E-Mail-Protokoll

Das E-Mail-Protokoll ist ein vollständiges Protokoll aller ausgehenden E-Mails, die das System versendet hat. Dazu gehören Rechnungs-E-Mails, Zahlungserinnerungen, Einladungen und E-Mail-Benachrichtigungen.

Nur Administratoren und Vorstandsmitglieder haben Zugriff auf das E-Mail-Protokoll.

#Zugriff

Das E-Mail-Protokoll erreichen Sie über den Menüpunkt E-Mail-Protokoll in der Seitenleiste. Der Eintrag ist nur sichtbar, wenn Sie die Rolle Administrator oder Vorstand besitzen.

#Listenansicht

Die Liste zeigt alle versandten E-Mails des Vereins, sortiert nach Versanddatum (neueste zuerst).

#Suche und Filter

Suchfeld — durchsucht Betreff und Empfängeradresse
Filtertabs — schränken die Liste nach Typ ein:

Filter	Beschreibung
Alle	Alle versandten E-Mails
Rechnungen	E-Mails, die eine Rechnung enthalten
Mahnungen	E-Mails zu Zahlungserinnerungen
Einladungen	Einladungs-E-Mails an Mitglieder und Administratoren
Sonstige	Alle übrigen E-Mails (z. B. Benachrichtigungen)

#Tabellenspalten

Spalte	Inhalt
Gesendet	Versanddatum und -uhrzeit
Empfänger	Name des Mitglieds oder E-Mail-Adresse
Betreff	Betreffzeile der E-Mail
Typ	Farbige Kennzeichnung: Rechnung (blau), Mahnung (gelb), Einladung (grün), Sonstige (grau)

Über das Aktionsmenü (drei Punkte) können Sie Anzeigen wählen, um die vollständige E-Mail einzusehen. Mit der Berechtigung Vereinseinstellungen verwalten steht dort zusätzlich Löschen bereit — siehe die Abschnitte Einzelne Einträge löschen und Mehrere Einträge auf einmal löschen weiter unten.

#Aufbewahrungsfrist

Über der Tabelle steht, wie lange Protokolleinträge erhalten bleiben. Der Hinweis richtet sich danach, was im Verein tatsächlich läuft:

Situation	Hinweis
DSGVO-Paket aktiv, automatische Löschung eingeschaltet	„Einträge werden nach X Monaten automatisch gelöscht.“
DSGVO-Paket aktiv, automatische Löschung ausgeschaltet	„Aufbewahrungsfrist X Monate – die automatische Löschung ist ausgeschaltet.“
Kein DSGVO-Paket	„Einträge werden nicht automatisch gelöscht.“

In den ersten beiden Fällen führt der Hinweis weiter zu den Aufbewahrungseinstellungen unter Datenschutz → Aufbewahrung. Wer die Berechtigung Vereinseinstellungen verwalten nicht besitzt, sieht den Pfad als Text statt als Link — die Einstellungsseite ist für ihn ohnehin gesperrt.

#Einzelne Einträge löschen

Nach Testläufen oder Fehlversänden bleibt Ausschuss im Protokoll stehen. Einzelne Einträge lassen sich deshalb von Hand entfernen:

Im Aktionsmenü der Zeile Löschen wählen.
Der Bestätigungsdialog nennt Betreff und Versanddatum des Eintrags.
Löschen entfernt den Eintrag endgültig, Abbrechen lässt ihn unverändert.

Der Eintrag wird unwiderruflich gelöscht — er verschwindet damit auch aus dem E-Mail-Protokoll des Mitglieds und aus der Korrespondenz der Parzelle. Der Regelfall bleibt die automatische Aufbewahrungsfrist; das Löschen von Hand ist für Ausnahmen gedacht.

Die Aktion ist an die Berechtigung Vereinseinstellungen verwalten gebunden. Wer das Protokoll nur lesen darf — etwa der Kassenwart —, sieht den Eintrag Löschen nicht. Jede Löschung wird im Sicherheits-Protokoll festgehalten: wer wann welche Art von E-Mail entfernt hat. Betreff, Empfänger und Inhalt stehen dort bewusst nicht, damit die Löschung nicht an anderer Stelle wieder auftaucht.

#Mehrere Einträge auf einmal löschen

Wer viele Einträge entfernen will — etwa alle Mails eines fehlgeschlagenen Testversands —, wählt sie aus, statt jeden einzeln zu löschen:

In der ersten Spalte die gewünschten Einträge ankreuzen. Das Kästchen im Spaltenkopf wählt alle Einträge der aktuellen Seite aus (ein zweiter Klick hebt die Auswahl der Seite wieder auf).
Sobald mindestens ein Eintrag ausgewählt ist, erscheint über der Tabelle eine Auswahlleiste mit der Anzahl.
Alle N auswählen in der Leiste erweitert die Auswahl auf alle Treffer der aktuellen Suche und des aktuellen Filters — auch auf die, die auf weiteren Seiten stehen. Auswahl aufheben leert sie.
Auswahl löschen … öffnet einen Bestätigungsdialog, der die Anzahl nennt. Löschen entfernt alle ausgewählten Einträge endgültig, Abbrechen lässt sie unverändert und behält die Auswahl.

Ändern Sie die Suche oder den Filter, bleiben nur die Einträge ausgewählt, die danach noch in der Liste stehen — es kann also nie etwas gelöscht werden, das nicht zur aktuellen Treffermenge gehört. Ein Seitenwechsel lässt die Auswahl dagegen unverändert.

Es gelten dieselben Regeln wie beim einzelnen Löschen: Ohne die Berechtigung Vereinseinstellungen verwalten gibt es weder die Auswahlspalte noch die Leiste, und für jeden gelöschten Eintrag entsteht ein eigener Eintrag im Sicherheits-Protokoll.

#Detailansicht

Die Detailansicht zeigt den kompletten Inhalt einer versandten E-Mail:

Betreff und Versanddatum
Typ als farbige Kennzeichnung
Empfänger — Felder An, CC und BCC (sofern vorhanden)
Anhänge — Liste der angehängten Dateien mit Name, Typ und Größe
E-Mail-Inhalt — der vollständige HTML-Inhalt der E-Mail, dargestellt in einem isolierten Bereich

Wurde der Eintrag inzwischen gelöscht — von Hand in einem anderen Fenster oder durch den nächtlichen Aufbewahrungslauf —, öffnet sich die Detailansicht nicht mehr, sondern es erscheint der Hinweis „Diese E-Mail wurde inzwischen gelöscht.“. Die Liste zeigt den Eintrag nach dem nächsten Laden nicht mehr.

#E-Mail-Protokoll pro Mitglied

Zusätzlich zur vereinsweiten Ansicht kann das E-Mail-Protokoll auch pro Mitglied eingesehen werden. In der Mitgliederliste finden Sie im Aktionsmenü (drei Punkte) eines Mitglieds den Eintrag E-Mail-Protokoll. Dieser öffnet einen seitlichen Bereich mit allen E-Mails, die an dieses Mitglied gesendet wurden.

Die Suche und die Detailansicht funktionieren identisch zur vereinsweiten Ansicht.

#Automatische Erfassung

Jede E-Mail, die das System versendet, wird automatisch protokolliert — ein manuelles Eingreifen ist nicht erforderlich. Dies betrifft:

Rechnungs-E-Mails (Einzel- und Stapelversand)
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Einladungs-E-Mails (Einzeln und Masseneinladung)
E-Mail-Benachrichtigungen (sofern für den Typ E-Mail als Kanal aktiviert ist)