Einwilligungen (Art. 7)

Einwilligungen sind nach Art. 7 DSGVO nur dann gültig, wenn sie freiwillig, informiert, eindeutig und nachweisbar erteilt wurden – und genauso einfach widerruflich, wie sie erteilt wurden. Die Mitgliederverwaltung speichert deshalb für jede Einwilligung den genauen Zeitpunkt, die Version des angezeigten Textes und die Quelle (Portal, Papier, Onboarding, Migration).

#Brauche ich überhaupt eine Einwilligung?

Häufiger Irrtum: nicht alles braucht eine Einwilligung. Die DSGVO kennt sechs Rechtsgrundlagen (Art. 6 Abs. 1). Für einen Kleingartenverein sind drei davon relevant:

Verarbeitung	Rechtsgrundlage	Einwilligung nötig?
Mitgliederverwaltung (Stammdaten, Pacht, Beiträge)	Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b)	Nein — ohne diese Daten geht der Mitgliedsvertrag nicht.
Rechnungen, Buchhaltung, Pflichtmeldungen	Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c)	Nein — Pflicht aus AO/HGB.
Wasser/Müll-Verbrauchserfassung	Vertrag bzw. berechtigtes Interesse (lit. b/f)	Nein — Teil der Mitgliedschaft.
Newsletter / Marketing-Mails	Einwilligung (lit. a)	Ja — frei widerruflich, dokumentiert.
Veröffentlichung von Fotos auf der Vereinswebsite	Einwilligung (lit. a)	Ja — pro Person und Kategorie.
Geburtstags-Glückwünsche an Mitglieder	Berechtigtes Interesse (lit. f)	Empfohlen, aber rechtlich umstritten. Vorsicht.

Wenn unklar: lieber Einwilligung einholen — schadet nie, schafft Transparenz.

#Welche Einwilligungen werden erfasst?

Standardmäßig:

Datenschutz-Kenntnisnahme (bei Annahme der Einladung) – pro veröffentlichter Version der Datenschutzerklärung.
Newsletter / Marketing – jederzeit widerruflich.

Vereine können je nach Bedarf weitere Kategorien hinzufügen (z. B. „Veröffentlichung von Mitgliederfotos auf der Vereinswebsite“).

#Im Mitgliederportal

Datenschutz öffnen.
Im Abschnitt „Einwilligungen“ findet sich pro Kategorie ein Schalter mit dem zugrunde liegenden Text.
Erteilen schreibt einen neuen Eintrag in die Einwilligungs-Historie.
Widerrufen schreibt ebenfalls einen neuen Eintrag (die Historie ist append-only – nichts wird überschrieben oder gelöscht).

Zusätzlich gibt es auf der Datenschutz-Seite den Schalter „Newsletter und Vereinsnachrichten erhalten“. Er wirkt wie die Newsletter-Kategorie im Einwilligungs-Center: Einschalten erteilt die Newsletter-Einwilligung, Ausschalten legt einen Werbe-Widerspruch an und widerruft damit alle werblichen Einwilligungen (Newsletter und Geburtstagsliste). Schalter und Einwilligungs-Center zeigen danach denselben Stand.

#Im Admin-Bereich

Vorstände sehen pro Mitglied im DSGVO-Flyout (Zeileneintrag Datenkopie (DSGVO) in der Mitgliederliste, in der Archiv-Liste DSGVO-Aktionen) eine schreibgeschützte Liste aller Einwilligungen und Widerrufe mit Zeitstempel, Textversion und Quelle. Änderungen erfolgen nur durch das Mitglied selbst oder über den Spezialfall „Papier-Einwilligung erfassen“ (für Mitglieder ohne Portal-Zugang). Das Erfassen steht nur Benutzern zur Verfügung, die das Mitglied bearbeiten dürfen.

Hat ein Mitglied Widerspruch gegen Werbe-E-Mails eingelegt, lässt sich dieser im selben Flyout aufheben (ebenfalls nur mit Bearbeitungsrecht). Das Aufheben erteilt keine Einwilligung (Art. 7 Abs. 2 DSGVO verlangt ein ausdrückliches Opt-in des Mitglieds) und setzt deshalb auch kein Datum bei „Newsletter seit“. Liegt eine schriftliche Einwilligung vor, erfassen Sie sie als Papier-Einwilligung.

#„Newsletter seit“ in den Stammdaten

Das Datum „Newsletter seit“ (im Mitgliederportal unter Mitgliedschaft, im Admin-Flyout Mitgliedschaft bearbeiten) wird nicht mehr von Hand gepflegt. Es ergibt sich aus der Newsletter-Einwilligung:

Vorgang	Auswirkung auf „Newsletter seit“
Einwilligung erteilen (Einwilligungs-Center oder Portal-Schalter einschalten)	Datum der Einwilligung (heute)
Einwilligung erneut bestätigen (Link aus der Re-Confirmation-Mail)	Bleibt beim ursprünglichen Datum, wenn die Einwilligung noch besteht; sonst heute
Papier-Einwilligung erfassen (Zweck „Newsletter“)	Datum der Erfassung
Einwilligung widerrufen (Einwilligungs-Center oder Portal-Schalter ausschalten)	Wird geleert
Abmeldelink in einer Vereins-E-Mail	Wird geleert
Werbe-Widerspruch aufheben (Admin)	Unverändert — es wird keine Einwilligung erteilt

Im Flyout Mitgliedschaft bearbeiten ist das Feld deshalb nur noch eine Anzeige. Wer es ändern möchte, nutzt die Einwilligungs-Verwaltung — im Admin-Bereich über „Papier-Einwilligung erfassen“ im DSGVO-Flyout.

Beim Anlegen eines Mitglieds kann „Newsletter seit“ weiterhin eingetragen werden (z. B. aus der Beitrittserklärung). Daraus entsteht automatisch eine Newsletter-Einwilligung als Bestandsfall (Übergangsregelung, siehe unten) mit genau diesem Datum.

#Einmaliger Abgleich der Bestandsdaten

Mit der Umstellung wurden die vorhandenen Daten einmalig abgeglichen, und zwar in jedem Verein und für alle Mitglieder einschließlich der archivierten. Maßgeblich war die Einwilligungs-Historie:

Einwilligung erteilt → „Newsletter seit“ wurde auf das Datum der Einwilligung gesetzt.
Einwilligung widerrufen → „Newsletter seit“ wurde geleert.
Datum eingetragen, aber keine Newsletter-Einwilligung vorhanden → Für das Mitglied wurde eine Einwilligung als Bestandsfall mit diesem Datum angelegt.

Mitglieder ohne Datum und ohne Einwilligung blieben unverändert.

#Bestandsmitglieder (Newsletter)

Mitglieder, die vor Einführung der Einwilligungs-Verwaltung im Newsletter waren, gelten als grandfathered (Übergangsregelung). Vereine können optional einen Re-Confirmation-Lauf starten: Eine einmalige E-Mail bittet alle Bestandsempfänger, ihre Einwilligung erneut zu bestätigen. Wer nicht bestätigt, wird aus dem Verteiler entfernt: Die Bestands-Einwilligung wird widerrufen und „Newsletter seit“ geleert.

#Textversionierung

Jeder erteilten Einwilligung ist die Version des angezeigten Textes beigeheftet. Wenn der Verein die Datenschutzerklärung später ändert, bleiben die alten Einwilligungen mit ihrer ursprünglichen Textversion verbunden – das ist der DSGVO-Beweis, dass das Mitglied diesen konkreten Text gesehen hat.