Protokoll anlegen und bearbeiten

#Neues Protokoll anlegen

1. Öffnen Sie Sprechstunde in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie oben rechts auf Neu.
3. Das Eingabe-Flyout öffnet sich. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Anlegen.

#Felder

Feld	Pflicht	Beschreibung
Datum	Ja	Datum der Sprechstunde — vorbelegt mit dem heutigen Tag
Parzelle	Ja	Durchsuchbare Auswahl nach Parzellennummer. Die Parzelle bestimmt das zugeordnete Mitglied.
Mitglied	—	Wird automatisch aus dem Erstbelegten der gewählten Parzelle ermittelt und als Beschreibungstext unter dem Parzellenfeld angezeigt. Das Feld ist schreibgeschützt — manuelles Ändern ist nicht vorgesehen.
Betreff	Ja	Kurztitel des Anliegens (max. 255 Zeichen)
Anliegen	—	Freitextfeld für ausführliche Notizen (max. 5000 Zeichen)
Aufgabe für	—	Durchsuchbare Auswahl aus allen Administratoren und Vorstandsmitgliedern. Wird leer gelassen, falls keine Folgeaufgabe anfällt.

Beim Speichern wird das Protokoll automatisch dem Erstbelegten der Parzelle zugeordnet. Ändert sich später der Erstbelegte der Parzelle, bleibt die Zuordnung am Protokoll erhalten — so bleibt die Historie korrekt.

Nach erfolgreichem Anlegen erscheint eine Bestätigungsmeldung, und die Benachrichtigung Neues Protokoll wird an alle anderen Administratoren und Vorstandsmitglieder versendet.

#Protokoll bearbeiten

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (drei Punkte) am Ende der Zeile und wählen Sie Bearbeiten. Alternativ klicken Sie im Anzeige-Flyout auf Bearbeiten.
2. Das Bearbeitungs-Flyout öffnet sich mit den bestehenden Werten.
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

#Status-Badges im Flyout

In der Bearbeitungsansicht werden die aktuellen Status oberhalb der Felder als Badges angezeigt:

Badge	Bedeutung
Offen / Gesendet	Zeigt, ob das Protokoll bereits per E-Mail versendet wurde
Erledigt	Zeigt, ob die zugewiesene Aufgabe abgeschlossen ist

#Ändern der Parzelle

Wird die Parzelle in einem bestehenden Protokoll ausgetauscht, ordnet das System das Protokoll automatisch dem Erstbelegten der neuen Parzelle zu.

#Als erledigt markieren

Nur die im Feld Aufgabe für hinterlegte Person sieht den Menüpunkt Als erledigt markieren — und zwar ausschließlich, solange das Protokoll noch offen ist.

Ein Klick setzt Erledigt am auf den heutigen Tag. Das Badge wechselt auf Erledigt, der Name in der Spalte Aufgabe für erscheint durchgestrichen, und der Eintrag rutscht innerhalb der Gruppierung hinter die offenen Einträge.

#Archivieren

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen Sie Archivieren.
2. Bestätigen Sie den Dialog „Dieses Protokoll wirklich archivieren? Dieser Vorgang ist umkehrbar."
3. Der Eintrag verschwindet aus den aktiven Tabs und erscheint nur noch unter Archiviert.

Archiviert wird per Soft-Delete: Der Datensatz bleibt in der Datenbank erhalten, ist aber aus dem Alltagsbetrieb ausgeblendet.

#Wiederherstellen

Im Tab Archiviert öffnen Sie das Aktionsmenü eines archivierten Eintrags und wählen Wiederherstellen. Es gibt keine Sicherheitsabfrage — der Eintrag erscheint sofort wieder in den aktiven Tabs.

#Endgültig löschen

Im Tab Archiviert steht zusätzlich die Aktion Endgültig löschen zur Verfügung. Der Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Nach Bestätigung werden das Protokoll und alle zugehörigen Daten dauerhaft entfernt.

#Anzeigen

Anzeigen öffnet ein schreibgeschütztes Flyout mit Betreff, Status-Badges, Datum, Parzelle, Mitglied, zuständigem Vorstandsmitglied sowie — sofern vorhanden — den Zeitstempeln Gesendet am und Erledigt am. Das ausführliche Anliegen wird unterhalb einer Trennlinie angezeigt.

Aus dem Anzeige-Flyout kann direkt in die Bearbeitung gewechselt werden, sofern das Protokoll nicht archiviert ist.