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Buchhaltung

Altdaten — Schritt 1: Kontenrahmen einlesen

Im ersten Schritt lädt die App Ihre bisherige Kontenliste, damit Sie sie im nächsten Schritt zuordnen können. Sie hat zwei Wege — wählen Sie den, der zu Ihren Quelldaten passt.

#Weg A: Aus Excel oder Word einfügen (empfohlen)

Die meisten Vereine haben ihren Kontenrahmen als Tabelle in Word oder Excel — typischerweise eingerückt mit Tabs:

 11.1     Pacht Gärten
 21.1.1        Pacht
 31.1.2        Öffentlich-rechtliche Lasten
 41.1.3        Verbandsbeitrag
 51.1.4        Versicherung
 61.1.5        Schnee- und Glättebeseitigung
 72.4.6        Verkauf Schrankenschlüssel

So gehen Sie vor:

  1. Markieren Sie in Word/Excel alle Zeilen Ihrer Kontenliste.
  2. Kopieren Sie sie (Strg/Cmd + C).
  3. In der App: Buchhaltung → Altdaten → Tab „1. Kontenrahmen" → Cursor in das große Eingabefeld → einfügen (Strg/Cmd + V).
  4. Klicken Sie „Importieren".

Die App erkennt automatisch das Format Code Bezeichnung (Code besteht aus Punkt-getrennten Zahlen, alles dahinter ist der Name). Zeilen ohne führende Nummer — z. B. Überschriften wie „Einnahmen" oder „Ausgaben" — werden ignoriert.

#Weg B: CSV-Upload

Wenn Sie Ihre Konten schon strukturiert vorliegen haben, laden Sie sie als CSV hoch. Pflichtspalten sind Code und Name, optional Parent:

 1Code,Name,Parent
 21.1,Pacht Gärten,
 31.1.1,Pacht,1.1
 41.1.2,Öffentlich-rechtliche Lasten,1.1
 52.4.6,Verkauf Schrankenschlüssel,2.4

Wenn die Spalte Parent fehlt, leitet die App sie aus dem Code-Präfix ab (2.4.6 → Eltern-Code 2.4).

#Was passiert beim Import?

Pro Zeile wird ein Alt-Konto angelegt. Existiert für eine Code-Nummer bereits ein Alt-Konto, wird nur der Name aktualisiert — Sie können den Import beliebig oft wiederholen, ohne Duplikate zu erzeugen.

Nach dem erfolgreichen Import landen Sie automatisch im Tab „2. Zuordnung" mit einer Übersichtsmeldung wie „28 neu angelegt, 0 aktualisiert.".

#Häufige Stolpersteine

  • „Keine Zeilen erkannt" — Ihre Tabelle benutzt keine Tabs zwischen Code und Name, oder die Codes enthalten Buchstaben (A1.1). Bauen Sie eine Kopie mit reinen Zahlencodes, oder nutzen Sie den CSV-Weg.
  • Sektion-Überschriften erscheinen als eigenes Konto — passiert, wenn Ihre Überschrift selbst einen Code hat (z. B. 1. Einnahmen). Das ist meist gewollt; falls nicht, löschen Sie diese Zeile vor dem Einfügen.