Mitgliederverwaltung Mitgliederverwaltung – Dokumentation

Datenschutz

Löschung (Art. 17)

Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) ist nicht absolut: Wenn der Verein gesetzlich verpflichtet ist, bestimmte Daten weiter aufzubewahren – z. B. Rechnungen nach § 147 AO für zehn Jahre – darf er sie nicht einfach unwiderruflich entfernen. Die Mitgliederverwaltung löst das durch Anonymisierung: identifizierende Felder werden ersetzt, technische und buchhalterische Datensätze bleiben für die Aufbewahrungsfrist bestehen.

Operative Schritte für die Bearbeitung einer Löschungs-Anfrage (inkl. Ablehnungsgründe) im Entscheidungsbaum.

#Was passiert technisch?

Wenn ein Vorstand eine Löschung ausführt:

  1. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Bankverbindung und Geburtsdatum werden auf Null oder einen Platzhalter gesetzt.
  2. Der technische Mitglieds-Datensatz bleibt erhalten (mit einer technischen ID und dem Anonymisierungs-Vermerk).
  3. Verknüpfte Datensätze (Rechnungen, Zahlungen, Wasserzählerstände, Arbeitsstunden) bleiben unverändert, verlieren aber den Bezug zu einer identifizierbaren Person.
  4. Im Audit-Log wird der Vorgang dauerhaft dokumentiert (Wer, Wann, Auf welcher Grundlage).

Damit sind sowohl Art. 17 DSGVO (effektive De-Personalisierung) als auch § 147 AO und § 257 HGB (Aufbewahrungspflichten) erfüllt.

#Voraussetzungen

  • Das Mitglied muss archiviert sein (kein aktives Pacht-/Mitgliedsverhältnis mehr).
  • Es darf keine Verarbeitungs-Einschränkung (Art. 18) auf dem Datensatz aktiv sein – die müsste erst aufgehoben werden.
  • Aufrechte Gegen-Forderungen (offene Rechnungen, ausstehende Mahnungen) sollten dokumentiert sein.

#Manuelle vs. automatische Anonymisierung

Auslöser Wann
Manuell über die Mitglieder-Detailseite Vorstand entscheidet auf eine konkrete Anfrage hin.
Automatisch über die nächtliche Aufbewahrungs-Automatik Standard: drei Jahre nach Ablauf der Mitgliedschaft. Siehe Aufbewahrungsfristen.

#Was ist mit Protokollen, Inspektionsfotos, Mitschriften?

Diese Inhalte werden nicht automatisch verändert. Wenn ein Mitglied namentlich in einem Sprechstunden-Protokoll oder einer Begehungs-Notiz auftaucht, ist es Aufgabe des Verantwortlichen (Verein), die Stelle zu prüfen und ggf. zu schwärzen. Die App stellt die Anonymisierungs-Werkzeuge, die rechtliche Einschätzung bleibt beim Verein.