Belegimport – Eingangsrechnungen hochladen und buchen

Mit dem Belegimport buchen Sie Eingangsrechnungen, ohne Datum, Betrag und Lieferant abzutippen: Sie laden die Rechnung hoch, die App liest die wichtigsten Werte aus, und Sie bestätigen jede Zeile mit Buchen. Die Originaldatei wird automatisch als Beleg an die Buchung angehängt.

Den Belegimport finden Sie unter Buchhaltung → Belegimport. Er steht allen Benutzern zur Verfügung, die Buchungen anlegen dürfen (z. B. Administrator, Schatzmeister, Kassenwart). Der Vorstand kann die Bücher einsehen, aber nicht buchen.

#Welche Dateien kann ich hochladen?

• E-Rechnungen — XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei)
• Normale PDF-Rechnungen
• Fotos und Scans — JPG, PNG, WebP, HEIC, GIF

Jede Datei darf bis zu 25 MB groß sein. Sie können mehrere Dateien auf einmal auswählen und dann Belege auswerten klicken.

#Was wird ausgelesen?

Das hängt von der Art des Belegs ab. Das Etikett in der Spalte Informationen zeigt, wie ausgelesen wurde:

Etikett	Bedeutung
ZUGFeRD / XRechnung	Eine E-Rechnung. Datum, Betrag, Lieferant, IBAN und Rechnungsnummer werden direkt aus den strukturierten Daten gelesen — ohne KI und ohne Ratespiel.
KI-PDF / KI-Bild	Ein normales PDF oder Foto. Die Werte hat die KI aus dem Dokument gelesen. Bitte besonders sorgfältig prüfen.
KI deaktiviert	Die KI-Belegextraktion ist für Ihren Verein ausgeschaltet. Die Datei kann in diesem Fall nicht über den Belegimport gebucht werden — buchen Sie sie manuell im Kassenbuch.

Für normale PDFs und Fotos muss die Funktion „KI-Belegextraktion“ für Ihren Verein freigeschaltet sein. Sie ist kostenpflichtig, weil der Beleg zur Auswertung an die Anthropic-API übermittelt wird. E-Rechnungen werden auch ohne diese Funktion ausgewertet.

Unter dem Etikett sehen Sie den Dateinamen, den Lieferanten, dessen IBAN und die Beleg-Nr. (Rechnungsnummer), soweit sie erkannt wurden.

#Die Prüf-Tabelle

Jede hochgeladene Datei wird eine Zeile. Alle Felder können Sie vor dem Buchen ändern:

Spalte	Was steht hier?
bezahlt am	Das Datum, an dem die Rechnung bezahlt wurde. Vorbelegt mit dem Rechnungsdatum — tragen Sie das tatsächliche Zahldatum ein, wenn es abweicht. Es wird zum Buchungsdatum.
Betrag	Der Rechnungsbetrag in Euro, immer positiv.
Beschreibung	Der Buchungstext, der später im Kassenbuch steht.
Konto	Das Aufwandskonto, z. B. 4250 Energieaufwand. Hat der Verein im Bankimport bereits eine Regel für diesen Lieferanten gespeichert, wird deren Konto vorgeschlagen.
bezahlt über	Womit die Rechnung bezahlt wurde — die Bank oder die Kasse. Zur Auswahl stehen die aktiven Bestandskonten Ihres Vereins. Trägt der Beleg eine IBAN des Lieferanten, ist das Bankkonto vorausgewählt, sonst das Standard-Gegenkonto.

Soll und Haben müssen Sie nicht selbst festlegen: Bei einer normalen Rechnung bucht die App Konto im Soll und bezahlt über im Haben.

Mit Buchen wird die Zeile ins Kassenbuch übernommen und verschwindet aus der Tabelle. Über das ⋯-Menü können Sie einen Beleg mit Beleg verwerfen entfernen, ohne ihn zu buchen.

#Gutschriften

Eine Gutschrift des Lieferanten (z. B. eine Rückerstattung) erkennt die App bei E-Rechnungen am Rechnungstyp oder an einem negativen Gesamtbetrag, bei KI-ausgelesenen Belegen an einem negativen Betrag. Solche Zeilen tragen das gelbe Etikett Gutschrift.

Der Betrag bleibt auch hier positiv — dafür werden die Seiten getauscht: bezahlt über kommt ins Soll, Konto ins Haben. So mindert die Gutschrift Ihren Aufwand, statt ihn zu erhöhen.

#Doppelte Belege

Wurde ein Beleg mit derselben Rechnungsnummer bereits über den Belegimport gebucht (und nicht storniert), zeigt die Zeile einen gelben Hinweis:

Beleg mit Referenz „1001“ bereits gebucht am 12.03.2026.

Der Button Buchen ist dann gesperrt. Meist ist es tatsächlich dieselbe Rechnung — verwerfen Sie die Zeile. Handelt es sich wirklich um einen anderen Beleg (z. B. zwei Lieferanten mit derselben Rechnungsnummer), setzen Sie das Häkchen Trotzdem buchen; danach lässt sich die Zeile buchen.

Die Prüfung läuft beim Hochladen und noch einmal beim Buchen. Enthält ein Stapel dieselbe Rechnung zweimal, wird die zweite Zeile nach dem Buchen der ersten ebenfalls als Duplikat markiert. Belege ohne Rechnungsnummer werden nie als Duplikat erkannt.

#Wo landet der Beleg?

Die Originaldatei wird an die Buchung angehängt und im Dokumentenordner Rechnungen / <Jahr> abgelegt. Buchungen aus dem Belegimport tragen im Kassenbuch die Quelle „Belegimport“ und die Rechnungsnummer als Referenz. Belege werden 10 Jahre aufbewahrt (§ 14b UStG).

Wie alle Buchungen ist eine Belegbuchung nach GoBD unveränderbar. Einen Fehler korrigieren Sie über eine Stornobuchung.

#Datenschutz beim Hochladen

• Hochgeladene Dateien liegen bis zum Buchen in einem geschützten Zwischenspeicher Ihres Vereins, auf den kein anderer Verein Zugriff hat.
• Nach dem Buchen oder Verwerfen wird die Zwischendatei sofort gelöscht.
• Dateien, die weder gebucht noch verworfen wurden (z. B. weil das Browserfenster geschlossen wurde), werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Laden Sie solche Belege einfach erneut hoch.
• Bei KI-ausgewerteten Belegen wird die Datei zur Auswertung an die Anthropic-API übermittelt. E-Rechnungen verlassen den Server nicht.