Sitzungsprotokolle
Protokoll anlegen und abschließen
#Neues Protokoll anlegen
Ein Klick auf Neu in der Übersicht öffnet das Flyout. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern markiert.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Kurzer Titel der Sitzung, z. B. „Vorstandssitzung Juni" |
| Datum * | Tag der Sitzung |
| Ort | Optional, z. B. „Vereinsheim" oder „Online" |
| Teilnehmende | Auswahl über die Zielgruppe (wie im Kalender): Alle Mitglieder, geschäftsführender Vorstand, Gesamtvorstand, Gruppe oder bestimmte Mitglieder. Die Auswahl wird beim Speichern zu den konkreten Teilnehmenden aufgelöst. Mindestens eine teilnehmende Person ist erforderlich. |
| Inhalt | Formatierbarer Protokolltext (Überschriften, Listen, Links) |
| Aufgaben | Beliebig viele kurze Aufgaben-Zeilen, jede optional einer Person zugewiesen |
Leere Aufgaben-Zeilen werden beim Speichern automatisch verworfen.
Ein Klick auf Anlegen speichert das Protokoll als Offen. Es kann anschließend weiter bearbeitet werden.
#Protokoll bearbeiten
Solange ein Protokoll offen ist, lassen sich alle Felder über Bearbeiten im Aktionsmenü ändern. Beim Speichern werden Teilnehmende und Aufgaben so aktualisiert, dass nur die zuletzt gespeicherten Werte erhalten bleiben.
#Protokoll abschließen
Über die Aktion Abschließen wird das Protokoll fertiggestellt:
- Das Feld Abgeschlossen am wird auf den aktuellen Zeitpunkt gesetzt.
- Es wird ein PDF im einheitlichen Vereins-Layout erzeugt (siehe PDF-Styling).
- Das PDF wird unter dem Protokoll abgelegt und automatisch in die persönlichen Dateien aller Teilnehmenden eingehängt. Wurde als Zielgruppe Alle Mitglieder gewählt, weist das PDF die Teilnehmenden gesammelt als „Alle Mitglieder" aus, statt jede Person einzeln aufzulisten.
- Das Protokoll wechselt in den Status Abgeschlossen. Weitere Änderungen sind danach nicht mehr möglich.
Ein abgeschlossenes Protokoll kann immer noch archiviert werden — danach erscheint es nur noch im Tab Archiviert und kann von dort wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden.
#Suche
Die Suche im Kopfbereich der Übersicht durchsucht Titel, Protokolltext, Ort und Aufgaben-Beschreibungen des aktuell ausgewählten Tabs.