Jahresabschluss – Geschäftsjahr abschließen und vortragen

Mit dem Jahresabschluss wird ein Geschäftsjahr formal beendet. Danach sind keine neuen Buchungen mehr mit Belegdatum in diesem Jahr möglich, die Schlussbilanz der Bestandskonten wird festgeschrieben und gleichlautend als Anfangsbestand ins Folgejahr vorgetragen. Das Jahresabschluss-PDF bündelt alle Auswertungen, die der Mitgliederversammlung vorgelegt werden.

#Wann schließe ich ein Jahr ab? {#wann}

Üblicherweise nach Abschluss aller Buchungen des Geschäftsjahres und vor der Mitgliederversammlung. Voraussetzungen:

alle Bank- und Kassenbuchungen des Jahres sind erfasst (Kassenbuch, Bankimport)
ausstehende Rechnungen sind entweder verbucht oder bewusst ins Folgejahr verschoben
der Kassenwart hat EÜR, Saldenliste und §64-AO-Sphären in den Auswertungen geprüft

Die Jahresauswahl reicht vom ersten Jahr mit Buchungen bis zum Vorjahr. Abschließen dürfen Benutzer:innen mit der Berechtigung Buchhaltung verwalten (standardmäßig Administrator, Schatzmeister und Kassenwart).

#Reihenfolge der Abschlüsse {#reihenfolge}

Die App achtet darauf, dass die Jahre lückenlos nacheinander abgeschlossen werden. „Periode abschließen“ ist deaktiviert — und der Grund steht direkt daneben —, wenn

das Jahr noch nicht beendet ist (das laufende Jahr kann nicht abgeschlossen werden),
ein früheres Jahr mit Buchungen noch offen ist — auch wenn dazwischen leere Jahre liegen („Schließen Sie zuerst das Geschäftsjahr 2020 ab.“),
das Folgejahr bereits abgeschlossen ist.

#Prüfliste vor dem Abschluss {#pruefliste}

Vor dem Abschluss zeigt der Bestätigungsdialog eine Prüfliste:

Vorjahr — ist das letzte frühere Jahr mit Buchungen abgeschlossen?
Soll = Haben — stimmen die Summen der Saldenliste überein?
Anzahl Buchungen des Jahres
Konten mit negativem Saldo (z. B. eine überzogene Kasse)
Anfangsbestand vorhanden — wurde für das Jahr ein Anfangsbestand gebucht?

Hinweise blockieren den Abschluss nicht; sie sollen Sie auf Auffälligkeiten aufmerksam machen. Mit Abbrechen (oder Escape) wird nichts gebucht.

#Was passiert beim Abschluss? {#schliessen}

Periode abschließen löst diese Schritte in einer Transaktion aus:

Erfolgskonten abschließen — Der Jahressaldo jedes Ertrags- und Aufwandskontos wird auf das Konto 2900 Vereinsvermögen gebucht. Der Überschuss (oder Fehlbetrag) des Jahres landet damit im Vereinsvermögen; die Erfolgskonten starten im Folgejahr bei null.
EBK glattstellen — Der Saldo des Kontos 9000 EBK im abgeschlossenen Jahr (also die Anfangsbestände) wird ebenfalls auf 2900 übertragen.
Bestände vortragen — Für jedes Bestandskonto (Aktiv / Passiv / Eigenkapital, einschließlich 2900) mit einem Saldo ≠ 0 erzeugt die App zwei spiegelbildliche Buchungen:
- eine Schlussbilanz-Buchung auf das Konto 9001 SBK zum 31.12. des abgeschlossenen Jahres
- eine Anfangsbestand-Buchung vom Konto 9000 EBK zum 1.1. des Folgejahres
Buchungen sperren — Jede Buchung mit Belegdatum im Jahr erhält einen gesperrt-Stempel. Sie sind weiterhin sichtbar, können aber nicht mehr geändert oder per Storno korrigiert werden, solange das Jahr geschlossen ist.
Periode markieren — Der Periodensatz wechselt von geöffnet zu abgeschlossen und merkt sich Datum und Benutzer.

Nach dem Abschluss stehen 9000 EBK und 9001 SBK für das abgeschlossene Jahr auf null.

Negative Salden sind kein Hindernis: Ein überzogenes Konto wird mit vertauschten Soll-/Haben-Seiten vorgetragen und beginnt das Folgejahr mit demselben negativen Bestand.

Der Vorgang ist idempotent: Ein zweiter Lauf erzeugt keine doppelten Vortragsbuchungen. Weicht ein bestehender Vortrag vom neu berechneten Betrag ab, wird er storniert und neu gebucht.

#Das Jahresabschluss-PDF

Für ein abgeschlossenes Jahr erscheint der Button „PDF herunterladen“; für ein offenes Jahr gibt es kein PDF. Das mehrseitige Dokument enthält:

Deckblatt mit Vereinsname, Geschäftsjahr und Datum
Einnahmen-Überschuss-Rechnung des Jahres
Saldenliste zum 31.12. mit Soll- / Haben-Summen pro Konto — mit den Beständen vor den Abschlussbuchungen (die Bank zeigt also ihren tatsächlichen Jahresendbestand, nicht null)
§64 AO Vier-Sphären-Übersicht mit Warnung bei Überschreiten der Besteuerungsgrenze von 45.000 €
Spendenliste mit allen ausgestellten Spendenbescheinigungen des Jahres
Unterschriftsblatt für Vorstand und beide Kassenprüfer

Das PDF wird bei jedem Aufruf frisch aus den aktuellen Daten erzeugt — es gibt keinen statischen Snapshot.

Die Saldenliste unter Auswertungen zeigt zum 31.12. eines abgeschlossenen Jahres den Stand nach den Abschlussbuchungen — dort stehen die Bestandskonten deshalb auf null. Für die Mitgliederversammlung ist das PDF maßgeblich.

#Anfangsbestand im Folgejahr {#anfangsbestand}

Der beim Abschluss vorgetragene Anfangsbestand ist der Anfangsbestand des Folgejahres. Solange das Vorjahr abgeschlossen ist, lässt er sich unter Kontenrahmen → Anfangsbestand setzen nicht ersetzen — der Flyout erklärt das und deaktiviert den Schalter. Soll er sich ändern, öffnen Sie das Vorjahr wieder, korrigieren die Buchungen und schließen es erneut ab.

Anfangsbestände, die Sie selbst gesetzt oder aus Altdaten importiert haben (für das erste Buchungsjahr), bleiben ersetzbar: Je Konto und Jahr gibt es genau einen Anfangsbestand zum 1.1.; der Schalter Bestehenden Anfangsbestand stornieren und neu buchen storniert den alten und bucht den neuen Betrag.

#Wieder öffnen — Ausnahmefall {#wieder-oeffnen}

Manchmal stellt sich nach der Mitgliederversammlung heraus, dass eine Buchung fehlt oder falsch war. Benutzer:innen mit der Berechtigung Periode wieder öffnen (standardmäßig Administrator und Schatzmeister — nicht Kassenwart, nicht Vorstand) können das Jahr dafür wieder öffnen — aber nur, solange das Folgejahr nicht abgeschlossen ist. Mehrere Jahre öffnen Sie also vom jüngsten zum ältesten.

die Periode wechselt zurück auf geöffnet
der Sperrstempel wird von allen Buchungen des Jahres entfernt — Stornobuchungen sind wieder möglich
alle Abschluss- und Vortragsbuchungen (Erfolgskonten → 2900, SBK des Jahres, EBK des Folgejahres) werden automatisch storniert; ein erneuter Abschluss bucht sie frisch
der Vorgang wird im Audit-Log dokumentiert (Wer? Wann? Welches Jahr?)

Die Unveränderbarkeit der Bücher (GoBD) ist ein zentrales Versprechen an Steuerprüfer und Kassenprüfer. Ein wieder geöffnetes Jahr sollte die absolute Ausnahme bleiben — und immer mit einer Notiz im Sitzungsprotokoll dokumentiert werden, damit der Audit-Log-Eintrag nachvollziehbar bleibt.

#Verhältnis zu den Auswertungen

Die einzelnen Berichte unter Auswertungen sind während des laufenden Jahres die Arbeitsgrundlage. Der Jahresabschluss verdichtet sie zu einem unveränderlichen Stand zum Jahresende und ergänzt das Unterschriftsblatt für die Kassenprüfer.

Saldenliste und EÜR: bilden die Datengrundlage des PDFs
§64-AO-Sphären: wird mitgedruckt, inkl. Hinweis bei Überschreitung der Besteuerungsgrenze
Spendenliste: wird aus den ausgestellten Spendenquittungen des Jahres zusammengestellt