Automatische Buchungen — was sich von selbst ins Kassenbuch schreibt

Viele Vorgänge im Verein sind im Kern eine Buchung — eine bezahlte Rechnung, eine bestätigte Vereinsheim-Buchung, eine ausgestellte Spendenbescheinigung. Damit Sie diese Vorgänge nicht ein zweites Mal im Kassenbuch erfassen müssen, schreibt die App sie automatisch ins Kassenbuch.

Diese Seite erklärt, welche Ereignisse automatisch buchen, welche Konten sie verwenden, und wie Sie diese Zuordnung anpassen.

#Wie funktioniert das?

Sobald in der App ein passendes Ereignis stattfindet, schaut die App in die Tabelle Konten-Zuordnung (Buchhaltung → Konten-Zuordnung). Dort steht für jedes Ereignis:

• Soll-Konto — welches Konto belastet wird (typisch: 1200 Bank)
• Haben-Konto — welches Gegenkonto verwendet wird (z. B. 3200 Pachteinnahmen)
• Aktiv — ob die automatische Buchung überhaupt ausgelöst wird

Die App nimmt diese Werte, ruft PostJournalEntryAction auf, und der Eintrag erscheint im Kassenbuch — mit Quelle Automatisch und einem Verweis auf den auslösenden Vorgang (postable_type / postable_id).

#Welche Ereignisse buchen automatisch?

Ereignis	Wann wird gebucht?
Pacht bezahlt	Rechnung mit Pacht-Positionen wird als bezahlt markiert
Wasser bezahlt	Rechnung mit Wasser-Positionen wird beglichen
Müll bezahlt	Rechnung mit Müll-Positionen wird beglichen
Strom bezahlt	Rechnung mit Strom-Positionen wird beglichen
Mitgliedsbeitrag bezahlt	Mitgliedsbeitrags-Rechnung wird beglichen
Sonstige Rechnung bezahlt	Individuelle Rechnung (Plan 33) wird beglichen
Zahlung ohne Rechnung	Eine Zahlung wurde verbucht, konnte aber keiner Rechnungsposition zugeordnet werden
Vereinsheim-Buchung bestätigt	Buchung mit Gebühr > 0 € wird bestätigt
Geldspende	Zuwendungsbestätigung für eine Geldspende wird ausgestellt
Sachspende	Zuwendungsbestätigung für eine Sachspende wird ausgestellt
Aufwandsspende	Zuwendungsbestätigung für eine Aufwandsspende wird ausgestellt

Jedes Ereignis hat eine eigene Detailseite — klicken Sie das Info-Symbol neben der Zeile in der Konten-Zuordnung, um die genaue Buchung und die Voraussetzungen zu sehen.

#Zuordnung anpassen

Auf der Seite Konten-Zuordnung können Sie pro Ereignis das Soll- und Haben-Konto ändern. Beispiele:

• Sie führen zwei Bankkonten (Sparkasse + GLS) und wollen Pacht-Eingänge auf das GLS-Konto buchen → bei Pacht bezahlt das Soll-Konto auf 1201 GLS Bank setzen.
• Sie wollen Sachspenden auf ein eigenes Konto „Sachwerte Inventar" buchen → bei Sachspende das Soll-Konto entsprechend anpassen.

Wichtig: Änderungen wirken nur auf zukünftige Buchungen. Bereits erfolgte Buchungen bleiben unverändert (GoBD-Unveränderbarkeit) — siehe Stornobuchung.

#„Aktiv"-Schalter

Wenn Sie ein Ereignis vorübergehend nicht automatisch buchen lassen wollen — z. B. weil Sie einen Sonderfall manuell erfassen — deaktivieren Sie die Zeile in der Spalte Aktiv. Der Vorgang in der App läuft trotzdem durch (die Rechnung wird bezahlt, die Buchung bestätigt), nur das Kassenbuch bleibt unberührt.

#Mein Vorgang ist passiert — aber im Kassenbuch steht nichts. Was tun?

Wenn eine Rechnung als bezahlt markiert wurde, aber im Kassenbuch fehlt der Eintrag, liegt fast immer eine fehlende oder inaktive Konten-Zuordnung vor. Die App sendet in diesem Fall eine Benachrichtigung an den Kassenwart („Buchung übersprungen — Konten-Zuordnung fehlt"). Zur Behebung:

1. Konten-Zuordnung öffnen (Buchhaltung → Konten-Zuordnung)
2. Zeile suchen (z. B. Pacht bezahlt)
3. Soll- und Haben-Konto setzen, Aktiv einschalten, Speichern
4. Den ursprünglichen Vorgang nicht erneut auslösen — stattdessen die Buchung manuell im Kassenbuch nachholen und im Buchungstext einen Hinweis ergänzen (z. B. „Nachbuchung Rechnung RE-2026-042").

#Was wird nicht automatisch gebucht?

• Bankimport-Zeilen, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind — die müssen Sie zuerst zuordnen (siehe Plan 38d), erst danach läuft die Auto-Buchung.
• Mahngebühren / Säumniszuschläge — diese werden manuell gebucht, weil die genaue Höhe satzungsabhängig ist.
• Anfangsbestände — werden über Kontenrahmen → Anfangsbestand setzen gegen das EBK (9000) gebucht.

#Was bedeutet das für die Kassenprüfung?

Jede automatische Buchung trägt im Kassenbuch:

• die Quelle (Rechnung, Zahlung, Vereinsheim, Spende),
• den Verweis auf den auslösenden Vorgang (postable_type/postable_id) — beim Klick auf den Eintrag sieht die Prüfung den ursprünglichen Beleg,
• ein eindeutiges Buchungsdatum und einen unveränderlichen Buchungstext.

Damit ist der Prüfpfad lückenlos: vom Bankkontoauszug über die Rechnung bis zur Buchung im Kassenbuch.