Mietvertrag & Rechnung

Sobald eine Buchung bestätigt wird (manuell durch den Vorstand oder automatisch bei Räumen ohne Genehmigungs­pflicht), erzeugt das System drei zusammenhängende Vorgänge:

1. einen Mietvertrag als PDF, basierend auf der Vereins-Vorlage,
2. eine Rechnung über die Raum-Gebühr (sofern fee_cents > 0),
3. eine Soll-Zahlung für das Mitglied, die in der Zahlungs­übersicht als offener Posten erscheint.

Alle drei Schritte laufen innerhalb derselben Transaktion: schlägt einer fehl, bleibt die Buchung im vorherigen Zustand.

Sichtbar / nutzbar für Rollen mit clubhouse.bookings.manage. Die Vertrags­vorlage darf nur ein Benutzer mit association.manage_settings bearbeiten (standardmäßig Administrator und Vorstand).

#Was wann erzeugt wird

Buchungs­typ	Mietvertrag	Rechnung	Soll-Zahlung
Mitglieds­buchung mit Gebühr	Ja	Ja	Ja
Mitglieds­buchung ohne Gebühr (fee_cents = 0)	Ja	–	–
Externe Buchung mit Gebühr (kein Mitglied)	Ja	Ja	–
Externe Buchung ohne Gebühr	Ja	–	–

Externe Buchungen erhalten weiterhin den vollständigen Mietvertrag und — bei Gebühr — eine Rechnung mit dem im Buchungs­dialog erfassten Namen als Adressat. Eine interne Soll-Zahlung wird nicht angelegt, weil dafür kein Mitglieds­konto existiert; die Bezahlung wird wie bisher manuell über das Feld Gebühr bezahlt auf der Buchung markiert.

#Rechnung — Daten und Fälligkeit

Die erzeugte Rechnung ist eine vollwertige Rechnung wie aus dem Modul Rechnungen, jedoch:

• Typ: Vereinsheim (eigener Wert, getrennt von Pacht- und Wasser­rechnungen)
• Position: Eine einzige Zeile „Miete Raumname am Datum HH:MM – HH:MM" mit dem Snapshot-Betrag aus fee_cents
• Rechnungs­nummer: Fortlaufend pro Verein und Jahr (gleiches Schema wie Pacht-Rechnungen — 2026-00042)
• Fälligkeit: 14 Tage nach Rechnungs­datum — kappt aber bei Veranstaltungs­datum minus 1 Tag, damit die Zahlung vor dem Termin eingeht
• Verknüpfung: Die Rechnung trägt eine Referenz auf die Buchung (clubhouse_booking_id). In der Rechnungs­liste erscheint sie wie jede andere Rechnung.

Das PDF nutzt das gemeinsame Brief-Layout (Logo, Briefkopf, Adress­fenster, Fußzeile mit Bank- und Register­daten). Die Bank­verbindung des Vereins wird automatisch eingeblendet, sofern hinterlegt — siehe Vereins­einstellungen → Allgemein.

#Soll-Zahlung

Für Buchungen mit einem verknüpften Mitglied legt das System parallel zur Rechnung eine Soll-Zahlung an:

• Kategorie: Rechnung
• Betrag: identisch mit dem Rechnungs­betrag
• Fällig am: identisch mit der Rechnungs­fälligkeit
• Verwendungs­zweck: Rechnungs­nummer + Raumname + Datum

Sobald das Mitglied bezahlt, ordnet die Zahlungs­zuordnung die eingehende Überweisung dem Soll-Posten zu (siehe Zahlungen verwalten). Die Buchung bleibt unabhängig davon im Status Bestätigt — eine offene Soll-Zahlung blockiert die Veranstaltung nicht.

#Stornierung — was passiert mit Rechnung und Soll-Zahlung

Wird eine bereits bestätigte Buchung später storniert, räumt das System automatisch hinter sich auf:

Zustand vor der Stornierung	Wirkung
Rechnung unbezahlt, Soll-Zahlung ohne Teilzahlung	Rechnung wird auf Storniert gesetzt, Soll-Zahlung wird gelöscht.
Soll-Zahlung bereits teilweise ausgeglichen	Rechnung wird auf Storniert gesetzt, die Soll-Zahlung bleibt erhalten. Der Vorstand entscheidet manuell über Rück­buchung oder Verrechnung.
Free-Booking ohne Rechnung	Nur die Buchung wechselt auf Storniert — der Mietvertrag bleibt als PDF erhalten.

Mietvertrags-PDFs bleiben grundsätzlich gespeichert — sie unter­liegen der gesetzlichen Aufbewahrungs­pflicht und werden auch bei einer DSGVO-Anonymisierung (Art. 17) nicht gelöscht.

#Wo die Dokumente sichtbar sind

Ort	Mietvertrag	Rechnung
Admin → Vereinsheim → Buchungen → Detail-Flyout	Download-Link „Mietvertrag (PDF)"	Download-Link „Rechnung Nummer (PDF)"
Admin → Finanzen → Rechnungen	–	Standardlistung wie andere Rechnungen
Mitglieder­portal → Vereinsheim → Meine Buchungen	Download-Link „Mietvertrag"	Download-Link „Rechnung"

Bei externen Buchungen sind die Dokumente nur im Admin-Bereich verfügbar — es gibt kein Portal für externe Mieter.

#Vertragsvorlage anpassen

Jeder Verein hat eine eigene, editier­bare Mietvertrags-Vorlage. Sie wird beim ersten Bestätigen einer Buchung mit einem sinn­vollen Standard­text initialisiert — typische Garten­vereins-Klauseln zu Mietzeit, Pflichten, Hausordnung, Zugang, Stornierung und salvatorischer Klausel.

Die Vorlage finden Sie unter Verwaltung → Einstellungen → Vereinsheim-Vertrag. Auf der Seite gibt es:

• ein Betreff-Feld (wird im PDF als Überschrift verwendet)
• ein Vertragstext (HTML)-Feld mit dem Vertrags­körper
• eine Sidebar mit allen verfügbaren Platzhaltern
• eine Schalt­fläche Standardvorlage wiederherstellen — überschreibt die Felder mit dem Auslieferungs-Text (Speichern nicht vergessen)

#Verfügbare Platzhalter

Platzhalter	Wird ersetzt durch
{{ recipient_name }}	Voller Name des Mieters (Mitglied oder eingetragener Name)
{{ room_name }}	Raumname
{{ starts_at }}	Beginn als TT.MM.JJJJ HH:MM
{{ ends_at }}	Ende als TT.MM.JJJJ HH:MM
{{ purpose }}	Zweck / Anlass aus der Buchung
{{ fee }}	Miete (formatierter Währungs­betrag, z. B. 50,00 €) oder kostenfrei
{{ due_at }}	Zahlungs­frist (entspricht dem Rechnungs-Fälligkeits­datum)
{{ access_code }}	6-stelliger Zugangs­code
{{ association_name }}	Vereinsname
{{ association_city }}	Vereinssitz
{{ today }}	Heutiges Datum
{{ board_signature }}	„Vorstand Vereinsname"

#HTML-Hinweise

Erlaubt sind grundlegende HTML-Tags: <p>, <strong>, <em>, <br>, <ul>/<ol>/<li>. Aufwendiges Styling (Farben, Schriftarten) ist nicht vorgesehen — Briefkopf, Schrift und Fußzeile übernimmt das gemeinsame PDF-Layout. Wer den Standard­text als Ausgangs­punkt verwenden möchte, klickt erst auf Standardvorlage wiederherstellen und passt anschließend nur einzelne Paragraphen an.

Änderungen an der Vorlage wirken ab der nächsten Bestätigung. Bereits erzeugte Mietverträge bleiben unverändert — ihr Text ist zum Zeitpunkt der Erstellung als Snapshot in der Datenbank gespeichert, damit der ausgehändigte Vertrag rechtssicher reproduzier­bar bleibt.

#Häufige Sonderfälle

Buchung ändern nach Bestätigung. Eine bereits bestätigte Buchung kann derzeit nicht im Admin-Bereich nachträglich umdatiert werden, ohne dass Mietvertrag und Rechnung manuell nachgezogen werden müssen. Stornieren Sie die Buchung und legen Sie eine neue an — das System erzeugt dann automatisch frische Dokumente. Mitglieder, die ihre Buchung im Portal bearbeiten, durchlaufen ohnehin den Workflow „erneut zur Genehmigung" und erhalten beim nächsten Bestätigen aktualisierte Dokumente.

Rechnung mit anderer Höhe ausstellen. Die Rechnung übernimmt den Betrag aus fee_cents, der beim Anlegen der Buchung von der Raum-Konfiguration als Snapshot übernommen wurde. Soll der Mieter einen abweichenden Betrag zahlen (z. B. wegen Sonderkonditionen), passen Sie den Snapshot vor dem Bestätigen über einen Eintrag in der Notiz an oder stornieren Sie nach Bestätigung und erzeugen sie neu mit dem korrigierten Wert.

MwSt. Vereinsheim-Rechnungen werden derzeit ohne MwSt-Ausweis erzeugt — die meisten Kleingärten sind als Verein nicht umsatz­steuer­pflichtig oder behandeln Raum­vermietung als nicht steuer­bare Vereins­leistung. Sollte Ihr Verein anders besteuert sein, sprechen Sie den Support an.