Jahresabschluss – Geschäftsjahr abschließen und vortragen

Mit dem Jahresabschluss wird ein Geschäftsjahr formal beendet. Danach sind keine neuen Buchungen mehr mit Belegdatum in diesem Jahr möglich, die Schlussbilanz der Bestandskonten wird festgeschrieben und gleichlautend als Anfangsbestand ins Folgejahr vorgetragen. Das Jahresabschluss-PDF bündelt alle Auswertungen, die der Mitgliederversammlung vorgelegt werden.

#Wann schließe ich ein Jahr ab? {#wann}

Üblicherweise nach Abschluss aller Buchungen des Geschäftsjahres und vor der Mitgliederversammlung. Voraussetzungen:

alle Bank- und Kassenbuchungen des Jahres sind erfasst (Kassenbuch, Bankimport)
ausstehende Rechnungen sind entweder verbucht oder bewusst ins Folgejahr verschoben
der Kassenwart hat EÜR, Saldenliste und §64-AO-Sphären in den Auswertungen geprüft

Sobald das Jahr abgeschlossen ist, kann es nur noch durch einen Administrator wieder geöffnet werden — siehe weiter unten.

#Was passiert beim Abschluss? {#schliessen}

Periode abschließen löst diese Schritte in einer Transaktion aus:

Bestände vortragen — Für jedes Bestandskonto (Aktiv / Passiv / Eigenkapital) mit einem Saldo ≠ 0 erzeugt die App zwei spiegelbildliche Buchungen:
- eine Schlussbilanz-Buchung auf das Konto 9001 SBK zum 31.12. des abgeschlossenen Jahres
- eine Anfangsbestand-Buchung vom Konto 9000 EBK zum 1.1. des Folgejahres
Buchungen sperren — Jede Buchung mit Belegdatum im Jahr erhält einen gesperrt-Stempel. Sie sind weiterhin sichtbar, können aber nicht mehr geändert oder per Storno korrigiert werden, solange das Jahr geschlossen ist.
Periode markieren — Der Periodensatz wechselt von geöffnet zu abgeschlossen und merkt sich Datum und Benutzer.

Erfolgskonten (Erträge / Aufwendungen) werden nicht vorgetragen — sie starten jedes Jahr bei null und werden im neuen Jahr wieder aufgebaut.

Der Vorgang ist idempotent: Ein zweiter Klick auf „Periode abschließen" erzeugt keine doppelten Vortragsbuchungen, sondern stellt nur sicher, dass alles korrekt gesperrt und vorgetragen ist.

#Das Jahresabschluss-PDF

Nach dem Abschluss erscheint der Button „PDF herunterladen". Das mehrseitige Dokument enthält:

Deckblatt mit Vereinsname, Geschäftsjahr und Datum
Einnahmen-Überschuss-Rechnung des Jahres
Saldenliste zum 31.12. mit Soll- / Haben-Summen pro Konto
§64 AO Vier-Sphären-Übersicht mit Warnung bei Überschreiten der Besteuerungsgrenze von 45.000 €
Spendenliste mit allen ausgestellten Spendenbescheinigungen des Jahres
Unterschriftsblatt für Vorstand und beide Kassenprüfer

Das PDF wird bei jedem Aufruf frisch aus den aktuellen Daten erzeugt — es gibt keinen statischen Snapshot.

#Wieder öffnen — Ausnahmefall {#wieder-oeffnen}

Manchmal stellt sich nach der Mitgliederversammlung heraus, dass eine Buchung fehlt oder falsch war. Ein Administrator (nicht Vorstand, nicht Kassenwart) kann das Jahr dafür wieder öffnen:

die Periode wechselt zurück auf geöffnet
der Sperrstempel wird von allen Buchungen des Jahres entfernt — Stornobuchungen sind wieder möglich
die SBK-/EBK-Vortragsbuchungen bleiben bestehen und müssen ggf. manuell storniert werden, falls neu vorgetragen werden soll
der Vorgang wird im Audit-Log dokumentiert (Wer? Wann? Welches Jahr?)

Diese Einschränkung auf die Admin-Rolle ist bewusst gewählt: Die Unveränderbarkeit der Bücher (GoBD) ist ein zentrales Versprechen an Steuerprüfer und Kassenprüfer. Ein wieder geöffnetes Jahr sollte die absolute Ausnahme bleiben — und immer mit einer Notiz im Sitzungsprotokoll dokumentiert werden, damit der Audit-Log-Eintrag nachvollziehbar bleibt.

#Verhältnis zu den Auswertungen

Die einzelnen Berichte unter Auswertungen sind während des laufenden Jahres die Arbeitsgrundlage. Der Jahresabschluss verdichtet sie zu einem unveränderlichen Stand zum Jahresende und ergänzt das Unterschriftsblatt für die Kassenprüfer.

Saldenliste und EÜR: bilden die Datengrundlage des PDFs
§64-AO-Sphären: wird mitgedruckt, inkl. Hinweis bei Überschreitung der Besteuerungsgrenze
Spendenliste: wird aus den ausgestellten Spendenquittungen des Jahres zusammengestellt