Buchhaltung
Konto archivieren, ausblenden und Sperren
Buchungen bleiben für immer im Journal. Damit EÜR, Saldenliste, Kontenblatt und Jahresabschluss stimmen, schützt die App Konten, auf denen schon gebucht wurde. Die folgenden Aktionen im Zeilen-Menü des Kontenrahmens sehen nur Benutzer mit dem Recht „Buchhaltung verwalten“ (in der Standard-Einrichtung Administratoren und Kassenwart).
#Archivieren oder Ausblenden?
| Archivieren | Ausblenden | |
|---|---|---|
| Wann möglich | Konto hat keine Buchungen und wird in keiner aktiven Konten-Zuordnung verwendet | Konto hat Buchungen, wird aber in keiner aktiven Konten-Zuordnung verwendet |
| Was passiert | Konto verschwindet aus dem Kontenrahmen (Filter „Archiviert“) und aus allen Auswahllisten | Konto bleibt im Kontenrahmen (Badge „Ausgeblendet“), verschwindet nur aus den Auswahllisten |
| Berichte | — (es gibt keine Buchungen) | EÜR, Saldenliste, Kontenblatt und Jahresabschluss zeigen das Konto weiter mit allen Beträgen |
| Rückgängig | Reaktivieren im Filter „Archiviert“ | Reaktivieren im Zeilen-Menü |
Ist Archivieren ausgegraut, zeigt ein Hinweis beim Darüberfahren den Grund:
- „Bebuchte Konten können nicht archiviert werden.“ — nutzen Sie stattdessen Ausblenden.
- „Das Konto wird in aktiven Konten-Zuordnungen verwendet.“ — ändern Sie zuerst unter Konten zuordnen die betroffenen Zuordnungen. Die Fehlermeldung nennt Jahr und Ziel jeder Zuordnung.
Ein Konto in einer aktiven Zuordnung lässt sich auch nicht ausblenden: Die automatische Buchung (z. B. „Pacht bezahlt“) hätte sonst kein Konto mehr.
Systemkonten bleiben immer im Kontenrahmen — Archivieren blendet sie nur aus.
#Konten, die immer bleiben
9000 EBK (Eröffnungsbilanzkonto) und 9001 SBK (Schlussbilanzkonto) braucht der Jahresabschluss für den Saldenvortrag. Sie lassen sich weder archivieren noch ausblenden.
#Gesperrte Felder nach der ersten Buchung
Sobald auf einem Konto gebucht wurde, sind im Flyout Bearbeiten zwei Felder gesperrt und mit „Gesperrt, weil das Konto bebucht ist.“ markiert:
- Typ — ein Wechsel (z. B. Ertrag → Aufwand) würde alle bisherigen Buchungen rückwirkend in einen anderen Berichtsteil verschieben.
- Buchbar — ein bebuchtes Konto kann kein Sammelkonto mehr werden.
Name, Sphäre, Steuerkategorie und Eltern-Konto bleiben änderbar. Brauchen Sie wirklich einen anderen Typ: legen Sie ein neues Konto an, blenden Sie das alte aus und buchen Sie künftig auf das neue.
#Eltern-Konto wählen
Die Auswahl Eltern-Konto bietet nur Konten an, die als Eltern-Konto zulässig sind:
- Sammelkonten (Buchbar = aus), und
- 1200 Bank — die einzige Ausnahme: Es ist buchbar und trotzdem das Eltern-Konto aller Bank-Unterkonten.
Das Konto selbst und seine Unterkonten erscheinen nicht, damit keine Schleife entsteht. Umgekehrt muss ein Konto mit Unterkonten (außer 1200) ein Sammelkonto bleiben.
#Sammelkonten können nicht bebucht werden
Sammelkonten fassen andere Konten im Haushaltsplan zusammen. Sie erscheinen in keiner Buchungs-Auswahl (Kassenbuch, Bankimport, Belegimport, Konten-Zuordnung, Altdaten). Eine Konten-Zuordnung, die noch auf ein Sammelkonto oder ein ausgeblendetes Konto zeigt, wird mit „— bitte ändern“ markiert und muss vor dem Speichern umgestellt werden.