Briefe & Rechnungen
Briefe & E-Mails – Verlauf
Im „Briefe & E-Mails"-Verlauf sehen Sie pro Mitglied bzw. Parzelle die komplette Historie der ausgegangenen Korrespondenz — chronologisch sortiert, mit Filter und Suche, und mit den passenden Aktionen (Vorschau, Herunterladen, Löschen, neues Schreiben erstellen) direkt am Eintrag.
#Wo ist der Verlauf erreichbar?
Der Verlauf öffnet sich als Flyout aus der Mitglieder- oder Parzellen-Liste:
- Mitglieder-Liste → Drei-Punkte-Menü einer Zeile → „Briefe & E-Mails"
- Parzellen-Liste → Drei-Punkte-Menü einer Zeile → „Briefe & E-Mails"
- Globale Suche → Mitglieder- oder Parzellen-Treffer → gleiches Drei-Punkte-Menü
#Was wird angezeigt?
Der Verlauf bündelt drei Quellen in einem Zeitstrahl:
| Symbol | Eintragstyp | Quelle |
|---|---|---|
| zink (Briefumschlag) | Versendete Benachrichtigungen aus dem E-Mail-Protokoll (Rechnung, Mahnung, Sprechstunden-Aufgabe, Schreiben, …) | |
| blau (Briefsymbol) | Brief (LetterXpress) | Physischer Postversand — Rechnungen, Mahnungen, Sprechstunden-Protokolle, Custom Documents, Mängelbriefe |
| amber (Dokument) | Nur generiert | Über „Schreiben erstellen" erzeugte Briefe und Rechnungen mit Versand-Option „Nur generieren" — also weder per E-Mail noch per Brief verschickt |
Ein Eintrag erscheint also unabhängig davon, ob das Schreiben ursprünglich aus dem normalen Rechnungslauf, dem Mahnwesen, einer Sprechstunde, einer Begehung oder dem Modul Briefe & Rechnungen stammt.
#Filter und Suche
Über der Tabelle stehen drei Werkzeuge zur Verfügung:
- Filter-Tabs — Alle, E-Mails, Briefe, Nur generierte Schreiben. Ist der Briefversand (LetterXpress) im Verein nicht aktiv, fehlt der entsprechende Tab.
- Suchfeld — durchsucht Betreffzeilen bzw. Empfänger-Namen.
- Paginierung — 25 Einträge pro Seite, neueste oben.
#Aktionen pro Eintrag
Jeder Eintrag bietet — abhängig vom Typ — passende Aktionen über das Drei-Punkte-Menü:
| Aktion | Verfügbar bei |
|---|---|
| Vorschau / Anzeigen | E-Mail (Inhalt einsehen), Brief (PDF öffnen), generiertes Schreiben (PDF öffnen) |
| PDF herunterladen | Brief, generiertes Schreiben |
| Löschen | nur bei generierten Schreiben (Symbol amber) — siehe Regeln unten |
#Löschen (nur unversendete Schreiben)
Versendete Korrespondenz bleibt zur Nachvollziehbarkeit dauerhaft erhalten. Gelöscht werden können ausschließlich Schreiben, die mit „Nur generieren" erzeugt und seitdem weder per E-Mail noch als Brief verschickt wurden.
Beim Löschen wird die hinterlegte PDF-Datei entfernt; bei einer Rechnung wird zusätzlich die zugehörige Rechnung endgültig gelöscht und die Forderungs-Buchung aus dem Zahlungsmodul entfernt — die Rechnungsnummer wird damit wieder freigegeben.
Details und Berechtigungen: siehe Abschnitt „Schreiben löschen" in der Briefe & Rechnungen – Übersicht.
#Neues Schreiben aus dem Verlauf erstellen
Im Footer des Flyouts steht der Button „Schreiben erstellen". Ein Klick öffnet den bekannten Versand-Flyout aus dem Modul Briefe & Rechnungen — bereits auf dasselbe Mitglied bzw. dieselbe Parzelle vorgewählt. So lässt sich ein neues Schreiben anlegen, ohne den Verlauf vorher schließen zu müssen.
Sichtbar ist der Button nur, wenn mindestens eine Vorlage zum aktuellen Auslöser (Mitglied oder Parzelle) existiert und Sie die nötigen Berechtigungen besitzen.
#Berechtigungen
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Verlauf öffnen (Mitgliederkontext) | members.view |
| Verlauf öffnen (Parzellenkontext) | plots.view |
| Generiertes Schreiben löschen | members.manage bzw. plots.manage; bei Rechnungen zusätzlich invoices.manage |
| „Schreiben erstellen"-Button | gleiche Berechtigungen wie zum Versand neuer Schreiben (siehe Briefe & Rechnungen – Übersicht) |