Mahnwesen & Mahnvorschläge

Das Mahnwesen erweitert die einfache Zahlungserinnerung um ein mehrstufiges Verfahren. Jeder Verein legt selbst fest, nach wie vielen Tagen welche Mahnstufe fällig wird, ob Mahngebühren erhoben werden und ob fällige Mahnungen automatisch versendet werden sollen.

Das Mahnwesen muss pro Verein aktiviert werden. Die Funktion heißt dunning_escalation und wird vom Plattform-Administrator freigeschaltet. Solange die Funktion inaktiv ist, bleibt die bisherige einstufige Zahlungserinnerung unverändert nutzbar.

#Drei Mahnstufen

Jede Mahnung hat eine von drei Stufen. Jede Stufe lässt sich pro Verein einzeln aktivieren oder deaktivieren — wer z. B. nur zweistufig arbeitet, deaktiviert Stufe 3.

Stufe	Bezeichnung	Zweck
1	Zahlungserinnerung	Freundlicher Hinweis nach Ablauf der Kulanzfrist. Üblicherweise gebührenfrei.
2	1. Mahnung	Formelle erste Mahnung, in der Regel mit Mahngebühr.
3	2. Mahnung	Letzte Aufforderung vor rechtlichen Schritten, meist mit erhöhter Mahngebühr.

#Mahnvorschläge

Fällige Mahnungen werden unter Zahlungen → Mahnvorschläge aufgelistet. Die App berechnet für jedes Mitglied mit offenem Saldo automatisch:

• die älteste unbezahlte Forderung und das daraus abgeleitete Fälligkeitsdatum,
• die zuletzt versendete Mahnung (falls vorhanden),
• die als Nächstes vorgeschlagene Stufe gemäß den Vereinsregeln.

Die Liste lässt sich nach Stufe filtern (Alle fällig · Stufe 1 · Stufe 2 · Stufe 3). Noch nicht fällige Vorschläge werden grau mit Fälligkeitsdatum angezeigt; sofort fällige Vorschläge sind gelb hervorgehoben.

#Aktionen pro Zeile

Aktion	Beschreibung
Mahnung erstellen	Erzeugt das PDF in der vorgeschlagenen Stufe — ohne Versand. Mahngebühr (falls konfiguriert) wird dem Mitglied als Sollbuchung verbucht.
Erstellen & versenden	Erzeugt das PDF und sendet es als E-Mail-Anhang an das Mitglied. Nur verfügbar, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

#Stapelversand

Über die Checkbox-Spalte lassen sich mehrere Vorschläge gleichzeitig auswählen. Die Schaltfläche Auswahl versenden stellt den Stapel in die Warteschlange; anschließend informiert eine Zusammenfassungs-Benachrichtigung über die erstellten und versendeten Mahnungen.

#Mahngebühren als Sollbuchung

Wird eine Mahnung mit hinterlegter Gebühr erstellt, entsteht gleichzeitig eine Sollbuchung in der Kategorie Mahngebühr auf dem Konto des Mitglieds. Die Kategorie wird beim ersten Mahnlauf automatisch angelegt und danach wiederverwendet.

Wird die Mahnung später gelöscht, wird auch die zugehörige Sollbuchung mit gelöscht. Grundsatz: Mahnung existiert → Gebühr existiert.

#Regeln konfigurieren

Unter Vereinseinstellungen → Mahnwesen lassen sich folgende Parameter einstellen:

Einstellung	Beschreibung	Standard
Kulanzfrist	Tage nach Fälligkeit, bevor Stufe 1 vorgeschlagen wird	14
Stufe 1 — Gebühr	Mahngebühr in Cent (meist 0)	0
Stufe 2 — Tage nach Stufe 1	Abstand zwischen Zahlungserinnerung und 1. Mahnung	14
Stufe 2 — Gebühr	Mahngebühr für die 1. Mahnung in Cent	250 (= 2,50 €)
Stufe 3 — Tage nach Stufe 2	Abstand zwischen 1. und 2. Mahnung	21
Stufe 3 — Gebühr	Mahngebühr für die 2. Mahnung in Cent	500 (= 5,00 €)
Automatischer Versand	Nächtlicher automatischer Versand fälliger Mahnungen	Aus

Jede Stufe lässt sich zusätzlich einzeln aktivieren oder deaktivieren. Ist eine Zwischenstufe deaktiviert, springen die Vorschläge zur nächsten aktiven Stufe.

Die Standardwerte orientieren sich an gängiger Praxis deutscher Kleingartenvereine und der BGH-Rechtsprechung, wonach Mahngebühren den tatsächlichen Aufwand (Porto + Bearbeitung) abdecken, aber nicht als Strafzahlung angelegt sein dürfen.

#Automatischer Versand (optional)

Wenn Automatischer Versand aktiviert ist, läuft jede Nacht ein Hintergrundauftrag, der die aktuellen Mahnvorschläge abarbeitet und versendet.

Sicherheitsmechanismen:

• Der Versand funktioniert nur für Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse. Vorschläge für Mitglieder ohne E-Mail bleiben im Reiter Mahnvorschläge für die manuelle Bearbeitung stehen (Druck & Post).
• Pro Lauf werden maximal 200 Mahnungen pro Verein versendet, damit Fehlerquellen in den Daten keine massenhaften Fehlversendungen auslösen können.
• Nach jedem Lauf erhält der Vorstand eine Zusammenfassungs-Benachrichtigung mit allen erstellten und versendeten Mahnungen.

Die Funktion lässt sich jederzeit in den Vereinseinstellungen wieder deaktivieren — sie greift dann beim nächsten geplanten Lauf nicht mehr.

#PDF und E-Mail-Texte

Die Texte der Mahnungen (PDF-Brief und E-Mail) sind pro Stufe konfigurierbar. In den Dokumentvorlagen und den E-Mail-Vorlagen kann für jede Stufe eine eigene Vorlage angelegt werden. Ist für eine Stufe keine Vorlage hinterlegt, greifen die Standardtexte — diese sind für jede Stufe sprachlich an die Eskalationsstufe angepasst (Stufe 3 weist z. B. auf mögliche rechtliche Schritte hin).

Verfügbare Platzhalter:

Platzhalter	Beschreibung
{{ member_name }}	Vollständiger Name des Mitglieds
{{ member_last_name }}	Nachname
{{ plot_number }}	Parzellennummer
{{ open_balance }}	Offener Betrag inkl. Mahngebühr (formatiert)
{{ association_name }}	Vereinsname
{{ notice_level_label }}	Stufenbezeichnung („1. Mahnung", „2. Mahnung", …)
{{ fee_amount }}	Mahngebühr formatiert, oder „—" wenn keine

#Historie und Verknüpfung

Jede Mahnung speichert:

• die Stufe (1, 2 oder 3),
• die zugehörige Mahngebühr (falls vorhanden) und die verknüpfte Sollbuchung,
• einen Verweis auf die vorherige Mahnung (für die Stufen-Chronologie),
• die Kulanzfrist, die zum Zeitpunkt der Erstellung galt — so bleiben die auf dem PDF gedruckten Fristen auch nach späteren Regel-Änderungen nachvollziehbar.

Im Dateien-Bereich jedes Mitglieds sind alle erzeugten Mahn-PDFs dauerhaft abgelegt.