Mitglieder
Mitglied anlegen & bearbeiten
Das Anlegen und Bearbeiten von Mitgliedern erfolgt über ein Flyout-Fenster (Seitenbereich). Es gibt keine separate Seite für Mitglieder — alle Interaktionen finden in der Liste statt.
#Neues Mitglied anlegen
- Klicken Sie in der Mitgliederliste auf Neu.
- Ein mehrstufiger Assistent öffnet sich.
- Füllen Sie die Pflichtfelder (Name, Mitgliedsnummer) aus.
- Optional: Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung, Parzellenzuweisung.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Mitgliedsnummer wird automatisch als nächste freie Nummer vorgeschlagen, kann aber angepasst werden.
#Mitglied bearbeiten
- Klicken Sie auf den Namen des Mitglieds in der Liste.
- Das Bearbeitungs-Flyout öffnet sich mit zwei Reitern:
- Persönlich & Kontakt — Name, Adresse, Kontakt, Bankverbindung, Hinweise
- Mitgliedschaft — Nummer, Status, Eintrittsdatum, Rechnungsart, Parzelle, Sonderfelder
#Felder im Bereich "Persönlich & Kontakt"
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anrede / Geschlecht | Pflichtfeld |
| Vorname, Nachname | Pflichtfelder |
| Geburtstag | Optional |
| Adresse | Straße, PLZ, Ort |
| Telefon, Mobilnummer, E-Mail | Kontaktdaten |
| IBAN, BIC | Bankverbindung für Lastschrift |
| Kontoinhaber | Optional. Leer lassen, wenn das Mitglied selbst Kontoinhaber ist — dann gilt sein Name. Nur ausfüllen, wenn das Konto einer anderen Person gehört. |
| Hinweise | Freitext |
#Felder im Bereich "Mitgliedschaft"
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mitgliedsnummer | Eindeutige Nummer im Verein |
| Status | Ordentlich, Ehrenmitglied, Fördermitglied… |
| Mitglied seit | Eintrittsdatum |
| Rechnungsversand | Post, E-Mail oder Direktübergabe |
| Parzelle | Zugeordnete Parzelle |
| Newsletter seit | Nur Anzeige — ergibt sich aus der Newsletter-Einwilligung, siehe unten |
| Mitglieder-Gruppen | Mehrfachauswahl der Mitglieder-Gruppen (z. B. Festausschuss), denen das Mitglied angehört — bestimmt u. a., welche Termine es im Portal sieht |
| Mitglieder-Zusätze | Vereinseigene Zusatzfelder (sofern angelegt) — siehe unten |
#Rollen-Datumsfelder der Parzelle
Drei Datumsfelder beschreiben die Rolle eines Mitglieds auf seiner Parzelle:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| 1. Mitglied seit / bis | Zeitraum als Hauptpächter der Parzelle |
| Pächter seit / bis | Zeitraum als Pächter |
| Rechnungsempfänger seit / bis | Zeitraum als Empfänger der Rechnungen |
Pächter seit und Rechnungsempfänger seit erscheinen nicht im Anlegen-Assistenten. Beide sind Ergebnis eines Pächterwechsels und werden dort automatisch gesetzt; sie beim Anlegen von Hand zu füllen führte regelmäßig zu falschen Daten. Im Flyout Mitgliedschaft bearbeiten bleiben sie für Korrekturen erreichbar.
1. Mitglied seit wird weiterhin beim Anlegen gepflegt: Das Mitglied muss angelegt sein, bevor es im Pächterwechsel überhaupt auswählbar ist, und dieses Feld gibt vor, wer neuer Hauptpächter werden soll.
Trägt bereits ein anderes Mitglied derselben Parzelle eine dieser Rollen, warnt das Flyout vor dem Speichern. Bestätigen Sie, wird die Rolle beim bisherigen Träger beendet (er bekommt ein bis-Datum), nicht gelöscht.
#„Newsletter seit“
Das Datum Newsletter seit folgt der Newsletter-Einwilligung des Mitglieds und lässt sich im Flyout Mitgliedschaft bearbeiten nicht von Hand ändern. Es wird gesetzt, sobald das Mitglied im Portal einwilligt (Einwilligungs-Center oder Schalter „Newsletter und Vereinsnachrichten erhalten“) oder Sie eine Papier-Einwilligung im DSGVO-Flyout (Zeileneintrag Datenkopie (DSGVO)) erfassen, und geleert, sobald die Einwilligung widerrufen wird. Das Aufheben eines Werbe-Widerspruchs setzt kein Datum, weil es keine Einwilligung erteilt.
Im Anlege-Assistenten bleibt das Feld eingebbar: Ein dort eingetragenes Datum (z. B. aus der Beitrittserklärung) wird automatisch als Newsletter-Einwilligung mit diesem Datum gespeichert.
Details, auch zum einmaligen Abgleich der Bestandsdaten, unter Einwilligungen.
#Mitglieder-Zusätze
Hat der Verein unter Einstellungen → Stammdaten eigene Mitglieder-Zusätze angelegt, erscheinen diese als zusätzlicher Abschnitt im Flyout Mitgliedschaft bearbeiten — mit dem passenden Eingabefeld je Datentyp (Ja/Nein-Schalter, Auswahlliste, Freitextfeld oder Datumsfeld). Die erfassten Werte lassen sich im Listen-Export als eigene Spalten ausgeben. Sind keine Zusätze definiert, entfällt der Abschnitt.
#Vorstandspositionen & Sonderaufgaben
Am Ende des Flyouts (nur im Bearbeitungsmodus) können Vorstandspositionen und Sonderaufgaben mit Zeitraum zugewiesen werden. Mehrere gleichzeitige Einträge sind möglich.
#Aktionen je Zeile
Das Drei-Punkte-Menü am Zeilenende ist die zentrale Anlaufstelle für alle Aktionen, die ein Mitglied betreffen. Welche Einträge erscheinen, hängt vom Zustand des Mitglieds und den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers ab.
#Stammdaten
| Eintrag | Beschreibung |
|---|---|
| Person bearbeiten | Persönliche Daten und Kontakt im Flyout öffnen |
| Mitgliedschaft bearbeiten | Mitgliedsnummer, Status, Mitglieder-Gruppen, Vorstandsämter, Sonderaufgaben |
#Beziehungen
| Eintrag | Beschreibung |
|---|---|
| Parzelle anzeigen | Wechselt in die Parzellenansicht mit Fokus auf die Parzelle des Mitglieds. Deaktiviert, wenn keine Parzelle zugeordnet ist. |
#Finanzen
| Eintrag | Beschreibung | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Zahlungen anzeigen | Flyout mit allen Zahlungen des Mitglieds in einer Soll/Haben-Tabelle | |
| Rechnung erstellen | Manuelle Rechnungserstellung für dieses Mitglied | Mitglied ist Hauptpächter, Benutzer darf Rechnungen anlegen |
#Dokumente & Kommunikation
| Eintrag | Beschreibung | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Dateien anzeigen | Alle zum Vorgang gehörenden Dokumente: die des Mitglieds selbst sowie die der aktuell gepachteten Parzelle (inkl. Mit-Pächter, Rechnungen, Begehungen und geteilte Dokumente). Es erscheinen dieselben Unterlagen wie beim Aufruf über die Parzelle. Löschen ist je Dokumentquelle berechtigungsabhängig (Mitglieds- bzw. Parzellen-Recht). Dateien werden unter ihrem hochgeladenen Namen gelistet und auch so gespeichert, wenn sie über Anzeigen geöffnet werden. | |
| Briefe & E-Mails | Korrespondenz — versendete Schreiben und E-Mails | |
| Schreiben erstellen | Neues individuelles Schreiben anlegen | Berechtigung members.manage |
#Vorgänge & Historie
| Eintrag | Beschreibung | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Sprechstunde (N) | Verknüpfte Protokollpunkte | Feature meeting_minutes aktiv und mindestens ein Eintrag |
| Änderungsverlauf | Audit-Log: wer hat wann was geändert. Alt-/Neu-Werte von Feldern, für die die Rolle keine Sichtbarkeit hat (members.view_contact / view_personal / view_financial), werden als ••• maskiert — der Eintrag selbst bleibt sichtbar. |
Berechtigung members.manage |
| Datenkopie (DSGVO) | Datenkopie nach Art. 15 DSGVO anstoßen | Berechtigung members.exportData |
#Zugang / Lifecycle
| Eintrag | Beschreibung | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Einladung senden / Einladung verwalten / Benutzer bearbeiten | Wechselt zustandsabhängig (siehe unten). | Berechtigung zum Verwalten des Portalzugangs |
| Mitglied archivieren | Archivierung mit Austrittsdatum und Grund. Siehe Archivierte Mitglieder. |
#Einladung versenden
Der Lifecycle-Eintrag wechselt seine Beschriftung je nach Zustand des Mitglieds:
- Einladung senden — Mitglied ist noch nicht eingeladen oder eine frühere Einladung wurde zurückgezogen.
- Einladung verwalten — eine aktive oder abgelaufene Einladung liegt vor; von hier aus können Sie sie erneut senden oder zurückziehen.
- Benutzer bearbeiten — das Mitglied hat ein aktives Konto; Sie können Passwort und Rolle anpassen.
Alle drei Einträge öffnen denselben Bereich („Benutzerzugang“) mit den zum jeweiligen Zustand passenden Schaltflächen.
Voraussetzung für den Erstversand: Das Mitglied muss eine E-Mail-Adresse gespeichert haben. Mitglieder, die bei der Erfassung bereits eine E-Mail-Adresse haben, können wahlweise direkt aus dem Anlage-Assistenten heraus eingeladen werden.
Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können Einladungen versenden, erneut zustellen oder widerrufen. Alle Details, Zustandsübersicht und die Massen-Einladung sind unter Benutzerverwaltung beschrieben.