Aufwandsspende — automatische Buchung

Eine Aufwandsspende entsteht, wenn ein Mitglied dem Verein gegenüber auf die Erstattung eigener Auslagen (Fahrtkosten, Materialkosten, Telefonkosten) schriftlich verzichtet. Steuerlich gilt das wie eine Geldspende — bilanziell muss aber dokumentiert sein, dass ein Erstattungsanspruch bestand und der Spender darauf verzichtet hat.

#Auslöser

• DonationReceipt mit Kategorie Aufwandsspende wird ausgestellt
• Feature Accounting aktiv

#Standardbuchung

Soll	Haben	Betrag
4900 Sonstiger Aufwand	3320 Aufwandsspenden	Wert des Verzichts

Auf der Soll-Seite wird der Aufwand gebucht, der dem Verein ohne den Verzicht entstanden wäre — auf der Haben-Seite die Spendeneinnahme. So bleibt die EÜR konsistent.

#Voraussetzungen (sehr streng)

Eine Aufwandsspende ist nur bescheinigungsfähig, wenn:

1. ein Erstattungsanspruch des Spenders vorab schriftlich (z. B. Satzung, Vorstandsbeschluss) eingeräumt wurde,
2. der Anspruch vor der Tätigkeit dokumentiert war (nicht rückwirkend),
3. der Verein ernsthaft erstattungsfähig ist (nicht permanent zahlungsunfähig),
4. der Verzicht nachträglich und schriftlich erklärt wurde,
5. der Verzicht zeitnah (in der Regel innerhalb von 3 Monaten) erklärt wurde.

Das Finanzamt prüft Aufwandsspenden regelmäßig kritisch. Im Zweifel: Steuerberater einbinden.

#Mehrwertsteuer

Da bei einer Aufwandsspende kein Geld fließt, fällt keine Umsatzsteuer an — auch wenn der Verzichtsgegenstand (z. B. Materialkauf) ursprünglich USt enthielt.