaltfläche ZIP herunterladen direkt an.

#Mängelbriefe

Nach einer Begehung sollen Parzellen, bei denen Mängel festgestellt wurden, ein formelles Mängelschreiben mit konkreter Nachbesserungs-Frist erhalten. Der Stapel­export erzeugt diese Briefe gebündelt.

#Was zählt als „Mangel“?

Ein Brief wird nur dann generiert, wenn die Begehung mindestens einen Mangel aufweist — also einen Prüfpunkt, dessen Antwort die hinterlegte Mangel-Polarität trifft (siehe Begehung erfassen und abschließen). Begehungen mit Gesamteindruck „gut“ und ohne Mangel-Prüfpunkte erzeugen keinen Brief.

#Auslösen

Auf der Begehungsübersicht steht die Schaltfläche Mängelbriefe erstellen. Sie ist parallel zum ZIP-Export sichtbar und funktioniert analog:

1. Klick startet einen Hintergrund-Job; Knopf wechselt auf Erstelle Briefe …
2. Der Job sammelt alle abgeschlossenen Begehungen der gewählten Auswahl im gewählten Jahr, filtert Begehungen mit Mängeln, erzeugt pro Parzelle einen Brief und packt alle PDFs in ein ZIP.
3. Ist das ZIP fertig, lädt Mängelbriefe herunterladen die Datei.
4. Am Begehungs-Datensatz wird Brief versendet am (heute) gesetzt, sobald der Brief tatsächlich generiert wurde.

#Inhalt des Mängelbriefs

• Empfängeradresse (Erstbelegter) nach DIN 5008
• Betreff „Ergebnis der Gartenbegehung“
• Auflistung der festgestellten Mängel (Prüfpunkt + Bemerkung)
• Nachbesserungs-Frist (aus dem Feld Frist der Begehung)
• Hinweis auf die Nachbegehung (Termin/Frist)
• Vorstands-Unterschriftenblock

#Sonderzustände

Badge	Bedeutung
Keine Mängel (grau)	In der gewählten Auswahl und im gewählten Jahr hat keine Begehung Mängel
Fehler (rot)	Der Job ist abgebrochen — Knopf Mängelbriefe erstellen erneut klicken

#Mängelbriefe per Brief versenden

Ist der Briefversand für den Verein aktiviert, steht zusätzlich Mängelbriefe per Brief versenden zur Verfügung. Ein Klick öffnet einen Bestätigungs-Flyout, der erst in diesem Moment Anzahl und geschätzte Kosten der Briefe für die gewählte Auswahl und das gewählte Jahr berechnet. Gibt es keine, steht dort „Es gibt keine Begehungen mit Mängeln in dieser Auswahl / diesem Jahr.“ Nach Briefe versenden läuft der Versand im Hintergrund; die abschließende Benachrichtigung nennt die Auswahl (Wegname, „Alle Parzellen“ oder „Ohne Weg“) und das Jahr.

#Jahr-Abgrenzung für Stapel­exporte

Beide Stapel­exporte berücksichtigen ausschließlich das im Jahres-Auswähler gewählte Jahr. So entstehen pro Begehungsrunde saubere, abgeschlossene ZIPs — nachträgliche Änderungen an älteren Begehungen beeinflussen aktuelle Exporte nicht.

#Einheitliches PDF-Design

Alle generierten PDFs (Begehungsprotokoll, Mängelbrief) nutzen das gemeinsame Vereins-Layout inklusive Kopf- und Fußzeile. Gestaltungsdetails wie Logo, Absenderzeile und Schriftart werden zentral über die Vereinseinstellungen gepflegt — siehe dort den Abschnitt „PDF-Einstellungen“.