Zusatzposten auf die Rechnung bringen

Viele Vereine legen Kosten auf ihre Pächterinnen und Pächter um, die nicht zu den festen Jahressätzen gehören — etwa die Versicherung, die der Bezirksverband berechnet, eine Kulturumlage oder eine Zeitungsgebühr. Solche Beträge heißen in der Anwendung Zusatzposten.

Ein Zusatzposten kommt in zwei Schritten auf die Rechnung:

Den Zusatzposten unter Vereinseinstellungen → Zusatzposten anlegen.
Ihn in der Rechnungsvorlage des jeweiligen Jahres in einen Abschnitt einfügen.

Erst beides zusammen führt dazu, dass der Posten berechnet wird. Ein angelegter Zusatzposten, der in keiner Rechnungsvorlage steht, erscheint auf keiner Rechnung.

Zusatzposten und Rechnungsvorlage verwalten Administratoren und Vorstandsmitglieder — alle, die die Vereinseinstellungen verwalten dürfen. Beide Seiten gibt es nur, wenn für den Verein die Funktion Rechnungen aktiviert ist.

Als Beispiel dient eine Verbandsversicherung von 8,50 € je Parzelle, die ab 2026 jedes Jahr berechnet werden soll.

#Schritt 1 — Zusatzposten anlegen

Vereinseinstellungen → Zusatzposten öffnen.
Auf „Neu anlegen“ klicken.
Die Felder ausfüllen:

Feld	Beispiel	Bedeutung
Name	Verbandsversicherung	Steht genau so als Zeile auf der Rechnung.
Betrag (€)	8,50	Betrag je Parzelle bzw. je Mitglied.
Pro	Pro Parzelle	Pro Parzelle: einmal je Parzelle. Pro Mitglied: einmal je Mitglied, das im Rechnungsjahr auf der Parzelle gezählt wird — wie gezählt wird, steht unter Rechnungsvorlagen.
Gültig ab	01.01.2026	Optional. Leer bedeutet: ohne Beginn.
Gültig bis	leer	Optional. Leer bedeutet: ohne Ende.

„Speichern“.

#Wie der Gültigkeitszeitraum wirkt

Ein Zusatzposten wird in jedem Jahr berechnet, in das sein Gültigkeitszeitraum hineinreicht — und zwar anteilig nach Tagen. Deckt er nur einen Teil des Jahres ab, fällt auch nur der entsprechende Teil des Betrags an. Nicht berechnet wird er nur in einem Jahr, das sein Zeitraum gar nicht berührt.

Gültig ab	Gültig bis	Wird für 2026 berechnet?
leer	leer	ja — in jedem Jahr, voller Betrag
01.01.2026	leer	ja — voller Betrag
leer	31.12.2026	ja — voller Betrag, 2026 ist das letzte Jahr
01.07.2026	leer	ja — rund die Hälfte, ab 2027 voller Betrag
leer	30.06.2026	ja — rund die Hälfte, ab 2027 gar nicht mehr
01.01.2027	leer	nein — der Zeitraum berührt 2026 nicht

Soll ein Posten mit dem vollen Betrag ab einem bestimmten Jahr gelten, als Gültig ab den 1. Januar dieses Jahres eintragen. Soll er mit dem vollen Betrag enden, als Gültig bis den 31. Dezember des letzten Jahres eintragen. Jedes andere Datum führt im betroffenen Jahr zu einem anteiligen Betrag.

#Der Hinweis und die Spalte „Verwendet in“

Oben auf der Seite erinnert ein Hinweis an den zweiten Schritt und führt mit „Zur Rechnungsvorlage“ direkt dorthin.

Die Spalte „Verwendet in“ zeigt je Zusatzposten, in welchen Rechnungsvorlagen er schon steckt:

Anzeige	Bedeutung
In keiner Vorlage	Der Posten ist angelegt, aber noch in keine Rechnungsvorlage eingefügt — er erscheint auf keiner Rechnung. Weiter mit Schritt 2.
2026	Der Posten steckt in der Rechnungsvorlage 2026 und wird dort berechnet.
2026 · nicht gültig (gelb)	Der Posten steckt zwar in der Vorlage 2026, sein Gültigkeitszeitraum deckt 2026 aber nicht vollständig ab. Er erscheint nicht auf der Rechnung — den Gültigkeitszeitraum prüfen.

#Schritt 2 — In die Rechnungsvorlage einfügen

Vereinseinstellungen → Rechnungsvorlage öffnen — oder im Hinweis auf der Seite Zusatzposten auf „Zur Rechnungsvorlage“ klicken.
In der Zeile des gewünschten Jahres über das Aktionsmenü „Bearbeiten“ wählen.
Unter Rechnungsstruktur im passenden Abschnitt — zum Beispiel „Pacht und Gebühren“ — auf „Element hinzufügen“ klicken.
Ganz unten in der Auswahl steht die Gruppe „Zusatzposten“. Dort den Posten wählen, hier „Verbandsversicherung“.
Die neue Zeile (gekennzeichnet mit Add-on) bei Bedarf mit den Pfeilen an die gewünschte Stelle schieben — siehe Abschnitte und Posten umsortieren.
„Speichern“.

Danach zeigt die Seite Zusatzposten in der Spalte „Verwendet in“ das Jahr dieser Vorlage.

Speichern nicht vergessen. Wird der Editor ohne „Speichern“ geschlossen, gehen die Änderungen verloren — auch bereits eingefügte Zusatzposten.

#Wenn der Zusatzposten in der Auswahl fehlt

Die Gruppe „Zusatzposten“ steht immer am Ende der Auswahl, auch wenn gerade nichts wählbar ist. Ein Hinweis darunter nennt den Grund:

Hinweis	Bedeutung und was zu tun ist
Noch keine Zusatzposten angelegt.	Es gibt noch keinen Zusatzposten — zuerst Schritt 1.
Alle Zusatzposten sind bereits eingefügt.	Jeder für dieses Jahr gültige Zusatzposten steht schon in dieser Rechnung. Ein Posten lässt sich je Rechnung nur einmal einfügen.
1 Zusatzposten ist für 2026 nicht gültig (Gültigkeitszeitraum prüfen).	Mindestens ein Zusatzposten deckt das Vorlagenjahr nicht vollständig ab und wird deshalb nicht angeboten. Den Zeitraum auf der Seite Zusatzposten anpassen.

Mehrere Hinweise können gleichzeitig erscheinen.

Über „Zusatzposten verwalten“ am Ende der Gruppe öffnet sich die Seite Zusatzposten in einem neuen Tab. Die Rechnungsvorlage bleibt im ursprünglichen Tab mit allen bisherigen Änderungen offen. Damit ein dort neu angelegter oder geänderter Posten in der Auswahl erscheint, die Vorlage speichern und erneut öffnen.

Ganz unten in der Auswahl steht außerdem „Bereits eingefügte Elemente sind ausgeblendet.“ Alles, was in dieser Rechnung schon steht — außer Zwischensummen —, wird nicht noch einmal angeboten.

Trägt eine bereits eingefügte Zeile den gelben Hinweis „Für 2026 nicht gültig“, steckt der Posten zwar in der Vorlage, sein Gültigkeitszeitraum deckt das Jahr aber nicht ab — er wird nicht berechnet.

#Schritt 3 — Ergebnis prüfen

Parzellen öffnen und in der Zeile einer Parzelle über das Aktionsmenü „Pacht anzeigen“ wählen.
Mit den Pfeilen neben der Jahreszahl das Jahr der Vorlage einstellen. Für ein Jahr, für das noch keine Rechnungen erzeugt wurden, zeigt das Fenster eine berechnete Vorschau.
In der Aufstellung steht eine Zeile „Verbandsversicherung“ mit dem Betrag, im Beispiel 8,50 € — bei Pro Mitglied entsprechend vervielfacht.

Vor dem Versand lassen sich die erzeugten Rechnungen außerdem im Probelauf prüfen.

#Häufige Fragen

Der Zusatzposten steht nicht auf der Rechnung — woran liegt es?

Steht er in der Rechnungsvorlage des Rechnungsjahres? Die Spalte „Verwendet in“ auf der Seite Zusatzposten zeigt es.
Reicht sein Gültigkeitszeitraum überhaupt in das Jahr hinein? Ein gelbes „… · nicht gültig“ weist darauf hin, dass er ganz außerhalb liegt. Deckt er das Jahr nur teilweise ab, steht er mit einem anteiligen Betrag darauf.
Wurde die Vorlage nach dem Einfügen gespeichert?
Wurden die Rechnungen des Jahres schon vorher erzeugt? Eine fertige Rechnung rechnet sich nicht von selbst neu — sie behält die Posten, die beim Erzeugen galten. Siehe die nächste Frage.

Die Rechnungen sind schon erzeugt — wie kommt der Zusatzposten noch darauf?

Den Rechnungslauf für dasselbe Jahr erneut starten: im Dashboard-Widget Jahresrechnungen auf „Jahresrechnungen 2026 erstellen“ — die Schaltfläche nennt jeweils das Jahr, das der Lauf erzeugt. Der Lauf ersetzt vorhandene Rechnungen des Jahres — er storniert die alte und erzeugt sie mit allen Posten der aktuellen Vorlage neu.

Zwei Fälle überspringt er und nennt sie am Ende in seiner Meldung:

die Rechnung ist bereits bezahlt,
zu ihrer Zahlung gibt es bereits verrechnete Beträge.

Diese Rechnungen lässt der Lauf unverändert. Soll der Zusatzposten trotzdem auf eine solche Rechnung, führt der Weg über Rechnungen: die Rechnung dort mit „Stornieren“ stornieren und anschließend neu erzeugen. Zwei Dinge vorher wissen:

Beim Stornieren wird die verknüpfte Zahlung mit gelöscht, solange sie nicht verrechnet ist. Sind bereits Beträge verrechnet, bleibt die Zahlung bestehen — die Verrechnung muss zuerst aufgelöst werden.
Die Rechnung selbst bleibt als „Storniert“ erhalten und wird nicht gelöscht; die Nummernfolge bleibt lückenlos.
Mit aktiver Buchhaltung gilt zusätzlich: Ist das Buchungsjahr der Rechnung bereits abgeschlossen, lässt sie sich nicht stornieren. Die Anwendung bricht ab, ändert nichts und meldet „Rechnung kann nicht storniert werden. Buchung im abgeschlossenen Jahr 2026 nicht erlaubt.“ Dann müsste das Geschäftsjahr zuerst wieder geöffnet werden: Buchhaltung → Jahresabschluss, Schaltfläche „Periode wieder öffnen“ — nur mit der Berechtigung dafür, und der Vorgang wird im Audit-Log festgehalten.

Bei einer bereits bezahlten Rechnung ist das ein Eingriff in abgeschlossene Vorgänge — im Zweifel den Zusatzposten erst im nächsten Jahr ansetzen. Wie der Rechnungslauf im Einzelnen abläuft, steht unter Rechnungen generieren.

Muss ein Zusatzposten jedes Jahr neu eingefügt werden?

Ja. Jede Rechnungsvorlage gilt für genau ein Jahr. Der Posten muss in die Vorlage jedes Jahres eingefügt werden, in dem er berechnet werden soll — und sein Gültigkeitszeitraum muss diese Jahre abdecken.

Wo stehen die technischen Details?

Aufbau der Vorlage und alle Positionstypen: Rechnungsvorlagen.