Dokumente ablegen und teilen

Der Bereich Dokumente hat zwei Aufgaben: Er ist das Archiv des Vereins, und er ist der Weg, auf dem Unterlagen ins Mitglieder-Portal gelangen. Beim Hochladen entscheiden Sie, welche der beiden Rollen eine Datei übernimmt.

#Die drei Wege beim Hochladen

Unter Dokumente → Dokument hochladen wählen Sie im Abschnitt Empfänger, wer die Datei zu sehen bekommt.

Auswahl	Im Portal sichtbar?	E-Mail an die Mitglieder?
Ein Empfängerkreis (Alle Mitglieder, Gruppen, Pfade, Parzellen, Mitglieder)	ja	ja
Ein Empfängerkreis + „Ohne Benachrichtigung teilen“	ja	nein
„Nur intern ablegen (nicht teilen)“	nein	nein

#Nur intern ablegen

Die Datei liegt ausschließlich im Vereinsbereich. Es wird keine Freigabe angelegt, niemand wird benachrichtigt, und im Mitglieder-Portal taucht sie nicht auf. Gedacht für Unterlagen, die der Vorstand aufbewahrt, aber nicht veröffentlicht: Verträge, Prüfberichte, Schriftverkehr.

Sobald diese Auswahl aktiv ist, heißt die Schaltfläche Hochladen statt Teilen — die Beschriftung sagt Ihnen also vor dem Klick, was passieren wird.

#Ohne Benachrichtigung teilen

Der Schalter trennt zwei Dinge, die sonst zusammenfallen: die Sichtbarkeit und die Benachrichtigung. Das Dokument erscheint im Portal des gewählten Kreises, es geht aber keine E-Mail raus. Nützlich für Unterlagen, die verfügbar sein sollen, ohne dass dafür eine Rundmail an alle nötig ist.

Der Schalter erscheint nur, wenn ein echter Empfängerkreis gewählt ist — bei „Nur intern ablegen“ gibt es niemanden zu benachrichtigen.

#Intern abgelegte Dokumente erkennen

In der Liste tragen Dokumente ohne jede Freigabe die Kennzeichnung „Nur intern“.

Erzeugte Rechnungs-PDFs und importierte Belege liegen ebenfalls ohne Freigabe in ihren Ordnern, tragen die Kennzeichnung aber bewusst nicht: Sie sind Systemdateien, keine Unterlagen, die jemand zurückgehalten hat.

#Nachträglich teilen

Ein intern abgelegtes Dokument lässt sich jederzeit freigeben:

1. In der Liste das Aktionsmenü der Zeile öffnen (…)
2. Teilen wählen
3. Empfängerkreis auswählen — bei Bedarf zusammen mit Ohne Benachrichtigung teilen
4. Teilen

Danach verschwindet die Kennzeichnung „Nur intern“, und die Aktion steht nicht mehr zur Verfügung — das Dokument ist geteilt.

Wird derselbe Empfängerkreis ein zweites Mal gewählt, passiert nichts: Es entstehen keine doppelten Freigaben, und es wird auch niemand erneut benachrichtigt.

#Häufige Rückfragen

Ich habe einen Empfängerkreis gewählt, aber niemanden angekreuzt. Das Formular weist die Eingabe ab und nennt den Grund direkt an der Auswahl. Früher meldete es an dieser Stelle fälschlich Erfolg, ohne etwas zu teilen.

Kann ich eine Freigabe wieder zurücknehmen? Nicht über die Oberfläche. Planen Sie den Empfängerkreis deshalb, bevor Sie teilen — für alles Unsichere ist „Nur intern ablegen“ der sichere Weg.

Wer darf hochladen und teilen? Beides erfordert die Berechtigung documents.manage. Zum Ansehen der Liste genügt documents.view.