Posteingang & KI-Klassifikation

Alle eingegangenen Nachrichten werden im Posteingang Anfragen gesammelt. Er ist über den Seitenleisten-Eintrag Anfragen (Sprechblasen-Symbol, indigo) erreichbar — sichtbar für Administratoren und Vorstand, sofern der Funktions-Schalter Kontaktformular aktiv ist.

URL: https://{verein}.mitgliederverwaltung.app/support

#Aufbau

#Oberer Bereich

Element	Beschreibung
Suchen	Volltextsuche über Absendername, E-Mail, Betreff und Nachrichtentext
Statistik-Karte	Zahlen zur Nutzung dieses Monats: Anfragen gesamt, klassifiziert, Top-5-Themen, durchschnittlicher Bearbeitbarkeits-Wert, Token-Verbrauch

#Filter-Tabs

Eine segmentierte Schaltflächenleiste filtert die Tabelle:

Tab	Zeigt
Alle	Sämtliche Nachrichten
Neu	Status Neu, Klassifiziert oder Entwurf — also alles, was noch Bearbeitung braucht
Dringend	Nachrichten mit KI-Dringlichkeit „hoch" und noch nicht beantwortet
Entwurf	Nachrichten mit fertigem KI-Antwortentwurf
Beantwortet	Bereits versendete Antworten
Vorstand erforderlich	Anfragen, die die KI nicht selbständig bearbeiten kann
Weitergeleitet	An ein Vorstandsmitglied oder eine Sonderaufgabe weitergeleitete Anfragen

Der ältere Filter escalated wird intern auf Vorstand erforderlich umgeleitet — bestehende Lesezeichen funktionieren weiter.

#Tabellenspalten

Spalte	Inhalt
Datum	Wann die Nachricht einging
Absender	Selbst angegebener Name + E-Mail
Kategorie	Vom Absender gewählte Kategorie
Thema	Von der KI erkanntes Thema (sofern klassifiziert)
Dringlichkeit	Badge: grün (gering), gelb (mittel), rot (hoch)
Status	Status-Badge (siehe Übersicht)
Aktionen	Drei-Punkte-Menü mit Anzeigen und kontextabhängigen Aktionen

Die Liste ist seitenweise paginiert (50 Einträge je Seite).

#Detail-Flyout

Ein Klick auf eine Zeile öffnet einen Flyout an der rechten Bildschirmseite mit allen Informationen zur Anfrage:

Kopfzeile — Status-Badge, Kategorie, Datum, Absender mit E-Mail
Originaltext — vollständiger Nachrichteninhalt inklusive Betreff und (sofern angegeben) Parzellennummer
KI-Klassifikation (aufklappbar) — Thema, Dringlichkeit, Bearbeitbarkeits-Wert (0–1), KI-Zusammenfassung, ggf. Vorschlag für eine andere Kategorie
KI-Antwortentwurf (sofern erzeugt) — siehe KI-Antwortentwürfe
Antwortbereich und Aktionsschaltflächen — Antwort senden, Entwurf neu erzeugen, weiterleiten

#Was die KI-Klassifikation tut

Sobald eine Nachricht eintrifft und der Funktions-Schalter KI-Klassifikation aktiv ist, ruft das System die Claude-API auf. Die Klassifikation ergänzt jede Nachricht um:

Thema — eine Kurzbezeichnung der Sache („Adressänderung", „Rückfrage zur Wasserrechnung" usw.)
Dringlichkeit — gering, mittel oder hoch
Bearbeitbarkeits-Wert — eine Zahl von 0,0 bis 1,0, die einschätzt, wie eindeutig sich die Anfrage automatisch beantworten lässt
Vorgeschlagene Kategorie — falls die KI eine zur Nachricht besser passende Kategorie sieht
Zusammenfassung — ein einzelner Satz, der die Anfrage auf den Punkt bringt

Die Statusänderung folgt dabei diesen Regeln:

Bedingung	Resultierender Status
Kategorie ist als „immer eskalieren" markiert	Vorstand erforderlich (kein Antwortentwurf)
Klassifikation erfolgreich, `KI-Antwortentwurf` aktiv	Wird im Anschluss zu Entwurf
Klassifikation erfolgreich, `KI-Antwortentwurf` inaktiv	Klassifiziert
KI-Aufruf scheitert (nach drei Versuchen)	Vorstand erforderlich
Token- oder Kostenlimit erreicht	Klassifikation wird übersprungen, Status bleibt Neu

#Token-Verbrauch und Limits

Jeder KI-Aufruf wird in den monatlichen KI-Nutzungsstatistiken aggregiert (Eingabe-Tokens, Ausgabe-Tokens, Anzahl Aufrufe, geschätzte Kosten in Cent). Sobald ein hinterlegtes Token- oder Kostenlimit erreicht ist, überspringt das System die KI für neue Nachrichten und reicht die Anfrage unverändert an den Vorstand weiter — die Funktion fällt also kontrolliert zurück, schlägt aber nicht fehl.

Die Limits pflegt der Plattform-Betreiber im Super-Admin-Bereich. Vereine sehen ihre aktuelle Nutzung sowie das Limit in den KI-Einstellungen.

#Berechtigungen

Aktion	Erforderliche Berechtigung
Posteingang öffnen	`association.manage_settings`
Detail-Flyout öffnen	`association.manage_settings`
Antworten / weiterleiten	`association.manage_settings`

Die Standard-Rollen Administrator und Vorstand enthalten diese Berechtigung.