Öffentliches Kontaktformular

Jeder Verein erhält eine öffentliche Kontaktseite unter:

 1https://{verein}.mitgliederverwaltung.app/kontakt

Die Seite ist nicht hinter einer Anmeldung — Mitglieder, Interessenten und Externe können ohne Konto eine Nachricht hinterlassen. Voraussetzung: Der Verein hat den Funktions-Schalter Kontaktformular aktiviert (siehe Funktionen aktivieren).

Die Seite kann von der Vereins-Website verlinkt oder als iFrame eingebettet werden. Sie ist mobiloptimiert.

#Aufbau

Die Seite zeigt zuerst — sofern hinterlegt — eine kurze Begrüßung des Vereins. Anschließend führt ein fünf-Schritt-Assistent durch das Anliegen. Ein Fortschrittsbalken am oberen Rand zeigt jederzeit, in welchem Schritt sich die Person befindet.

#Schritt 1 — Kategorie wählen

Es erscheint ein Raster aus Kategorie-Karten. Jede Karte zeigt ein Symbol, einen Titel (z. B. „Adresse / Kontakt ändern") und eine kurze Erläuterung. Welche Kategorien sichtbar sind, pflegt der Verein in den KI-Einstellungen.

Hat eine Kategorie einen sogenannten Portal-Hinweis hinterlegt (z. B. „Bitte ändern Sie Ihre Adresse direkt im Mitgliederportal"), wird stattdessen dieser Hinweis mit einem Link zum Portal angezeigt — das Formular wird in diesem Fall nicht ausgefüllt.

#Schritt 2 — Parzellennummer (optional)

Eine optionale Eingabe der Parzellennummer. Sie hilft dem Vorstand, die Anfrage zuzuordnen, ist aber nicht zwingend.

#Schritt 3 — Name und E-Mail

Zwei Pflichtfelder:

• Name — frei eingebbar, wird nicht überprüft
• E-Mail — wird auf Format geprüft und ist Voraussetzung für eine Antwort

#Schritt 4 — Betreff und Nachricht

• Betreff — optional
• Nachricht — Pflichtfeld, mindestens 5, höchstens 10 000 Zeichen

#Schritt 5 — Übersicht und Absenden

Zum Schluss zeigt das Formular alle Eingaben in einer Zusammenfassung. Über kleine „Ändern"-Links kann jede Person zu einem früheren Schritt zurückspringen.

Vor dem Absenden ist eine Datenschutz-Einwilligung zu bestätigen:

„Ich stimme der Verarbeitung meiner Daten zur Bearbeitung meiner Anfrage zu. Weitere Informationen in der Datenschutzerklärung."

#Schutz vor Missbrauch

• Honeypot-Feld: Ein verstecktes Feld, das nur Bots ausfüllen — Einsendungen mit ausgefülltem Honeypot werden verworfen.
• Rate-Limit: Pro IP-Adresse sind höchstens fünf Einsendungen pro Stunde möglich. Wird das Limit erreicht, erscheint ein orangefarbener Hinweis am oberen Rand.

#Was nach dem Absenden passiert

1. Die Person sieht eine grüne Bestätigung „Nachricht versendet" mit dem konfigurierten Antwortzeit-Hinweis (Standard: „innerhalb von 3 Werktagen").
2. Im Posteingang des Vereins entsteht ein neuer Eintrag mit Status Neu — siehe Posteingang & KI-Klassifikation.
3. Die hinterlegte Vereins-Kontaktadresse erhält per E-Mail eine Eingangsbestätigung mit Absender, Kategorie und Nachricht.
4. Ist KI-Klassifikation aktiviert, wird kurz darauf die KI-Klassifikation gestartet. Ist zusätzlich KI-Antwortentwurf aktiv, erstellt die KI einen Antwortentwurf.

#Typische Kategorien

Beim Aktivieren des Kontaktformulars legt das System einen Standard-Satz an Kategorien an. Jeder Verein kann diese in den KI-Einstellungen anpassen, ergänzen oder deaktivieren.

Kategorie	Eignet sich für KI-Bearbeitung?
Adresse / Kontakt ändern	Ja (mit Authentifizierung)
Rechnung anfordern	Ja (mit Authentifizierung)
Frage zur Rechnung	Teilweise
Frage zur Parzelle	Teilweise
Mülltonnen-Konfiguration	Ja (mit Authentifizierung)
Wasserzählerstand melden	Ja (mit Authentifizierung)
Frage zu Arbeitsstunden	Teilweise
Kündigung	Immer eskalieren
Allgemeine Frage	Inhalts­abhängig
Beschwerde	Immer eskalieren
Sonstiges	Inhalts­abhängig

Kategorien mit dem Merkmal „immer eskalieren" überspringen den Antwortentwurf grundsätzlich. Diese Anfragen erhalten direkt den Status Vorstand erforderlich.

#Begrüßungs- und Antwortzeit-Texte

Beide Textbausteine — die Begrüßung am Seitenanfang und die Antwortzeit in der Bestätigung — pflegen Administratoren in den KI-Einstellungen ein. Bleibt ein Feld leer, wird der jeweilige Standard­text verwendet.