Verarbeitungsverzeichnis (VVT, Art. 30)

Jeder Verantwortliche – auch ein kleiner Verein – muss ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten führen (Art. 30 DSGVO). Die Mitgliederverwaltung legt für jeden Verein ein vorgefertigtes Verzeichnis an, das die typischen Verarbeitungstätigkeiten eines Kleingartenvereins abbildet, und stellt CRUD-Funktionen für Anpassungen bereit.

#Voreingestellte Aktivitäten

Beim ersten Aufruf der Seite Datenschutz → Verarbeitungsverzeichnis werden je nach aktiven Funktions-Schaltern automatisch Einträge angelegt, z. B.:

Mitgliederverwaltung (Stammdaten, Vertragsdaten)
Pacht- und Beitragsabrechnung
Wasserzählerstände & Wasserabrechnung (nur wenn Wasser-Modul aktiv)
Müllabrechnung (nur wenn Müll-Modul aktiv)
Arbeitsstunden-Erfassung (nur wenn aktiv)
Mahnwesen
Sprechstunden-Protokolle
Begehungen (nur wenn Begehungen-Modul aktiv)
E-Mail-Versand & Benachrichtigungen
Mitgliederportal-Authentifizierung

Pro Eintrag werden alle nach Art. 30 erforderlichen Felder vorausgefüllt: Zweck, Kategorien betroffener Personen, Kategorien personenbezogener Daten, Empfänger, Aufbewahrungsfristen, technische und organisatorische Maßnahmen.

#Bearbeiten

Hinzufügen – z. B. eine vereinsspezifische Tätigkeit wie „Veranstaltungs-Anmeldung".
Bearbeiten – falls Felder präziser oder vereinsspezifisch formuliert werden sollen.
Deaktivieren – wenn eine Tätigkeit für diesen Verein nicht zutrifft.

#Export

PDF: druckfertig (z. B. für die Vorlage bei einer Datenschutz-Aufsicht).
CSV: maschinenlesbar (z. B. für die Übergabe an einen externen DSB).

Beide Exporte enthalten den Stand zum Export-Zeitpunkt und das Vereins-Logo.