KI-Support
Anfrage ohne E-Mail als erledigt markieren
Nicht jede Anfrage wird über die Anwendung beantwortet. Oft ruft der Vorstand einfach zurück, klärt die Sache beim Vereinsabend oder direkt an der Parzelle. Bis dahin blieben solche Anfragen dauerhaft als „Neu“ im Posteingang stehen, weil der einzige Weg zum Abschluss eine E-Mail-Antwort gewesen wäre — die inhaltlich gar keinen Sinn ergibt.
Mit „Als erledigt markieren“ lässt sich eine Anfrage abschließen, ohne dass eine E-Mail versendet wird.
#Wer darf das?
Alle Rollen mit der Berechtigung members.manage — in der Standardkonfiguration Administratoren und der Vorstand. Es gilt dieselbe Berechtigung wie für „Antwort senden“ und „Weiterleiten“.
#Anfrage als erledigt markieren
Der Weg führt über das Aktionsmenü einer Zeile im Posteingang (Anfragen) oder über die Fußzeile der geöffneten Anfrage:
- Im Aktionsmenü der Zeile „Als erledigt markieren“ wählen — oder die Anfrage öffnen und die gleichnamige Schaltfläche in der Fußzeile benutzen.
- Im Flyout optional eine Notiz erfassen, zum Beispiel „Telefonisch geklärt am 30.07.“. Die Notiz ist nur intern sichtbar.
- Mit „Als erledigt markieren“ bestätigen.
Die Anfrage trägt danach den Status „Erledigt“. In der Detail-Ansicht steht, wer sie wann abgeschlossen hat und welche Notiz erfasst wurde.
Es geht keine E-Mail an den Absender. Das ist der Sinn der Aktion: Die Antwort ist bereits außerhalb der Anwendung erfolgt.
#Wann die Aktion nicht angeboten wird
| Status | „Als erledigt markieren“ |
|---|---|
| Neu, Klassifiziert, Entwurf, Vorstand erforderlich, Weitergeleitet | ja |
| Beantwortet | nein — die Anfrage ist bereits per E-Mail beantwortet und damit nicht mehr offen |
| Erledigt | nein — sie ist es bereits |
Eine bereits beantwortete Anfrage bleibt bewusst auf „Beantwortet“. Andernfalls wäre der Liste nicht mehr anzusehen, dass eine Antwort herausgegangen ist.
#Filter „Erledigt“
Der Posteingang hat einen eigenen Filter „Erledigt“. Erledigte Anfragen verschwinden gleichzeitig aus dem Filter „Neu“ — genau darum geht es: Der Posteingang zeigt wieder, was wirklich offen ist.
#Anfrage wieder öffnen
Versehentlich abgeschlossen oder doch noch etwas zu tun? „Wieder öffnen“ setzt die Anfrage auf „Neu“ zurück.
Dabei werden das Abschlussdatum, die abschließende Person und die Notiz gelöscht. Wenn eine Notiz erfasst war, erscheint deshalb vorher eine Rückfrage, die die betroffene Notiz anzeigt — der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. War keine Notiz erfasst, wird die Anfrage direkt wieder geöffnet.
Ein zuvor erfasster Weiterleitungs-Verlauf bleibt erhalten: Wer die Anfrage an wen weitergeleitet hat, ist auch nach dem Erledigen und Wiederöffnen noch in der Detail-Ansicht zu sehen.
#Abgrenzung
- „Antwort senden“ — verschickt eine E-Mail an den Absender, Status „Beantwortet“.
- „Weiterleiten“ — verschickt eine E-Mail an ein Vorstandsmitglied, Status „Weitergeleitet“ (siehe Weiterleiten an Vorstand & Sonderaufgaben).
- „Als erledigt markieren“ — verschickt nichts, Status „Erledigt“.