Briefversand – Übersicht

Mit dem Modul Briefversand verschicken Sie Rechnungen und Mahnungen direkt als physischen Brief — ohne Drucken, Kuvertieren oder Postweg. Die Auslieferung übernimmt LetterXpress (A&O Fischer Group).

Der Briefversand ist eine optionale Funktion. Aktivieren lässt sie sich über den Plattform-Administrator (Feature-Flag letter_dispatch).

#Wie es funktioniert

1. Der Verein legt ein eigenes Konto bei LetterXpress an. LetterXpress rechnet monatlich direkt mit dem Verein ab — es fließt kein Geld über uns.
2. In den Einstellungen unter Verwaltung → Briefversand werden Benutzername und API-Key eingetragen. Wir prüfen die Zugangsdaten sofort über die LetterXpress-API.
3. Auf jeder Rechnung erscheint die Aktion „Brief versenden“, und im Mitgliederbereich gibt es bei offenen Forderungen die Aktion „Erstellen & per Brief senden“. Im Flyout wählen Sie Farbe, Druckart und Einschreiben — die voraussichtlichen Kosten werden live angezeigt.
4. Mit „Brief versenden“ wird der bereits generierte PDF an LetterXpress übergeben. Im Versandprotokoll sehen Sie jederzeit, welche Briefe in Bearbeitung, versendet oder fehlgeschlagen sind.

#Einrichtung

Zur Einrichtung benötigen Sie ein LetterXpress-Geschäftskunden-Konto. Falls noch nicht vorhanden, registrieren Sie sich unter letterxpress.de/registrieren/geschaeftskunde. Die Zugangsdaten (Benutzername + API-Key) finden Sie anschließend im Kundenbereich unter Funktionen → Zugangsdaten → LXP-API.

Wichtig: Bei der Registrierung Geschäftskunde auswählen — Vereine sind keine Privatkunden im Sinne der LetterXpress-AGB.

Anschließend in der App:

1. In der Sidebar Vereinseinstellungen öffnen und im oberen Tab-Menü „Briefversand“ auswählen.
2. „Jetzt einrichten“ klicken — der Onboarding-Dialog öffnet sich.
3. Benutzername, API-Key und Modus (Test/Live) eintragen und auf „Speichern und prüfen“ klicken. Die App ruft /balance auf und überprüft die Verbindung.
4. Nach erfolgreicher Prüfung sehen Sie das aktuelle Guthaben und können Standardeinstellungen für künftige Briefe festlegen.

Test-Modus: Empfohlen für die ersten Briefe. Im Test-Modus werden Briefe nicht real verschickt — Sie sehen sie aber im LetterXpress-Postfach. So lassen sich Layout und Adresse risikolos prüfen.

#Brief versenden

Auf der jeweiligen Rechnungs- oder Mahnungs-Seite öffnet sich über „Brief versenden“ ein Flyout mit:

• Empfänger — Name und Adresszeilen, automatisch aus dem Mitgliedsdatensatz übernommen.
• Optionen — Farbe (S/W oder Farbe), Druckart (einseitig oder beidseitig), Einschreiben (keines, Einwurf, klassisch).
• Voraussichtliche Kosten — werden live aktualisiert, sobald Sie Optionen ändern. Aufschlüsselung: Grundpreis + zusätzliche Seiten + Einschreiben-Aufschlag.
• Test-Modus-Badge — gelbe Markierung, wenn Sie noch im Test-Modus arbeiten.

Mit „Brief versenden“ wird der Auftrag an LetterXpress übergeben. Sie sehen sofort eine Bestätigung und der Brief erscheint im Versandprotokoll mit Status „Übermittelt“.

#Versandprotokoll

Über die Sidebar Briefversand rufen Sie das Versandprotokoll auf. Die Liste enthält pro Brief:

• Erstellt am — Datum und Uhrzeit
• Empfänger und Quelle (Rechnung oder Mahnung)
• Seitenzahl, Farbe, Einschreiben
• Kosten — geschätzt (vor Versand) oder tatsächlich (nach Übermittlung)
• Status — siehe Abschnitt unten

Mit den Filter-Tabs filtern Sie nach „In Bearbeitung“, „Versendet“, „Fehlgeschlagen“ oder „Storniert“.

#Aktionen pro Zeile

Aktion	Verfügbar wenn…
Details anzeigen	Immer — öffnet einen Flyout mit Empfänger, Eigenschaften, Zeitachse und ggf. Fehlertext.
Erneut versuchen	Status = Fehlgeschlagen. Stellt den Brief in die Warteschlange zurück.
Stornieren	Status = Übermittelt (noch nicht in Produktion). Bricht den Brief bei LetterXpress ab.

#Statuswerte

Status	Bedeutung
In Warteschlange	Auftrag wurde erstellt, wartet auf Übergabe an LetterXpress.
Übermittelt	LetterXpress hat den Auftrag angenommen — kann noch storniert werden.
In Produktion	LetterXpress druckt den Brief.
Versendet	Brief wurde an die Post übergeben.
Zugestellt	Nur bei Einschreiben — Empfangsbestätigung liegt vor.
Fehlgeschlagen	Übermittlung schlug fehl (z. B. Adressfehler, ungültiges PDF). Detailansicht zeigt die genaue Fehlermeldung.
Storniert	Auftrag wurde von Hand abgebrochen, bevor LetterXpress ihn produziert hat.

Statusänderungen aus LetterXpress werden stündlich abgeglichen.

#Empfänger und Adressen

Für Rechnungen und Mahnungen wird automatisch das verknüpfte Mitglied als Empfänger verwendet. Ist keine Adresse hinterlegt, erscheint im Flyout ein Hinweis und der Versand ist nicht möglich.

#Kosten

Die App zeigt voraussichtliche Kosten auf Basis der aktuellen LetterXpress-Listenpreise. Nach erfolgreicher Übermittlung wird der tatsächliche Preis aus der LetterXpress-Antwort gespeichert und angezeigt.

LetterXpress rechnet monatlich auf Rechnung mit dem Verein ab — im Versandprotokoll und in der Einstellungsseite sehen Sie jederzeit das aktuelle Guthaben.

#Häufige Fragen

Was passiert bei nicht funktionierender Adresse?
Schlägt die Übermittlung an LetterXpress fehl, landet der Brief im Status Fehlgeschlagen und Vorstand/Admin erhalten eine Benachrichtigung. Nach Korrektur der Adresse kann der Brief mit „Erneut versuchen“ neu eingereiht werden.

Kann ich versehentliche Briefe stornieren?
Ja, solange der Status noch Übermittelt ist (LetterXpress hat noch nicht mit der Produktion begonnen). Sobald der Status In Produktion erreicht ist, ist eine Stornierung nicht mehr möglich.

Wie unterscheidet sich Test- vom Live-Modus?
Im Test-Modus werden Briefe nicht real versendet — sie erscheinen aber sichtbar im LetterXpress-Konto. Ideal zum Üben oder Layout-Prüfen. Beachten Sie: bei manchen LetterXpress-Tarifen wird im Test-Modus dennoch Guthaben verbraucht — bitte einmalig mit LetterXpress klären.