Mitglieder
Selbsterfassung neuer Mitglieder
Mit der Selbsterfassung tippt der Vorstand die Daten eines neuen Pächters nicht mehr ab. Stattdessen verschickt er einen persönlichen Link. Die Person füllt darüber ein Formular aus, der Vorstand prüft die Angaben und übernimmt sie mit einem Klick als neues Mitglied — die Parzelle ist dabei bereits zugeordnet.
Die Funktion Selbsterfassung muss für den Verein freigeschaltet sein. Senden, Prüfen und Übernehmen dürfen alle Benutzer mit der Berechtigung Mitglieder verwalten (in den Standardrollen: Administrator, Vorstand, Schatzmeister und Schriftführer).
#Ablauf im Überblick
- Der Vorstand verschickt einen Link für eine freie oder gekündigte Parzelle.
- Die Person öffnet den Link und füllt das Formular aus.
- Alle Benutzer mit der Berechtigung Mitglieder verwalten erhalten eine Benachrichtigung.
- Der Vorstand prüft die Angaben und klickt Übernehmen — erst jetzt entsteht das Mitglied.
- Der Pächterwechsel auf der Parzelle bleibt ein eigener Schritt.
#Link verschicken
Den Flyout Selbsterfassung senden öffnen Sie auf zwei Wegen:
- in der Mitgliederliste über die Schaltfläche Selbsterfassung senden in der oberen Leiste (auf schmalen Bildschirmen im Drei-Punkte-Menü),
- in der Parzellenübersicht über das Drei-Punkte-Menü einer Parzelle — die Parzelle ist dann schon ausgewählt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Parzelle | Pflichtfeld. Zur Auswahl stehen nur freie und gekündigte Parzellen. |
| Pflichtfeld. An diese Adresse geht der Link. | |
| Vorname, Nachname | Optional. Erscheinen in der Anrede der E-Mail. |
| Nachricht | Optional. Ein persönlicher Text, der in der E-Mail erscheint. |
Mit Senden geht die E-Mail heraus. Der Link gilt 7 Tage und lässt sich genau einmal absenden. Den Text der E-Mail passen Sie unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen an; die versendete Nachricht erscheint im E-Mail-Protokoll.
#Das Formular für die neue Person
Das Formular öffnet sich ohne Anmeldung auf der Adresse Ihres Vereins. Die Parzelle (Nummer, Gruppe, Weg, Fläche) wird nur angezeigt und kann nicht geändert werden.
Abgefragt werden unter anderem Anrede, Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefon oder Mobilnummer, E-Mail, die Bankverbindung mit optionalem Kontoinhaber und die gewünschte Rechnungszustellung. Die Person muss die Datenschutzhinweise bestätigen; freiwillige Einwilligungen sind nicht vorausgewählt.
Ein abgelaufener, bereits benutzter oder widerrufener Link zeigt nur einen neutralen Hinweis — es werden keine Daten preisgegeben.
#Selbsterfassungen verfolgen
Unter Selbsterfassungen in der Seitenleiste (direkt unter Mitglieder) sehen Sie alle verschickten Links mit Parzelle, E-Mail/Name, Status, Versand- und Ablaufdatum sowie dem Eingangsdatum.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Gesendet | Der Link ist unterwegs und noch gültig. |
| Abgelaufen | Die 7 Tage sind vorbei, ohne dass Daten eingegangen sind. |
| Eingegangen | Die Person hat das Formular abgeschickt — bitte prüfen. |
| Übernommen | Aus den Angaben wurde ein Mitglied angelegt. |
| Abgelehnt | Der Vorstand hat die Angaben verworfen. |
| Widerrufen | Der Vorstand hat den Link vor dem Ausfüllen zurückgezogen. |
#Aktionen je Zeile
| Eintrag | Beschreibung |
|---|---|
| Prüfen | Öffnet die eingegangenen Angaben zur Übernahme (nur bei Eingegangen). |
| Erneut senden | Verschickt einen neuen Link mit frischer 7-Tage-Frist; der alte Link wird ungültig. |
| Widerrufen | Macht den Link sofort ungültig. |
| Ablehnen | Verwirft eingegangene Angaben; die Daten werden sofort gelöscht. |
#Prüfen und übernehmen
Im Flyout Selbsterfassung prüfen sehen Sie alle Angaben und können sie korrigieren. Ergänzen Sie die Mitgliedschaftsdaten — Mitglied seit, Status und Rechnungszustellung sind aus den Angaben vorbelegt.
- Gibt es bereits ein aktives Mitglied mit derselben E-Mail-Adresse oder mit gleichem Namen und Geburtsdatum, erscheint ein Warnhinweis. Ob es sich um eine Dublette handelt, entscheiden Sie selbst.
- Ist auf der Parzelle noch ein anderes Mitglied als Erstbelegter eingetragen und tragen Sie ein Datum bei 1. Mitglied seit ein, fragt die Anwendung wie beim Anlegen eines Mitglieds nach. Trotzdem übernehmen beendet die Erstbelegung des bisherigen Mitglieds.
- Ist das Mitgliederportal aktiv, lädt Portal-Einladung senden die Person gleich nach der Übernahme ins Portal ein.
Übernehmen legt das Mitglied mit der Parzelle an, speichert die Einwilligungen und löscht die zwischengespeicherten Formulardaten.
#Aufbewahrung
Die Angaben der Person liegen bis zur Übernahme verschlüsselt in einem Zwischenspeicher. Bei Ablehnen werden sie sofort gelöscht. Der tägliche Aufbewahrungslauf entfernt außerdem 30 Tage nach Ende einer abgelehnten, widerrufenen oder abgelaufenen Selbsterfassung alle restlichen Formulardaten samt IP-Adresse und Browserkennung und setzt abgelaufene Links auf Abgelaufen. Das gilt für jeden Verein mit Selbsterfassung, auch ohne DSGVO-Paket oder bei abgeschalteter automatischer Aufbewahrung.