Versäumnisgebühr erheben

Ist eine Pächterin oder ein Pächter zu einer Begehung, einer Wasserablesung oder einer Stromablesung nicht da, kann der Verein eine Versäumnisgebühr erheben. Die Anwendung erledigt das mit einem Klick:

Sie erstellt eine eigene Rechnung (Typ Versäumnisgebühr) mit genau einer Position.
Sie legt die zugehörige Forderung an, die wie jede andere Rechnung im Zahlungsabgleich auftaucht.
Sie erzeugt ein Schreiben als PDF — Anschreiben mit Rechnungsangaben, Bankverbindung, Verwendungszweck und QR-Code zum Bezahlen — und hängt es an die Rechnung.
Sie stellt das Schreiben zu: per E-Mail oder per Brief (siehe Abschnitt Zustellweg unten).

#Voraussetzungen

Voraussetzung	Wo
Die Funktion Rechnungen ist aktiv — und je nach Anlass Begehungen, Wasser oder Strom.	Vom Betreiber freigeschaltet
Für das Jahr des Termins ist ein Betrag hinterlegt.	Vereinseinstellungen → Jahressätze → Sondergebühren
Die Person hat die Berechtigung für den Bereich (z.B. Wasser verwalten) und Rechnungen verwalten.	Vereinseinstellungen → Rollen
Die Parzelle hat einen Pächter.	Parzelle

Fehlt eine davon, erscheint der Auslöser gar nicht. Eine Wasserwartin ohne Rechnungsrechte sieht also keinen „Nicht angetroffen“-Knopf — die Gebühr erzeugt eine Rechnung, deshalb braucht es beide Rechte.

#Beträge je Jahr festlegen

Unter Vereinseinstellungen → Jahressätze gibt es im Abschnitt Sondergebühren drei Felder:

Feld	Gilt für	Sichtbar, wenn
Versäumnisgebühr Begehung (€)	Begehungen	Funktion Begehungen aktiv
Versäumnisgebühr Wasserablesung (€)	Wasser-Ablesemodus	Funktion Wasser aktiv
Versäumnisgebühr Stromablesung (€)	Strom-Ablesemodus	Funktion Strom aktiv

0 oder leer bedeutet: keine Versäumnisgebühr. Für diesen Anlass erscheint dann in dem Jahr kein Auslöser.

Maßgeblich ist immer das Jahr des Termins, nicht das heutige Datum: bei einer Begehung das Begehungsdatum, bei einer Ablesung das im Ablesemodus gewählte Jahr. Wer im Januar noch eine versäumte Ablesung des Vorjahres abrechnet, stellt im Ablesemodus das Vorjahr ein und bekommt den Satz des Vorjahres.

#Auslöser

#Begehung

Auf der Seite Begehungen bietet das Menü einer Parzellenkarte den Punkt „Versäumnisgebühr erheben“ an, sobald die letzte Begehung abgeschlossen ist und im Begehungsformular „Pächter anwesend“ auf Nein steht.

Ist die Gebühr bereits erhoben, steht dort stattdessen ausgegraut „Versäumnisgebühr erhoben (Rechnung …)“ mit der Rechnungsnummer.

#Wasser- und Stromablesung

Im Ablesemodus (Wasser → Ablesemodus bzw. Strom → Ablesemodus) trägt jede offene Karte unten links den Knopf „Nicht angetroffen“.

Nach dem Erheben zeigt die Karte das gelbe Abzeichen „Nicht angetroffen · Gebühr erhoben“. Die Karte bleibt aber offen: Die Ablesung selbst ist ja noch nicht erfolgt, sie zählt nicht als erfasst und kann später ganz normal nachgetragen werden. Die Gebühr bleibt davon unberührt.

#Der Bestätigungsdialog

Alle drei Auslöser öffnen denselben Dialog „Versäumnisgebühr erheben?“. Er zeigt vorab:

was versäumt wurde (Anlass, Jahr, Parzelle),
den Pächter, der die Rechnung erhält,
den Betrag,
den Zustellweg.

Erst „Versäumnisgebühr erheben“ erstellt Rechnung und Schreiben. „Abbrechen“ ändert nichts.

#Nur einmal je Termin

Je Termin gibt es höchstens eine aktive Versäumnisgebühr:

bei einer Begehung je Begehung,
bei einer Ablesung je Zähler und Jahr.

Ein zweiter Versuch — etwa ein doppelter Klick oder ein zweites Gerät — wird mit dem Hinweis „Für dieses Ereignis wurde bereits eine Versäumnisgebühr erhoben (Rechnung …).“ abgelehnt, ohne eine weitere Rechnungsnummer zu verbrauchen.

#Zustellweg

Die Versäumnisgebühr wird sofort zugestellt und richtet sich deshalb nicht nach der Einstellung „Vereinspost per E-Mail“ des Mitglieds:

Mitglied hat …	Zustellung
eine E-Mail-Adresse	per E-Mail mit dem PDF im Anhang
keine E-Mail-Adresse, Briefversand ist eingerichtet	per Brief über LetterXpress
weder noch	keine Zustellung

Scheitert die Zustellung oder ist keine möglich, bleibt die Rechnung trotzdem bestehen. Die Anwendung meldet dann „Versäumnisgebühr erhoben, Schreiben konnte nicht zugestellt werden: … Das PDF liegt an der Rechnung.“ — das Schreiben lässt sich an der Rechnung herunterladen und von Hand übergeben.

#Wo die Rechnung zu finden ist

Rechnungen: In der Rechnungsübersicht steht die Gebühr neben der Jahresrechnung der Parzelle; die Auswahl über der Vorschau wechselt zwischen beiden (siehe Rechnungsprüfung).
Dokumente: Das Schreiben liegt an der Rechnung und unter Dokumente im Ordner Rechnungen im Unterordner des Rechnungsjahres (z.B. Rechnungen › 2026) — wie die Jahresrechnung, die Vereinsheim- und die Geräteverleih-Rechnung.
Buchhaltung: Ist die Buchhaltung aktiv, wird eine bezahlte Gebühr als „Sonstige Rechnung bezahlt“ gebucht. Das Zielkonto legen Sie unter Buchhaltung → Konten-Zuordnung fest.

#Stornieren

Eine zu Unrecht erhobene Gebühr stornieren Sie wie jede andere Rechnung: unter Rechnungen im Menü der Rechnung „Stornieren“.

Das Storno gibt den Termin wieder frei — der Auslöser erscheint danach erneut, und die Gebühr kann bei Bedarf noch einmal erhoben werden.

#Unbezahlte Gebühren in der Jahresrechnung

Eine Versäumnisgebühr, die bis zur Jahresrechnung des Folgejahres nicht bezahlt ist, wird dort als offener Betrag aus dem Vorjahr mitberechnet — wie jede andere unbeglichene Forderung.

Das geschieht aber nur, wenn die Rechnungsvorlage des Folgejahres eine der beiden Vorjahres-Positionen enthält:

Position in der Vorlage	Wirkung
Offener Betrag [Jahr−1] (`open_balance_prev_year`)	unbezahlte Forderungen des Vorjahres, darunter die Versäumnisgebühr
Differenzbetrag [Jahr−1] (`balance_carryover`)	offene Forderungen und Guthaben des Vorjahres saldiert

Enthält die Vorlage keine davon, bleibt die Gebühr als eigene offene Rechnung stehen und taucht in der Jahresrechnung nicht auf. Wie Sie die Positionen einfügen, steht unter Rechnungsvorlagen.

Ist die Gebühr bezahlt oder mit einer Zahlung verrechnet, erscheint sie nicht mehr im Übertrag.