Protokoll anlegen und bearbeiten

#Neues Protokoll anlegen

Öffnen Sie Protokolle in der Seitenleiste und wechseln Sie auf das Tab Sprechstunde.
Klicken Sie oben rechts auf Neu.
Das Eingabe-Flyout öffnet sich. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Anlegen.

#Felder

Feld	Pflicht	Beschreibung
Datum	Ja	Datum der Sprechstunde — vorbelegt mit dem heutigen Tag
Parzelle	—	Optionale, durchsuchbare Auswahl nach Parzellennummer. Wird eine Parzelle gewählt, bestimmt sie das zugeordnete Mitglied. Das Feld lässt sich wieder leeren — etwa für Interessenten, die noch keinen Garten haben.
Person	Ja*	Bei gewählter Parzelle automatisch mit dem Vor- und Nachnamen des Erstbelegten vorbefüllt und schreibgeschützt. Ohne Parzelle tragen Sie hier einen beliebigen Namen ein — z. B. für Interessenten, die noch kein Mitglied sind. *Pflicht nur, wenn keine Parzelle gewählt ist.
Betreff	Ja	Kurztitel des Anliegens (max. 255 Zeichen)
Anliegen	—	Freitextfeld für ausführliche Notizen (max. 5000 Zeichen)
Aufgabe für	—	Durchsuchbare Auswahl aus allen Administratoren und Vorstandsmitgliedern. Wird leer gelassen, falls keine Folgeaufgabe anfällt.

Mit Parzelle wird das Protokoll beim Speichern automatisch dem Erstbelegten der Parzelle zugeordnet. Ändert sich später der Erstbelegte der Parzelle, bleibt die Zuordnung am Protokoll erhalten — so bleibt die Historie korrekt.

Ohne Parzelle wird kein Mitglied und keine Parzelle verknüpft — es wird ausschließlich der freie Name im Feld Person gespeichert. So lassen sich auch Anliegen von Interessenten dokumentieren, die noch kein Mitglied sind.

Nach erfolgreichem Anlegen erscheint eine Bestätigungsmeldung, und die Benachrichtigung Neues Protokoll wird an alle anderen Administratoren und Vorstandsmitglieder versendet.

#Protokoll bearbeiten

Öffnen Sie das Aktionsmenü (drei Punkte) am Ende der Zeile und wählen Sie Bearbeiten. Alternativ klicken Sie im Anzeige-Flyout auf Bearbeiten.
Das Bearbeitungs-Flyout öffnet sich mit den bestehenden Werten.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

#Status-Badges im Flyout

In der Bearbeitungsansicht werden die aktuellen Status oberhalb der Felder als Badges angezeigt:

Badge	Bedeutung
Offen / Gesendet	Zeigt, ob das Protokoll bereits per E-Mail versendet wurde
Erledigt	Zeigt, ob die zugewiesene Aufgabe abgeschlossen ist

#Ändern der Parzelle

Wird die Parzelle in einem bestehenden Protokoll ausgetauscht, ordnet das System das Protokoll automatisch dem Erstbelegten der neuen Parzelle zu. Wird die Parzelle stattdessen geleert, entfällt die Mitglieds- und Parzellenzuordnung und das Protokoll führt nur noch den im Feld Person eingetragenen Namen.

#Als erledigt markieren

Nur die im Feld Aufgabe für hinterlegte Person sieht den Menüpunkt Als erledigt markieren — und zwar ausschließlich, solange das Protokoll noch offen ist.

Ein Klick setzt Erledigt am auf den heutigen Tag. Das Badge wechselt auf Erledigt, der Name in der Spalte Aufgabe für erscheint durchgestrichen, und der Eintrag rutscht innerhalb der Gruppierung hinter die offenen Einträge.

#Archivieren

Öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen Sie Archivieren.
Bestätigen Sie den Dialog „Dieses Protokoll wirklich archivieren? Dieser Vorgang ist umkehrbar."
Der Eintrag verschwindet aus den aktiven Tabs und erscheint nur noch unter Archiviert.

Archiviert wird per Soft-Delete: Der Datensatz bleibt in der Datenbank erhalten, ist aber aus dem Alltagsbetrieb ausgeblendet.

#Wiederherstellen

Im Tab Archiviert öffnen Sie das Aktionsmenü eines archivierten Eintrags und wählen Wiederherstellen. Es gibt keine Sicherheitsabfrage — der Eintrag erscheint sofort wieder in den aktiven Tabs.

#Endgültig löschen

Im Tab Archiviert steht zusätzlich die Aktion Endgültig löschen zur Verfügung. Der Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Nach Bestätigung werden das Protokoll und alle zugehörigen Daten dauerhaft entfernt.

#Anzeigen

Anzeigen öffnet ein schreibgeschütztes Flyout mit Betreff, Status-Badges, Datum, Parzelle, dem zugeordneten Mitglied bzw. der erfassten Person, zuständigem Vorstandsmitglied sowie — sofern vorhanden — den Zeitstempeln Gesendet am und Erledigt am. Das ausführliche Anliegen wird unterhalb einer Trennlinie angezeigt.

Aus dem Anzeige-Flyout kann direkt in die Bearbeitung gewechselt werden, sofern das Protokoll nicht archiviert ist.