Vereinsheim – Übersicht

Mit der Funktion Vereinsheim organisiert der Verein die Buchung von Räumen und Flächen (Mehrzweckraum, Grillplatz, Werkstatt etc.) zentral in der Mitgliederverwaltung. Mitglieder fragen Termine selbst über das Portal an, der Vorstand bestätigt oder lehnt sie ab. Bestätigte Buchungen erhalten automatisch einen Zugangs­code und eine Erinnerung am Vortag.

Die Funktion steht zur Verfügung, wenn im Verein die Funktion Vereinsheim aktiviert ist. Ist sie deaktiviert, sind die Menü­einträge in der Seiten­leiste ausgeblendet (siehe Funktionen aktivieren).

Räume anlegen und Buchungen verwalten dürfen nur Rollen mit den entsprechenden Berechtigungen — standardmäßig Administrator, Vorstand und Schriftführer. Mitglieder fragen Buchungen ausschließlich über das Mitglieder­portal an.

#Was deckt das Modul ab

Bereich	Wer	Wofür
Räume (Admin)	Administrator, Vorstand	Räume und Flächen mit Kapazität, Gebühr und Genehmigungs­pflicht anlegen und pflegen — siehe Räume verwalten.
Buchungen (Admin)	Administrator, Vorstand, Schriftführer	Monats­kalender, Genehmigungs­warteschlange, Anlage von Buchungen für Mitglieder oder externe Gäste — siehe Buchungen verwalten.
Vereinsheim (Portal)	Mitglieder	Verfügbarkeit prüfen, Räume anfragen, eigene Buchungen einsehen, ändern oder stornieren — siehe Mitglieder­portal.
Mietvertrag & Rechnung (automatisch)	System	Bei Bestätigung werden Mietvertrag-PDF, Rechnung und Soll-Zahlung erzeugt — siehe Mietvertrag & Rechnung.

#Aufruf

Bei aktivierter Funktion erscheinen in der Verwaltungs­seitenleiste zwei Einträge in der Gruppe „Vereinsleben":

• Räume (Symbol: Gebäude, Amber) — Vereinsheim → Räume
• Buchungen (Symbol: Kalender, Amber) — Vereinsheim → Buchungen

Mitglieder finden im Mitglieder­portal den Eintrag Vereinsheim.

#Berechtigungen

Berechtigung	Standardrollen	Wirkung
clubhouse.rooms.manage	Administrator, Vorstand	Räume anlegen, bearbeiten, archivieren
clubhouse.bookings.view	Administrator, Vorstand, Schriftführer	Kalender und Buchungs­liste sehen
clubhouse.bookings.manage	Administrator, Vorstand, Schriftführer	Buchungen anlegen, bestätigen, ablehnen, stornieren

Mitgliedern muss keine zusätzliche Rolle gegeben werden — der Portal-Zugriff ist an die Funktion Mitglieder­portal gekoppelt.

#Wer darf was

Rolle	Räume verwalten	Buchungen verwalten	Eigene Buchung anfragen	Eigene Buchung stornieren
Administrator	Ja	Ja	–	–
Vorstand	Ja	Ja	–	–
Schriftführer	Nein	Ja	–	–
Mitglied (mit Portal-Zugang)	Nein	Nein	Ja	Ja (bis 48 h vor Beginn)
Super-Admin	Wie Administrator	Wie Administrator	–	–

#Ablauf einer Buchung

1. Ein Mitglied stellt im Portal eine Anfrage (Raum, Datum, Zeitraum, Zweck).
2. Der Vorstand erhält eine Benachrichtigung („Neue Buchungs­anfrage").
3. Im Kalender unter Buchungen zeigt der Tab Offene eine FIFO-Liste der wartenden Anfragen.
4. Bei Bestätigung wird ein 6-stelliger Zugangs­code erzeugt und per E-Mail an das Mitglied gesendet.
5. 24 Stunden vor Beginn erhält das Mitglied eine Erinnerung (stündlicher Cron-Lauf, idempotent).
6. Bei der Bestätigung erzeugt das System automatisch einen Mietvertrag als PDF und — bei kosten­pflichtigen Räumen — eine Rechnung mit Fälligkeit sowie eine Soll-Zahlung für das Mitglied. Details und die Bearbeitung der Vertrags­vorlage stehen unter Mietvertrag & Rechnung.

#Externe Buchungen

Buchungen ohne Mitglied (z. B. für Externe oder als Block­reservierung des Vorstands) können nur direkt im Admin-Bereich angelegt werden. Statt eines Mitglieds wird ein Name eingetragen — die Buchung erscheint im Kalender als „externe Buchung" und es wird keine E-Mail versendet.

#Verbindung zum KI-Support

Trifft eine Anfrage über das öffentliche Kontakt­formular ein, ordnet die KI sie ggf. der Kategorie Vereinsheim­buchung zu (siehe Posteingang & KI-Klassifikation). Im Detail einer solchen Anfrage erscheint die Schnell­aktion Buchung anlegen — sie öffnet den Buchungs-Flyout mit vorausgefüllten Daten (Mitglied, Name, Zweck = Betreff, Notiz = Original­nachricht).