Spendenquittungen
Quittungen erstellen
Es gibt drei Wege, eine Spendenquittung zu erzeugen — abhängig davon, ob eine Zahlung schon im System gebucht ist und ob die spendende Person ein Mitglied ist.
#1. Aus einer bestehenden Zahlung
Auf der Seite Zahlungen öffnen Sie das Aktionsmenü einer Zahlung und wählen „Spendenquittung erstellen". Voraussetzungen:
- Die Zahlungskategorie ist als „spendenbescheinigungsfähig" markiert (siehe Eligibility-Regeln)
- Die Zahlung ist einem Mitglied zugeordnet
- Es existiert noch keine Quittung zu derselben Zahlung
Die Adresse und der Name der Spender:in werden zum Zeitpunkt der Quittungserstellung als Snapshot in den Datensatz übernommen — spätere Adressänderungen am Mitglied verändern bereits ausgestellte Bescheinigungen nicht.
Wenn die Spender:in eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, wird die Quittung sofort als PDF-Anhang versendet.
#2. Sammellauf für alle ausstehenden Quittungen
Auf der Seite Zahlungen öffnet die Schaltfläche „Quittungen erstellen" in der oberen Leiste einen Bestätigungsdialog. Anschließend wird im Hintergrund für alle Zahlungen, die
- einer spendenfähigen Kategorie zugeordnet sind,
- einem Mitglied mit aktivem Schalter „Spendenquittungen wünscht" gehören und
- noch keine Quittung haben,
eine Quittung erstellt und (sofern E-Mail vorhanden) versendet. Die Bearbeitung läuft asynchron — Sie können die Seite verlassen, ohne dass der Vorgang abbricht.
Den Schalter „Spendenquittungen wünscht" finden Sie im Mitgliederprofil unter Mitgliedschaft → Korrespondenz.
#3. Eigenständige Quittung (z. B. für externe Spender)
Über Spendenquittungen → Neue Quittung erstellen Sie eine Bescheinigung für eine beliebige Person — Mitglied oder extern. Das Flyout bietet:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mitglied auswählen (optional) | Suchbares Auswahlfeld; bei Auswahl werden Vorname, Nachname und Adresse vorausgefüllt — können danach noch angepasst werden |
| Vorname, Nachname | Pflichtfelder |
| Adresse, PLZ, Ort | Pflichtfelder |
| E-Mail (optional) | Wenn gesetzt, wird die Quittung per E-Mail versendet |
| Betrag (€) | Pflichtfeld |
| Datum der Zuwendung | Pflichtfeld; standardmäßig im laufenden oder vorherigen Steuerjahr |
| Mit Unterschrift erstellen | Standard ein; deaktivieren, wenn ohne Unterschrift gewünscht („Quittung ohne Unterschrift") |
| Älteres Datum erlauben | Hebt die Validierung auf, dass das Datum im aktuellen oder vorherigen Steuerjahr liegen muss |
#Bulk-CSV-Import
Über Spendenquittungen → CSV-Import können viele Bescheinigungen auf einmal angelegt werden — z. B. nach einem Spendenaufruf außerhalb des Vereins. Erwartete Spalten (Header-Zeile, Komma oder Semikolon als Trennzeichen):
1name;strasse_nr;postleitzahl;stadt;bezahlt_am;spendenbetrag;e_mail
Formathinweise: bezahlt_am als DD.MM.YYYY, spendenbetrag als deutsche Zahl (Komma als Dezimaltrennzeichen). Die Datei wird vor dem eigentlichen Import als Vorschau angezeigt — Zeilen mit Fehlern werden übersprungen, gültige Zeilen erstellt. Bei mehr als 25 gültigen Zeilen läuft der Import in der Warteschlange.
#Quittung nochmal versenden
Im Aktionsmenü einer Quittung auf der Übersichtsseite finden Sie „E-Mail erneut senden". Voraussetzung: eine E-Mail-Adresse ist hinterlegt und die PDF wurde bereits erzeugt.
#Quittung archivieren
Spendenquittungen sind Steuerunterlagen und werden niemals hart gelöscht. „Archivieren" versetzt eine Quittung in den Archiv-Tab; „Wiederherstellen" holt sie zurück.