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Buchhaltung

DATEV-Export – Buchungsstapel für den Steuerberater

Der DATEV-Export erzeugt aus den Journalbuchungen eines Zeitraums einen klassischen Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF v9). Damit kann Ihr Steuerberater die Buchhaltung des Vereins direkt in DATEV-Unternehmen-Online oder DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen importieren — ohne dass der Verein die Daten doppelt erfassen muss.

#Wofür der Export gedacht ist {#wofuer}

Vereine, die einen Steuerberater mit der Erstellung von Jahresabschluss, Anlage EÜR oder Körperschaft­steuererklärung beauftragen, übergeben die Buchhaltung meist als DATEV-Stapel. Wer keinen Steuerberater nutzt, braucht den Export nicht — die Auswertungen (EÜR, Saldenliste, §64-AO-Sphären, Jahresabschluss-PDF) reichen für Mitgliederversammlung und Kassenprüfer.

#Voraussetzungen {#voraussetzungen}

Bevor Sie exportieren können, müssen in den Vereinseinstellungen → DATEV-Export zwei Nummern hinterlegt sein:

  • Beraternummer — vom Steuerberater vergeben, identifiziert die Kanzlei
  • Mandantennummer — beim Steuerberater die Nummer Ihres Vereins
  • Wirtschaftsjahr-Beginn — Format MM-TT, fast immer 01-01

Diese Angaben erhalten Sie direkt vom Steuerberater. Ohne sie würde der Import in DATEV scheitern.

#Wie exportiere ich? {#exportieren}

  1. Auswertungen öffnen → Karte „DATEV-Export" anklicken
  2. Zeitraum wählen (Standard: aktuelles Jahr)
  3. Vorschau zeigt den Header und die ersten 10 Buchungen — Sie sehen sofort, ob Konten und Beträge plausibel aussehen
  4. Herunterladen lädt die Datei DATEV-Stapel-<verein>-<von>-<bis>.csv auf Ihren Rechner

Die Datei können Sie per E-Mail oder über DATEV-Unternehmen-Online an die Kanzlei senden.

#Was steckt drin? {#format}

Der Stapel ist eine CSV-Datei mit zwei Kopfzeilen:

  1. Format-/Metaheader (EXTF;700;21;…) — Versionsnummer, Berater- und Mandantennummer, Zeitraum, Wirtschaftsjahr
  2. Spaltenüberschriften — Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld 1, Buchungstext usw.

Danach folgt eine Zeile je Journalbuchung im gewählten Zeitraum:

  • Umsatz im deutschen Format 1234,56 (Komma als Dezimaltrennzeichen)
  • Konto / Gegenkonto aus dem SKR42-Kontenrahmen
  • Belegdatum im DATEV-Standardformat TTMM
  • Belegfeld 1 = unsere interne Referenz (max. 36 Zeichen)
  • Buchungstext = unsere Buchungsbeschreibung (max. 60 Zeichen)
  • Stornobuchungen werden mit­exportiert — sie bleiben in der Buchhaltung sichtbar und müssen auch beim Steuerberater nachvollziehbar sein

Die Datei ist in Windows-1252 kodiert (DATEV-Konvention) und nutzt Semikolon als Spaltentrennzeichen. Beim Import in DATEV wird sie automatisch erkannt.

#Welche Buchungen werden exportiert? {#scope}

Alle Buchungen mit Belegdatum im gewählten Zeitraum — unabhängig davon, ob sie manuell erfasst, per Bankimport gebucht oder automatisch aus Rechnungen, Zahlungen, Spendenbescheinigungen oder Vereinsheim-Buchungen erzeugt wurden. Der Steuerberater erhält damit ein vollständiges, mit der App synchronisiertes Bild des Geschäftsjahres.

#Was, wenn der Steuerberater Fehler meldet? {#fehler}

DATEV ist beim Import streng — wenn etwas nicht passt, lehnt das System die Datei mit konkreter Fehlermeldung ab. Häufige Ursachen:

  • Beraternummer / Mandantennummer falsch → in den Vereinseinstellungen korrigieren und erneut exportieren
  • Wirtschaftsjahr-Beginn weicht ab → mit der Kanzlei abklären, dann in den Einstellungen anpassen
  • Konto unbekannt in DATEV-Kanzlei → der Steuerberater muss das Konto im DATEV-Mandantenstamm anlegen oder eine Konten-Zuordnung hinterlegen. Sub-plan 38h liefert noch keine separate Stammdaten-Datei — bei Bedarf melden, dann wird dieser Schritt nachgereicht.

Da der Export reine Buchungsdaten überträgt und nichts in der App verändert, können Sie ihn beliebig oft erneut ausführen — der vorherige Versuch hat keine Spuren hinterlassen.

#Verhältnis zu den Auswertungen {#verhaeltnis}

Die in Auswertungen angezeigten Berichte (EÜR, GuV, Saldenliste, Kontenblatt, §64-AO-Sphären) sind die vereinsinterne Sicht. Der DATEV-Export hingegen ist die kanzleiseitige Sicht: die Rohdaten in dem Format, das der Steuerberater weiterverarbeitet. Beide stützen sich auf dieselben Journalbuchungen — eine Diskrepanz zwischen App-Bericht und DATEV-Auswertung gibt es nicht.