Begehungen
PDF-Protokoll & Mängelbriefe
Zu jeder abgeschlossenen Begehung lässt sich ein formelles Begehungsprotokoll als PDF erzeugen. Zusätzlich können alle Protokolle eines Weges als ZIP gebündelt und alle Mängelbriefe eines Weges in einem Rutsch generiert werden.
#Begehungsprotokoll (einzeln)
#Wo herunterladbar
- Im Begehungsformular (rechts im Fuß) — Knopf PDF. Nur bei abgeschlossenen Begehungen sichtbar.
- Im Parzellen-Flyout (Zeilenaktion PDF). Bei Entwürfen ist die Aktion ausgeblendet.
- Im Mitgliederportal (Knopf PDF in der Begehungstabelle). Mitglieder können ausschließlich die eigenen Begehungen herunterladen.
#Inhalt des Protokolls
Das Protokoll folgt dem Bezirksverbands-Layout des Bezirksverbandes Berlin-Lichtenberg und nutzt das gemeinsame DIN-5008-Layout des Vereins (Kopf, Fuß, Absenderzeile). Enthalten sind:
- Kopfbereich: Vereinsname, Titel „Protokoll der Gartenbegehung", Parzellennummer, Parzellenfläche
- Pächter-Angaben: Name und Anschrift des Erstbelegten zum Zeitpunkt der Begehung
- Baulichkeiten: Laube, Schuppen, Gewächshaus (m² aus dem Parzellendatensatz)
- Erforderliche Nutzfläche: berechnet aus der 1/3-Regel
- Checklisten-Tabelle: alle Prüfpunkte, jeweils mit „Ja/Nein", dem informativen Hinweis aus der Bezirksverbands-Vorlage und den erfassten Bemerkungen. Zeilen, deren Antwort die Mangel-Polarität des Prüfpunkts trifft, sind farblich hervorgehoben.
- Zusammenfassung: Gesamteindruck, sonstige Bemerkungen
- Nachbegehung: erforderlich ja/nein, Frist, erledigt am
- Fotos: als Miniatur-Galerie angehängt
- Unterschriftenblock: eingebettete digitale Unterschriften (falls vorhanden) oder leere Signaturzeilen zur händischen Unterschrift
#Aufbau der Checklisten-Tabelle
Jede Checklisten-Zeile enthält Label, Antwort, Bemerkung und — sofern hinterlegt — den Hinweistext aus der Vorlage (z. B. „Anteil kann nur geschätzt werden"). Mangel-Zeilen sind rot unterlegt, neutrale Zeilen erscheinen in Standardfarbe, nicht-beantwortete Prüfpunkte stehen in grau.
#Protokolle als ZIP (Stapelexport pro Weg)
Auf der Begehungsübersicht steht nach Wahl eines Weges die Schaltfläche Protokolle als ZIP.
#Ablauf
- Klick auf Protokolle als ZIP startet einen Hintergrund-Job. Die Schaltfläche wechselt auf Erstelle ZIP … mit rotierendem Symbol.
- Der Job sammelt alle abgeschlossenen Begehungen des gewählten Weges im gewählten Jahr, erzeugt pro Begehung ein PDF und packt alle PDFs in ein ZIP.
- Sobald das ZIP fertig ist, wechselt die Schaltfläche auf ZIP herunterladen. Ein Klick lädt die Datei.
- Daneben erscheint ein kleiner Pfeil-im-Kreis-Knopf, mit dem das ZIP neu erstellt werden kann — z. B. nach Änderungen oder neuen Begehungen.
#Sonderzustände
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| Keine Protokolle (grau) | Für den gewählten Weg und das gewählte Jahr gibt es keine abgeschlossene Begehung |
| Fehler (rot) | Der Job ist abgebrochen — der Vorgang kann über Protokolle als ZIP neu gestartet werden |
Das generierte ZIP wird pro Weg-/Jahr-Kombination zwischengespeichert; ein erneutes Öffnen der Seite zeigt — sofern noch verfügbar — die Schaltfläche ZIP herunterladen direkt an.
#Mängelbriefe
Nach einer Begehung sollen Parzellen, bei denen Mängel festgestellt wurden, ein formelles Mängelschreiben mit konkreter Nachbesserungs-Frist erhalten. Der Stapelexport erzeugt diese Briefe gebündelt.
#Was zählt als „Mangel"?
Ein Brief wird nur dann generiert, wenn die Begehung mindestens einen Mangel aufweist — also einen Prüfpunkt, dessen Antwort die hinterlegte Mangel-Polarität trifft (siehe Begehung erfassen und abschließen). Begehungen mit Gesamteindruck „gut" und ohne Mangel-Prüfpunkte erzeugen keinen Brief.
#Auslösen
Auf der Begehungsübersicht steht nach Wahl eines Weges die Schaltfläche Mängelbriefe erstellen. Sie ist parallel zum ZIP-Export sichtbar und funktioniert analog:
- Klick startet einen Hintergrund-Job; Knopf wechselt auf Erstelle Briefe …
- Der Job sammelt alle abgeschlossenen Begehungen des Weges im gewählten Jahr, filtert Begehungen mit Mängeln, erzeugt pro Parzelle einen Brief und packt alle PDFs in ein ZIP.
- Ist das ZIP fertig, lädt Mängelbriefe herunterladen die Datei.
- Am Begehungs-Datensatz wird Brief versendet am (heute) gesetzt, sobald der Brief tatsächlich generiert wurde.
#Inhalt des Mängelbriefs
- Empfängeradresse (Erstbelegter) nach DIN 5008
- Betreff „Ergebnis der Gartenbegehung"
- Auflistung der festgestellten Mängel (Prüfpunkt + Bemerkung)
- Nachbesserungs-Frist (aus dem Feld Frist der Begehung)
- Hinweis auf die Nachbegehung (Termin/Frist)
- Vorstands-Unterschriftenblock
#Sonderzustände
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| Keine Mängel (grau) | Für den gewählten Weg und das gewählte Jahr hat keine Begehung Mängel |
| Fehler (rot) | Der Job ist abgebrochen — Knopf Mängelbriefe erstellen erneut klicken |
#Jahr-Abgrenzung für Stapelexporte
Beide Stapelexporte berücksichtigen ausschließlich das im Jahres-Auswähler gewählte Jahr. So entstehen pro Begehungsrunde saubere, abgeschlossene ZIPs — nachträgliche Änderungen an älteren Begehungen beeinflussen aktuelle Exporte nicht.
#Einheitliches PDF-Design
Alle generierten PDFs (Begehungsprotokoll, Mängelbrief) nutzen das gemeinsame Vereins-Layout inklusive Kopf- und Fußzeile. Gestaltungsdetails wie Logo, Absenderzeile und Schriftart werden zentral über die Vereinseinstellungen gepflegt — siehe dort den Abschnitt „PDF-Einstellungen".