Datenschutz
Einwilligungen (Art. 7)
Einwilligungen sind nach Art. 7 DSGVO nur dann gültig, wenn sie freiwillig, informiert, eindeutig und nachweisbar erteilt wurden – und genauso einfach widerruflich, wie sie erteilt wurden. Die Mitgliederverwaltung speichert deshalb für jede Einwilligung den genauen Zeitpunkt, die Version des angezeigten Textes und die Quelle (Portal, Papier, Onboarding, Migration).
#Brauche ich überhaupt eine Einwilligung?
Häufiger Irrtum: nicht alles braucht eine Einwilligung. Die DSGVO kennt sechs Rechtsgrundlagen (Art. 6 Abs. 1). Für einen Kleingartenverein sind drei davon relevant:
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage | Einwilligung nötig? |
|---|---|---|
| Mitgliederverwaltung (Stammdaten, Pacht, Beiträge) | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) | Nein — ohne diese Daten geht der Mitgliedsvertrag nicht. |
| Rechnungen, Buchhaltung, Pflichtmeldungen | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) | Nein — Pflicht aus AO/HGB. |
| Wasser/Müll-Verbrauchserfassung | Vertrag bzw. berechtigtes Interesse (lit. b/f) | Nein — Teil der Mitgliedschaft. |
| Newsletter / Marketing-Mails | Einwilligung (lit. a) | Ja — frei widerruflich, dokumentiert. |
| Veröffentlichung von Fotos auf der Vereinswebsite | Einwilligung (lit. a) | Ja — pro Person und Kategorie. |
| Geburtstags-Glückwünsche an Mitglieder | Berechtigtes Interesse (lit. f) | Empfohlen, aber rechtlich umstritten. Vorsicht. |
Wenn unklar: lieber Einwilligung einholen — schadet nie, schafft Transparenz.
#Welche Einwilligungen werden erfasst?
Standardmäßig:
- Datenschutz-Kenntnisnahme (bei Annahme der Einladung) – pro veröffentlichter Version der Datenschutzerklärung.
- Newsletter / Marketing – jederzeit widerruflich.
Vereine können je nach Bedarf weitere Kategorien hinzufügen (z. B. „Veröffentlichung von Mitgliederfotos auf der Vereinswebsite").
#Im Mitgliederportal
- Datenschutz öffnen.
- Im Abschnitt „Einwilligungen" findet sich pro Kategorie ein Schalter mit dem zugrunde liegenden Text.
- Erteilen schreibt einen neuen Eintrag in die Einwilligungs-Historie.
- Widerrufen schreibt ebenfalls einen neuen Eintrag (die Historie ist append-only – nichts wird überschrieben oder gelöscht).
#Im Admin-Bereich
Vorstände sehen pro Mitglied eine schreibgeschützte Liste aller Einwilligungen und Widerrufe mit Zeitstempel, Textversion und Quelle. Änderungen erfolgen nur durch das Mitglied selbst oder über den Spezialfall „Papier-Einwilligung dokumentieren" (für Mitglieder ohne Portal-Zugang).
#Bestandsmitglieder (Newsletter)
Mitglieder, die vor Einführung der Einwilligungs-Verwaltung im Newsletter waren, gelten als grandfathered (Übergangsregelung). Vereine können optional einen Re-Confirmation-Lauf starten: Eine einmalige E-Mail bittet alle Bestandsempfänger, ihre Einwilligung erneut zu bestätigen. Wer nicht bestätigt, wird aus dem Verteiler entfernt.
#Textversionierung
Jeder erteilten Einwilligung ist die Version des angezeigten Textes beigeheftet. Wenn der Verein die Datenschutzerklärung später ändert, bleiben die alten Einwilligungen mit ihrer ursprünglichen Textversion verbunden – das ist der DSGVO-Beweis, dass das Mitglied diesen konkreten Text gesehen hat.