Sprechstunde – Übersicht

In der Sprechstunde werden Gespräche des Vorstands mit Pächtern protokolliert: wann jemand in der Sprechstunde war, um welches Anliegen es ging, wer aus dem Vorstand sich darum kümmert und wann die Aufgabe erledigt wurde.

Die Funktion steht zur Verfügung, wenn im Verein die Funktion Sprechstunde aktiviert ist. Ist sie deaktiviert, ist der gleichnamige Menüpunkt in der Seitenleiste ausgeblendet.

Nur Administratoren und Vorstandsmitglieder haben Zugriff auf die Sprechstunde. Mitglieder sehen Protokolle, die sich auf ihre Parzelle beziehen, ausschließlich über das Mitgliederportal (siehe Zugriff aus Parzelle, Mitglied und Portal).

#Aufruf

Die Übersicht ist über den Seitenleisten-Eintrag Sprechstunde (Klemmbrett-Symbol) erreichbar. Sie erscheint in der Reihe mit den anderen Betriebsfunktionen.

#Oberer Bereich

Element	Beschreibung
Suchen	Volltextsuche über Betreff, Anliegen, Parzellennummer sowie Vor- und Nachname des Mitglieds.
Senden	Nur sichtbar, wenn mindestens ein Protokoll noch nicht versendet wurde. Versendet alle ungesendeten Protokolle per E-Mail an alle Administratoren und Vorstandsmitglieder (siehe Senden).
Neu	Öffnet das Flyout zum Anlegen eines neuen Protokolls (siehe Protokoll anlegen und bearbeiten).

#Filter-Tabs

Unterhalb der Suchleiste befindet sich eine segmentierte Tab-Leiste:

Tab	Beschreibung
Offen	Alle nicht erledigten Protokolle (Standard)
Erledigt	Alle bereits erledigten Protokolle
Alle	Offen und erledigt zusammen
Archiviert	Archivierte (gelöschte) Protokolle

Archivierte Einträge erscheinen ausschließlich im Tab Archiviert; in allen anderen Tabs sind sie ausgeblendet.

#Tabelle — Aufbau

Die Liste ist nach Anlagetag gruppiert: pro Kalendertag, an dem Protokolle erfasst wurden, erscheint eine Zwischenzeile mit dem Wochentag und Datum (z. B. „Dienstag, 14.04.2026"). Neueste Tage stehen oben.

Innerhalb eines Tages stehen offene Einträge vor erledigten.

Spalte	Beschreibung
Datum	Datum der Sprechstunde (TT.MM.JJJJ)
Parzelle	Parzellennummer
Mitglied	Erstbelegter der Parzelle zum Zeitpunkt der Erfassung
Betreff	Kurztitel des Anliegens (gekürzt angezeigt)
Aufgabe für	Name des zuständigen Vorstandsmitglieds. Bei erledigten Einträgen wird der Name durchgestrichen dargestellt.
Status	Ein oder mehrere Status-Badges (siehe unten)
(Aktionen)	Kontextmenü (drei Punkte)

Pro Seite werden bis zu 50 Einträge angezeigt.

#Status-Badges

Badge	Farbe	Bedeutung
Offen	Gelb	Protokoll ist noch nicht erledigt
Erledigt	Grün	Die zugewiesene Person hat die Aufgabe abgeschlossen
Gesendet	Grau	Das Protokoll wurde per E-Mail an den Vorstand versendet
Archiviert	Grau (Rahmen)	Eintrag wurde archiviert (gelöscht)

Die Badges Offen/Erledigt und Gesendet können gleichzeitig vergeben sein. Ein archiviertes Protokoll zeigt ausschließlich das Badge Archiviert.

#Aktionen pro Zeile

#Aktive Einträge (Tabs Offen, Erledigt, Alle)

Aktion	Beschreibung
Anzeigen	Öffnet das schreibgeschützte Detail-Flyout
Bearbeiten	Öffnet das Protokoll im Bearbeitungs-Flyout
Als erledigt markieren	Nur sichtbar für die in Aufgabe für hinterlegte Person, solange das Protokoll offen ist. Setzt Erledigt am auf heute.
Archivieren	Verschiebt den Eintrag ins Archiv. Ein Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass der Vorgang umkehrbar ist.

#Archivierte Einträge (Tab Archiviert)

Aktion	Beschreibung
Anzeigen	Öffnet das schreibgeschützte Detail-Flyout
Wiederherstellen	Macht das Archivieren rückgängig
Endgültig löschen	Entfernt den Eintrag und alle zugehörigen Daten dauerhaft. Der Bestätigungsdialog betont, dass der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.

#Senden

Die Schaltfläche Senden erscheint oben rechts, sobald es mindestens ein ungesendetes Protokoll gibt. Ein Klick löst folgenden Ablauf aus:

1. Alle Protokolle ohne Versand-Zeitstempel werden gesammelt.
2. Für jeden Administrator und jedes Vorstandsmitglied des Vereins wird eine E-Mail in die Warteschlange gestellt — enthält die komplette Sammel-Übersicht der ungesendeten Protokolle.
3. Alle betroffenen Protokolle erhalten den Zeitstempel Gesendet am (= jetzt).
4. Mitglieder, deren Protokoll im Batch enthalten ist und die einen Benutzerzugang haben, erhalten zusätzlich eine Benachrichtigung „Neues Protokoll verfügbar" (siehe Benachrichtigungstypen).

Es gibt keine gemeinsame Vorstandsadresse — die Empfängerliste wird bei jedem Klick auf Senden live aus den Benutzern mit den Rollen Administrator oder Vorstand ermittelt.

Nach erfolgreichem Versand verschwindet die Schaltfläche, bis wieder neue, ungesendete Protokolle vorliegen.

#Benachrichtigungen

• Bei Anlage eines neuen Protokolls wird die Benachrichtigung Neues Protokoll an alle Administratoren und Vorstandsmitglieder versendet — außer an die Person, die das Protokoll angelegt hat.
• Beim Versand erhält jedes betroffene Mitglied (sofern es einen Benutzerzugang hat) die Benachrichtigung Neues Protokoll verfügbar.

Beide Benachrichtigungen sind in Benachrichtigungen konfigurieren sichtbar.