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Buchhaltung

Altdaten — Schritt 3a: Kassenbuch importieren

Mit den Schritten 1 und 2 ist die Konten-Brücke gebaut — jetzt können Sie das eigentliche Kassenbuch der Vorjahre in einem Rutsch einlesen.

#Was Sie brauchen

  • Eine CSV-Datei Ihres bisherigen Kassenbuchs. Erkannt werden die Spalten Blg, Belegdat[um], Zahldatum, Einnahme, Ausgabe, Bestand, Kategorie, Bemerkungen — sowohl Komma- als auch Semikolon-getrennte CSVs funktionieren.
  • Das Bank-/Kassenkonto, gegen das alle Zeilen gebucht werden sollen (typisch: 1200 Sparkasse oder 1000 Kasse).
  • Eine vollständige Zuordnung aus Schritt 2 — andernfalls kann die App eine Kategorie nicht in ein Konto übersetzen.

#Ablauf

  1. Buchhaltung → Altdaten → Tab „3. Buchungen & Plan" → Modus „Kassenbuch".
  2. Wählen Sie das Bankkonto aus der Combobox (es werden nur Bestandskonten unterhalb von 1200 / 1000 angeboten).
  3. Wählen Sie die CSV-Datei.
  4. Klicken Sie „Vorschau erzeugen".

Die App parst die Datei und zeigt Ihnen jede Zeile vor dem Import:

Beleg Datum Kategorie Zugeordnetes Konto Betrag
1 07.01.2026 Anschaffung – Verbrauchsmaterial 4850 Verbrauchsmaterial −80,00 €
4 18.02.2026 Einnahmen aus Pachtrechnung 3200 Pachteinnahmen 621,75 €
— 01.01.2023 Anfangsbestand → EBK (9000) gegen Bankkonto 5.462,35 €
  • Grüne Beträge = Einnahmen (Soll Bank, Haben Konto)
  • Schwarze Beträge mit Minus = Ausgaben (Soll Konto, Haben Bank)
  • Anfangsbestand-Zeilen werden separat markiert und auf das Eröffnungsbilanzkonto 9000 gebucht — keine reguläre Aufwand-/Ertragsbuchung.

#Wenn das Konto rot umrandet ist

Eine Zeile mit rotem Ring um das Konto-Feld bedeutet: Diese Alt-Kategorie ist in der Zuordnung (Schritt 2) noch nicht hinterlegt. Sie haben zwei Möglichkeiten:

  • Schnell vor Ort: Wählen Sie inline ein Konto aus der Combobox.
  • Sauber für die Zukunft: Brechen Sie ab, wechseln Sie zu Tab 2, legen Sie die Zuordnung an, und kommen Sie zurück.

Solange auch nur eine Zeile rot ist, lässt sich der Import nicht abschicken — bewusst, damit kein Beleg ohne Konto im System landet.

#Was passiert beim Import?

Per Klick auf „Importieren" läuft alles in einer einzigen Transaktion durch:

  1. Ein Import-Lauf wird angelegt (Audit-Eintrag).
  2. Die Anfangsbestand-Zeile geht durch dieselbe SetOpeningBalanceAction, die Sie auch im Kontenrahmen unter „Anfangsbestand setzen" benutzen würden.
  3. Jede normale Zeile erzeugt eine Soll/Haben-Buchung im Journal — mit Quelle Altdaten-Import, mit Beleg-Nummer als reference, mit Kategorie + Bemerkung als description.
  4. Schlägt eine einzelne Zeile fehl, wird der gesamte Import zurückgerollt — kein halb-importierter Stand.

Nach dem Import erscheinen alle Buchungen im Kassenbuch mit dem Badge „Altdaten-Import" — so erkennen Sie sofort, was importiert und was im laufenden Betrieb gebucht wurde.

#Mehrere Jahre

Sie können den Import beliebig oft wiederholen — pro CSV einen Lauf. Die App prüft nicht auf Duplikate; achten Sie daher selbst darauf, dass dieselbe Jahres-CSV nicht zweimal importiert wird. Im Zweifel: vorher in den Reports schauen, ob Buchungen für den Zeitraum schon existieren.

#Korrekturen nach dem Import

Importierte Buchungen sind GoBD-konform unveränderlich. Korrekturen erfolgen wie bei manuellen Buchungen über eine Stornobuchung — niemals durch Löschung.