Nummerierung und PDF-Format

#Beleg-Nummerierung

Jede Quittung trägt eine vereins­interne, fortlaufende Belegnummer. Die Nummer wird beim Anlegen atomar vergeben (auch bei mehreren parallel ablaufenden Sammelläufen sind keine Doppel- oder Lückennummern möglich) und ist innerhalb eines Vereins und Kalenderjahres eindeutig.

Format auf der Bescheinigung: {Jahr}-{Nummer} mit vierstelliger Nummer, z. B. 2026-0042.

Jahres-Reset: Die Nummerierung beginnt mit jedem Kalenderjahr neu bei 0001 — das entspricht der gängigen Praxis bei steuer­begünstigten Vereinen.

#PDF-Format

Das ausgestellte PDF folgt dem aktuellen amtlichen Muster für Zuwendungs­bestätigungen nach § 10b EStG (BMF-Schreiben vom 7. November 2013 in der Fassung 2024). Es enthält:

• Kopf mit Vereinslogo und Belegnummer
• Adresse des Vereins als Ausstellender
• Adresse und Name der Spender:in (Snapshot zum Zeitpunkt der Erstellung)
• Betrag in Ziffern und in Worten
• Datum der Zuwendung
• Verzicht auf Aufwendungs­ersatz: Ja/Nein
• Hinweis auf den Freistellungsbescheid (Steuernummer + Datum)
• Bestätigung der zweck­gebundenen Verwendung
• Ort, Datum, Unterschrift des Unterzeichnenden Vorstands
• Hinweistext nach § 10b Abs. 4 EStG, § 9 Abs. 3 KStG, § 9 Nr. 5 GewStG

Bei Mitgliedsbeiträgen (sofern für nicht-Kleingarten-Vereine zulässig — siehe Eligibility-Regeln) wird zusätzlich der gesetzliche Hinweis ergänzt, dass es sich nicht um einen nach § 10b Abs. 1 EStG ausgeschlossenen Mitgliedsbeitrag handelt.

#Mitglieder­portal

Mitglieder, denen eine Bescheinigung ausgestellt wurde, sehen das PDF direkt im Bereich Meine Dokumente ihres Portal­zugangs. Eine separate Aktion ist nicht erforderlich.

#Aufbewahrungsfrist

Quittungen sind Steuerunter­lagen und unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungs­fristen nach AO und HGB. Die Anwendung führt deshalb keine Hart-Löschung durch — auch archivierte Bescheinigungen bleiben in der Datenbank und im Datei­speicher erhalten und können jederzeit über den Archiv-Tab wieder­hergestellt werden.