Briefe & Rechnungen – Übersicht

Mit dem Modul Briefe & Rechnungen legen Sie eigene Vorlagen für wiederkehrende Sonderfälle an, die nicht zum normalen Rechnungslauf gehören — z.B. eine Anpassung der Müllgebühr nach einer Tonnen-Umstellung, eine Pauschale für eine Tonnenlieferung oder eine Versäumnisgebühr nach einer verpassten Wasserablesung.

Vorlagen werden einmalig im Admin-Bereich angelegt und stehen anschließend in der Mitglieder- und Parzellen-Liste unter „Schreiben erstellen“ als Versand-Aktion zur Verfügung. Je nach Vorlage entsteht entweder ein Brief (PDF-Schreiben) oder eine Rechnung (mit Buchungsposten und Mahnwesen).

#Wann lohnt sich eine Vorlage?

Eine Vorlage spart Zeit, wenn Sie denselben Vorgang mehrfach pro Jahr brauchen. Typische Fälle:

Anlass	Ausgabe	Beispiel
Müllgebühr neu berechnen	Rechnung	Mitglied wechselt von Mai–Okt auf März–Okt
Tonnenlieferung	Rechnung	BSR liefert Mülltonne, Pauschale wird weiterberechnet
Versäumnisgebühr Begehung	Brief	Mitglied war zum vereinbarten Termin nicht da
Versäumnisgebühr Wasserablesung	Brief	Wasserwart musste zweimal kommen
Allgemeines Mitglieder-Schreiben	Brief	Hinweis zu einem Einzelfall

Für einmalige, völlig freie Schreiben lohnt sich keine Vorlage — dafür ist das Modul nicht gedacht.

#Vorlage anlegen

In der Sidebar Vereinseinstellungen öffnen und im Tab-Menü „Briefe & Rechnungen“ wählen. Über „Neu“ öffnet sich der Editor.

Folgende Felder sind auszufüllen:

Name — interne Bezeichnung der Vorlage (z.B. „Müll-Anpassung").
Ausgabe — Brief (nur PDF + optional E-Mail/Postversand) oder Rechnung (zusätzlich Buchungsposten + Zahlungsverfolgung).
Auslöser — Mitglied oder Parzelle. Steuert, in welcher Zeile die Vorlage später erscheint.
Betreff/Titel — Betreffzeile des Briefes oder Titel der Rechnung. Platzhalter wie {{ member_name }} sind erlaubt.
Nachrichtentext — Hauptteil des Schreibens. Rechts neben dem Editor sehen Sie die Platzhalter-Palette — ein Klick fügt den Platzhalter an der Cursorposition ein.

#Platzhalter

Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die echten Werte ersetzt. Es gibt drei Sorten:

#Eingebaute Platzhalter

Diese sind immer verfügbar und beziehen sich auf den Empfänger und den Verein:

Platzhalter	Wert
`{{ member_name }}`	Vor- und Nachname (z.B. „Anna Müller")
`{{ member_last_name }}`	Nur Nachname
`{{ member_salutation }}`	„Sehr geehrte Frau Müller" / „Sehr geehrter Herr …"
`{{ member_address }}`	Vollständige Postanschrift, mehrzeilig
`{{ plot_number }}`	Parzellennummer
`{{ plot_size }}`	Parzellengröße in m²
`{{ association_name }}`	Vereinsname
`{{ today }}`	Heutiges Datum (TT.MM.JJJJ)
`{{ year }}`	Aktuelles Jahr (vierstellig, z.B. „2026") — nützlich für Betreffzeilen wie „Beitrag {{ year }}"
`{{ board_signature }}`	„Vorstand <Vereinsname>"

#Berechnete Platzhalter

Diese werden zur Laufzeit aus anderen Daten ermittelt. Wenn keine Daten vorliegen, bleibt der Platz leer:

Platzhalter	Wert	Quelle
`{{ waste_diff }}`	Differenz aktuelle vs. vorherige Müll-Konfiguration	Letzte zwei `Waste`-Einträge des Mitglieds
`{{ waste_old_period }}` / `{{ waste_new_period }}`	„Mai – Oktober"	dito
`{{ waste_old_size }}` / `{{ waste_new_size }}`	Tonnengröße	dito
`{{ dustbin_delivery_fee }}`	Liefergebühr Mülltonne	Jahressatz → Sondergebühren
`{{ inspection_miss_fee }}`	Versäumnisgebühr Begehung	Jahressatz → Sondergebühren
`{{ water_reading_miss_fee }}`	Versäumnisgebühr Wasserablesung	Jahressatz → Sondergebühren

Die drei Sondergebühren-Beträge pflegen Sie unter Vereinseinstellungen → Jahressätze → Sondergebühren je Jahr.

#Eigene Felder

„Eigene Felder" sind Eingaben, die der Bediener beim Versand ausfüllt — typischerweise einen Betrag oder ein Datum, das pro Fall anders ist. Sie definieren in der Vorlage welche Eingaben abgefragt werden, der Bediener füllt sie später aus.

Pro Feld legen Sie fest:

Spalte	Bedeutung
Name (Slug)	Technischer Bezeichner in `snake_case` (z.B. `amount`, `termin`). Wird zum Platzhalter `{{ custom.<name> }}`.
Beschriftung	Label, das im Versand-Flyout angezeigt wird (z.B. „Betrag (€)").
Typ	`Text` / `Zahl` / `Geldbetrag (€)` / `Datum` — bestimmt das Eingabefeld und die Formatierung.
Pflicht	Wenn aktiviert, erscheint ein roter Stern; ohne Wert ist der Versand nicht möglich.

Beispiel: Müll-Anpassung

Eigenes Feld: Name amount, Beschriftung „Betrag (€)", Typ Geldbetrag (€), Pflicht: an
Im Nachrichtentext: „Wir berechnen Ihnen die Differenz von {{ custom.amount }} für die Anpassung Ihres Müllvertrages."

Beim Versand erscheint im Flyout ein Eingabefeld „Betrag (€) *". Tippt der Bediener „45,00", liest das fertige Schreiben: „… Differenz von 45,00 € für die Anpassung …".

Bezieht sich der Nachrichtentext zusätzlich auf {{ waste_diff }} und gibt es ein Feld namens amount, wird der Wert automatisch aus den letzten beiden Müll-Einträgen vorgeschlagen — der Bediener kann ihn bei Bedarf überschreiben.

#Rechnungen konfigurieren

Bei Ausgabe = Rechnung erscheint zusätzlich der Block „Rechnungspositionen". Pro Position legen Sie fest:

Spalte	Bedeutung
Bezeichnung	Label der Rechnungsposition. Entweder ein fester Text (z.B. „Anpassung Müllgebühr") oder — wenn die Beschriftungsquelle auf „Aus Eingabefeld" steht — wird die Bezeichnung beim Versand aus dem Wert des gewählten Eigenen Feldes übernommen (per Typ formatiert: Geldbeträge als „45,00 €", Daten als TT.MM.JJJJ).
Betragsquelle	Woher der Betrag kommt — eines der „Eigenen Felder", eine Sondergebühr aus dem Jahressatz oder die berechnete Müll-Differenz.
MwSt. %	Mehrwertsteuersatz (in der Regel `0` für Vereine).

Beispiel: Periode + Betrag in einer Position

Sie können in einer einzigen Rechnungsposition sowohl ein Beschriftungs- als auch ein Betragsfeld verarbeiten:

Eigenes Feld period (Typ Text, z.B. „120l - April - Oktober")
Eigenes Feld amount (Typ Geldbetrag (€), z.B. „85,00")
Rechnungsposition mit Beschriftungsquelle = period und Betragsquelle = amount

Beim Versand erscheint auf der Rechnung: „120l - April - Oktober … 85,00 €". Bleibt das Beschriftungsfeld leer, fällt die Position auf den Standard „Position" zurück.

Außerdem:

Buchungstext — wird als Verwendungszweck im Banking gezeigt; Platzhalter erlaubt.
Zahlungsfrist (Tage) — Anzahl Tage ab heute bis zum Fälligkeitsdatum (Standard: 14).

Eine Rechnung erzeugt automatisch eine Forderung im Zahlungsmodul — das normale Mahnwesen greift, sobald die Frist abgelaufen ist.

#Schreiben erstellen (Versand)

Der Versand-Flyout ist an drei Stellen erreichbar:

Mitglieder-Liste → Drei-Punkte-Menü einer Zeile → „Schreiben erstellen"
Parzellen-Liste → Drei-Punkte-Menü einer Zeile → „Schreiben erstellen"
aus dem Flyout „Briefe & E-Mails" (Korrespondenz-Verlauf) → Button „Schreiben erstellen" im Footer

Schritt für Schritt:

Vorlage wählen — die Liste enthält nur aktive Vorlagen, deren Auslöser zur Zeile passt (Mitglied vs. Parzelle).
Eingaben ausfüllen — die in der Vorlage definierten „Eigenen Felder" erscheinen als Eingabemaske. Geldbeträge werden als „45,00" eingegeben und automatisch in „45,00 €" umgewandelt; Daten werden als Datums-Picker dargestellt.
Vorschau prüfen — direkt darunter sehen Sie das gerenderte Schreiben mit allen ersetzten Platzhaltern. Die Vorschau aktualisiert sich beim Tippen.
Versand wählen:
- E-Mail — wird sofort versendet, sobald die Vorlage als E-Mail-Empfänger den Adressaten erreicht. Nur sichtbar, wenn das Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat.
- Brief (LetterXpress) — physischer Versand über den Briefversand. Nur sichtbar, wenn LetterXpress eingerichtet ist.
- Nur generieren — erzeugt das PDF und legt es als Dokument am Mitglied bzw. an der Parzelle ab — kein Versand.
Erstellen — bestätigt den Versand. Das fertige Schreiben erscheint automatisch im „Briefe & E-Mails"-Verlauf des Mitglieds.

#Schreiben löschen

Nur unversendete Schreiben können gelöscht werden — also solche, die mit der Versand-Option „Nur generieren" erzeugt wurden und weder als E-Mail noch als physischer Brief verschickt sind. Sobald ein Schreiben den Empfänger erreicht hat, bleibt es zur Nachvollziehbarkeit dauerhaft im Verlauf.

Vorgehen:

Im Mitglieder- oder Parzellen-Verlauf „Briefe & E-Mails" öffnen.
Beim betreffenden Eintrag (Symbol: orange) das Drei-Punkte-Menü → „Löschen" wählen.
Bestätigen.

Was beim Löschen passiert:

Die hinterlegte PDF-Datei wird vom Speicher entfernt.
Bei einem Brief-Schreiben verschwindet der Eintrag rückstandsfrei aus dem Verlauf.
Bei einer Rechnung wird zusätzlich die zugehörige Rechnung endgültig gelöscht und die Forderungs-Buchung im Zahlungsmodul entfernt — so wird die Rechnungsnummer wieder freigegeben und kann von der nächsten neu erstellten Rechnung wiederverwendet werden.

Bereits versendete Schreiben (E-Mail oder physischer Brief) zeigen den „Löschen"-Eintrag nicht an.

#Berechtigungen

Aktion	Berechtigung
Vorlagen anlegen, bearbeiten, löschen	`association.manage_settings`
Schreiben erstellen (Brief)	`members.manage` (im Mitgliederkontext) bzw. `plots.manage` (im Parzellenkontext)
Schreiben erstellen (Rechnung)	zusätzlich `invoices.manage`
Versendete Schreiben im Verlauf sehen	`members.view` bzw. `plots.view`
Unversendete Schreiben löschen	gleiche Berechtigung wie zum Erstellen

#Was wird gespeichert?

Pro Versand wird eine Momentaufnahme angelegt: gerenderter Betreff, gerenderter Text, eingegebene Feldwerte, der erstellte PDF und — bei Rechnungen — die verknüpfte Rechnung. Diese Momentaufnahme bleibt unverändert, auch wenn Sie die Vorlage später ändern oder löschen. So bleibt nachvollziehbar, was tatsächlich an das Mitglied gegangen ist.