KI-Antwortentwürfe

Sobald eine Nachricht klassifiziert ist, kann die Plattform automatisch einen Antwortentwurf erzeugen — sofern der Funktions-Schalter KI-Antwortentwurf aktiv ist und die Kategorie nicht als „immer eskalieren" markiert wurde.

Die KI sendet niemals automatisch. Jeder Antwortentwurf wird vom Vorstand geprüft und bei Bedarf bearbeitet, bevor er versendet wird.

#Wann ein Entwurf entsteht

Ein Entwurf wird automatisch erzeugt, wenn:

Die Nachricht erfolgreich klassifiziert wurde,
die Kategorie kein „immer eskalieren" hat,
der Funktions-Schalter KI-Antwortentwurf aktiv ist,
das monatliche Token- bzw. Kostenlimit nicht erreicht ist.

Der Status der Nachricht wechselt von Klassifiziert auf Entwurf. Im Posteingang erscheint die Nachricht zusätzlich im Filter-Tab Entwurf.

#Im Detail-Flyout

Wer eine Nachricht im Posteingang öffnet, sieht den Antwortentwurf direkt unterhalb der KI-Klassifikation. Der Bereich enthält:

Element	Funktion
Entwurfs-Vorschau	Zeigt den von der KI erzeugten Text in einem hervorgehobenen Block
Antwort-Texteingabe	Voreingestellt mit dem Entwurf — der Vorstand kann den Text vor dem Versand frei anpassen
„Entwurf übernehmen"	Setzt die Antwort-Eingabe auf den letzten Entwurf zurück
„Antwort leeren"	Leert die Antwort-Eingabe komplett
„Neu generieren"	Lässt die KI einen neuen Entwurf erstellen (kostet Tokens)
„Weiterleiten"	Öffnet den Weiterleiten-Dialog (siehe Weiterleiten)
„Antwort senden"	Versendet die Antwort an die Absender-Adresse

#Wie die KI den Entwurf erzeugt

Beim Erzeugen sendet das System einen System-Prompt mit folgenden Bausteinen an die Claude-API:

Vereins-Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktadresse, Sprechzeiten, Beitragssätze)
Hinweise zur Selbst-Bedienung: Verweise auf das Mitgliederportal, wenn die Anfrage dort lösbar ist
Kategorie-Regeln (z. B. „Bei Kündigung niemals abraten")
Allgemeine Regeln: deutsch, Sie-Form, keine Rechtsberatung, freundlich, mit Grußformel
Optional: vereinsspezifische KI-Hinweise aus den KI-Einstellungen

Modell, Temperatur und maximale Antwortlänge sind plattformseitig vorkonfiguriert (Standard: Sonnet, Temperatur 0,4, bis zu 1024 Antwort-Tokens). Pro Verein lässt sich das Modell überschreiben.

#Antwort versenden

Beim Klick auf „Antwort senden":

Validiert das System, dass eine Empfänger-E-Mail vorliegt.
Verschickt eine E-Mail an die Absender-Adresse mit dem aktuellen Antworttext, dem Originalzitat und der Fußzeile „Diese Nachricht wurde im Auftrag des Vorstands des {Vereinsname} gesendet."
Setzt den Status auf Beantwortet und protokolliert: Antworttext, Zeitstempel, antwortende Person und ob der Entwurf unverändert übernommen wurde.

Der Eintrag taucht danach im Filter-Tab Beantwortet auf.

#Annahmequote

Bei jeder Antwort wird festgehalten, ob der Entwurf unverändert übernommen, bearbeitet oder ohne Entwurf verfasst wurde. Daraus errechnet die Plattform eine Annahmequote, die in den KI-Einstellungen sichtbar ist:

Quote ≥ 70 % deutet auf konsistent gute Entwürfe hin.
Quote < 50 % ist ein Hinweis, die hinterlegten Vereins-Hinweise zu überarbeiten oder die Kategorie-Regeln zu schärfen.

Eine niedrige Annahmequote bedeutet nicht, dass die KI „falsch" antwortet — oft signalisiert sie nur, dass der Verein einen sehr eigenen Tonfall pflegt, den die KI noch nicht trifft.

#Wenn etwas schiefgeht

Situation	Verhalten
Claude-API gibt einen Fehler zurück	Drei automatische Wiederholungen (mit Pausen). Bleibt es beim Fehler: Status Vorstand erforderlich, kein Entwurf.
Token- oder Kostenlimit erreicht	Kein Entwurf wird erzeugt. Die Nachricht bleibt im Status Klassifiziert oder Neu und kann manuell beantwortet werden.
Manuelle Antwort ohne Entwurf	Möglich — der Vorstand kann jederzeit eine Antwort tippen, auch wenn kein Entwurf vorliegt.

#Benachrichtigungen

Sobald ein Entwurf bereitsteht, erhalten Administratoren und Vorstandsmitglieder eine Benachrichtigung im Glocken-Widget („KI-Antwortentwurf bereit"). Welche Personen genau benachrichtigt werden, hängt von den persönlichen Benachrichtigungs-Einstellungen ab — siehe Benachrichtigungen konfigurieren.