Rechnungen
Rechnungsprüfung (Probelauf)
Nach der Stapelgenerierung lassen sich die Entwurfsrechnungen eines Jahres prüfen, bevor sie versandt werden. Der Probelauf ist damit die Prüfung der echten Entwürfe — versendet wird erst nach bewusster Freigabe.
Nur Rollen mit dem Recht Rechnungen verwalten (
invoices.manage) — typischerweise Administrator, Vorstand und Kassenwart — können die Prüfung öffnen und Rechnungen freigeben oder markieren.
#Einstieg
Die Prüfseite liegt unter Rechnungen → Prüfen (/rechnungen/pruefung). Der Prüfen-Knopf erscheint auf der Rechnungen-Seite und auf der Generator-Karte, sobald für das gewählte Jahr Entwürfe existieren; er übergibt das gewählte Jahr an die Prüfseite.
#Zwei-Panel-Ansicht
Die Seite zeigt je Parzelle zwei Panels nebeneinander:
- Links: das echte Rechnungs-PDF (dieselbe Vorschau wie auf der Rechnungen-Seite).
- Rechts — „Warum diese Beträge?“: die Herkunft jeder Position aus den gespeicherten Rechnungsdaten (
invoices.items) — z. B. Fläche × Satz bei der Pacht, beide Ablesungen mit Datum und Zählerstand beim Wasserverbrauch, Müll-Konfiguration und Arbeitsstunden Soll/Ist. Es wird nichts neu berechnet, nur sichtbar gemacht.
#Sätze in der Herkunftszeile
Bei Positionen mit einem Preis je Einheit nennt die graue Herkunftszeile denselben Satz wie das Positionslabel darüber — sie rechnet ihn nicht um. Wenn die Zeilen sich widersprechen, stimmt etwas nicht:
1Pacht (62,59 m² × 0,1900 €/m²) 11,89 €
257,59 m² + 5,00 m² (Gemeinschaftsfläche) × 0,1900 €/m²
Die Zahl der Nachkommastellen richtet sich danach, wie genau der Satz hinterlegt werden kann:
| Satz | Nachkommastellen | Beispiel |
|---|---|---|
| Pacht, öffentlich-rechtliche Lasten (€/m²) | 4 | 0,1900 €/m² |
| Wasserverbrauch, Abwasser (€/m³) | 3 | 1,550 €/m³ |
Die Sätze selbst pflegen Sie unter Vereinseinstellungen → Jahressätze.
Wurde die Parzelle im Abrechnungszeitraum neu vermessen, nennt die Herkunftszeile jede Fläche mit ihrem Zeitabschnitt:
1Pacht (01.01.–31.05.: 40,00 m²; 01.06.–31.12.: 44,70 m² × 0,2500 €/m²)
240,00 m² (01.01.–31.05.), 44,70 m² (01.06.–31.12.) × 0,2500 €/m²
Die Regeln dazu stehen unter Rechnungen generieren → Flächenänderung im Abrechnungsjahr.
Pacht-Positionen mit Zeitanteil: Wird eine Position anteilig berechnet — etwa bei einem Pächterwechsel mitten im Jahr — sinkt der Betrag, der genannte Satz bleibt aber der volle €/m²-Satz. Der Preis je Quadratmeter ändert sich durch einen unterjährigen Wechsel nicht.
Bei den mitgliederabhängigen Positionen steht dort auch, welche Personen in die Anzahl eingeflossen sind — beim Verbandsbeitrag zusätzlich, wer wegen einer Befreiung übersprungen wurde:
1Verbandsbeitrag BV (2 Mitglieder) 12,00 €
2Gezählt: Max Muster, Rosa Rebenstock · befreit: Egon Eichhorn
Die Regel dahinter steht unter Rechnungsvorlagen → Wer zählt als Mitglied?.
Steht der Verbandsbeitrag auf Pro Parzelle, entfallen sowohl die Mitgliederzahl hinter der Bezeichnung als auch die Namensliste — der Betrag hängt dann nicht von Personen ab. Die Auswahl treffen Sie je Beitrag unter Rechnungsvorlagen → Pro Mitglied oder pro Parzelle?.
Weil das Panel ausschließlich gespeicherte Daten wiedergibt, zeigen vor dieser Änderung erzeugte Rechnungen weiterhin nur die Anzahl ohne Namen. Die Namen erscheinen ab der nächsten Rechnungserzeugung.
Ein Navigator (Vor/Zurück, Pfeiltasten ←/→, Sprung zur Parzelle, Positionsanzeige „5 / 87“) führt durch alle Parzellen mit Rechnungen im Jahr.
Hat eine Parzelle im Jahr mehrere Rechnungen — etwa die Jahresrechnung und eine Versäumnisgebühr, eine Vereinsheim- oder Geräteverleih-Rechnung —, erscheint über der Vorschau eine Auswahl (Typ · Rechnungsnummer). Beim Wechsel der Parzelle zeigt die Vorschau zunächst deren neueste Rechnung.
#Wasserpositionen: Ablesungen, Korrektur, Vorauszahlung
Beim Wasserverbrauch nennt die Herkunftszeile beide Ablesungen mit Datum und Zählerstand — erst damit ist am Beleg zu sehen, aus welchem Zeitraum die Menge stammt:
1Wasserverbrauch (55,00 m³) 85,25 €
2Zähler 12345 · Ablesung 30.09.2024 (3,00 m³) → 30.09.2025 (58,00 m³)
3= 55,00 m³ × 1,550 €/m³ · geeicht bis 2029
Die Rechnung eines Jahres bildet den im Vorjahr gemessenen Verbrauch ab. Das ist fachlich üblich, war aber ohne Datum nicht erkennbar — und von einem Rechenfehler nicht zu unterscheiden. Wer eine Ablesung bereits im Rechnungsjahr erfasst hat, findet sie deshalb erst auf der nächsten Rechnung.
Wurde der Zähler mitten im Zeitraum getauscht, bekommt jeder Zähler seine eigene Zeile mit seinen beiden Daten, darunter die Summe:
1Zähler W-1 · Ablesung 31.12.2024 (1.200,00 m³) → 15.06.2025 (1.220,00 m³) = 20,00 m³
2Zähler W-2 · Ablesung 15.06.2025 (0,00 m³) → 31.12.2025 (20,00 m³) = 20,00 m³
3Summe 40,00 m³ × 1,550 €/m³
Fehlt eine Angabe in den gespeicherten Daten, entfällt nur sie: ohne Zählernummer beginnt die Zeile mit „Ablesung …“, ohne Ablesedaten steht dort weiterhin 3,00 m³ → 58,00 m³. Das betrifft Rechnungen, die vor dieser Änderung erzeugt wurden, sowie die Positionen einer Pächterwechsel-Abrechnung.
Die Messdifferenz trägt ihr Vorzeichen in der Herkunftszeile — die Bezeichnung nennt die Menge ohne Vorzeichen, sodass Aufschlag und Gutschrift sonst gleich aussähen:
1Messdifferenz (3,00 m³) -4,65 €
2Korrektur -3,00 m³ × 1,550 €/m³
Die Wasservorauszahlung für das laufende Jahr nennt die Grundlage, von der aus auf volle 10 € aufgerundet wurde:
1Wasservorauszahlung 2026 60,00 €
2Grundlage 57,35 € · aufgerundet auf volle 10 €
Trägt die Rechnung Wasser-Mehrwertsteuer, steht dort zusätzlich der Nettoanteil (Grundlage 30,99 € (28,96 € netto + MwSt.)). Auf dem PDF wird der Wasserverbrauch brutto ausgewiesen, der gespeicherte Satz ist aber netto — dort endet die Zeile deshalb auf × 1,583 €/m³ netto. Im Panel entfällt der Zusatz, weil es Nettobeträge zeigt.
#Strompositionen: Ablesungen je Zähler
Der Stromverbrauch erklärt sich nach demselben Muster wie der Wasserverbrauch, nur in ganzen kWh:
1Stromverbrauch (1.450 kWh) 435,00 €
2Zähler S-1 · Ablesung 31.12.2024 (12.000 kWh) → 31.12.2025 (13.450 kWh)
3= 1.450 kWh × 0,300 €/kWh · geeicht bis 2031
Wurde der Stromzähler mitten im Zeitraum getauscht, bekommt jeder Zähler seine eigene Zeile, darunter die Summe:
1Zähler S-1 · Ablesung 31.12.2024 (12.000 kWh) → 15.06.2025 (12.280 kWh) = 280 kWh
2Zähler S-2 · Ablesung 15.06.2025 (0 kWh) → 31.12.2025 (20 kWh) = 20 kWh
3Summe 300 kWh × 0,300 €/kWh
Das ist der Fall, den die Zeile über die Zählergrenze hinweg früher als „12.000 kWh → 20 kWh“ dargestellt hätte. Fehlt eine Angabe in den gespeicherten Daten, entfällt nur sie — die Positionen einer Pächterwechsel-Abrechnung führen z. B. keine Zählernummer und kein Eichjahr und beginnen deshalb mit „Ablesung …“. Rechnungen, die vor dieser Änderung erzeugt wurden, zeigen weiterhin, was in ihnen gespeichert ist.
Blieb eine Ablesung außen vor oder überlappen zwei Zähler, steht das als eigene Zeile unter der Position — mit Zähler und Datum, passend zum Eintrag im Prüfbericht.
#Herkunftszeile der Vorauszahlungs-Abzüge
Bei Wasservorauszahlung und Stromvorauszahlung nennt die Herkunftszeile die Datengrundlage des Betrags, nicht noch einmal das Jahr aus dem Label:
1Wasservorauszahlung 2025 −100,00 €
22 Zahlungen im Jahr 2025
Beide Zeilen nennen dasselbe Jahr — das Jahr, in dem die Vorauszahlungen geleistet wurden. Nennen sie zwei verschiedene Jahre, stammt die Rechnung aus einer Version vor 1.49.3; siehe den Hinweis zum Korrektur-Befehl im Änderungsprotokoll.
Bei Offener Betrag Vorjahr steht dort die Zahl der offenen Posten, aus denen sich die Summe zusammensetzt (3 offene Posten).
Rechnungen, die vor dieser Änderung erzeugt wurden, tragen die Anzahl nicht in ihren gespeicherten Daten. Sie zeigen weiterhin die kurze Form Vorauszahlung 2025 — das ist kein Fehler, sondern der Stand, der damals gespeichert wurde.
#„Nicht berechnet“
Unter den berechneten Positionen listet der Block „Nicht berechnet“ jede Position, die die Rechnungsvorlage vorsieht, die aber keinen Betrag ergeben hat — mit dem Grund im Klartext:
1Nicht berechnet
2• Müllgebühren Für die Behältergröße „240 l“ ist kein Tarif hinterlegt
3• Abgeltung Arbeitsstunden Alle 8 Pflichtstunden für 2025 geleistet
Der Punkt davor unterscheidet die beiden Fälle, die hier zusammenkommen:
- bernsteinfarben — etwas, das so niemand einstellt: eine ausgeschaltete Funktion, ein Satz 0 in den Jahresbeträgen, fehlende Stammdaten. Diese Positionen meldet der Prüfbericht zusätzlich als Konfigurierte Position fehlt.
- grau — das richtige Ergebnis: eine Befreiung, alle Pflichtstunden geleistet, nichts zu verrechnen. Sie stehen hier, damit nachvollziehbar ist, warum die Position fehlt — eine Meldung lösen sie nicht aus.
Vor dieser Änderung erstellte Rechnungen kennen diese Gründe nicht; bei ihnen bleibt der Block aus. Er erscheint ab der nächsten Rechnungserzeugung.
Nennt der Grund eine Befreiungsregel (etwa „Regel: Alter ab 75 Jahre“), sieht diese Zeile nur, wer das Recht Arbeitsstunden einsehen (
working_hours.view) hat — sie beschreibt eine Eigenschaft des Mitglieds. Der Grund selbst bleibt für alle sichtbar, die die Prüfung öffnen dürfen.
#Prüfbericht
Oben auf der Seite listet der Prüfbericht die auffälligen Rechnungen mit Grund und Direktsprung („diese zuerst prüfen“). Die Anomalie-Erkennung deckt u. a. ab:
| Prüfung | Auslöser |
|---|---|
| Vorjahresabweichung | Gesamtbetrag oder Wasserverbrauch weicht > ±25 % vom Vorjahr ab |
| Fehlende Wasserablesung | Vorlage erwartet einen Wasserverbrauch-Posten, dieser fehlt. Nur bei eingeschalteter Wasserverwaltung — ist sie für den Verein ausgeschaltet, lässt sich keine Ablesung erfassen; die Wasserpositionen erscheinen dann unter Konfigurierte Position fehlt |
| Wasserverbrauch 0 | Ablesung vorhanden, aber Verbrauch ist 0 |
| Wasserzählerkette unterbrochen | die Ablesungen ergeben keinen berechenbaren Zeitraum — die Wasserposition entfällt, statt 0,00 m³ auszuweisen. Zähler und Datum stehen dabei |
| Zwei Wasserzähler für dieselben Tage | zwei Zähler der Parzelle decken denselben Zeitraum ab — meist ein doppelt angelegter Zähler, der den Betrag verdoppelt |
| Wasserablesung nicht berücksichtigt | eine Ablesung lag außerhalb des Einbauzeitraums ihres Zählers oder hatte kein Gegenstück; abgerechnet wurde ohne sie |
| Stromzählerkette unterbrochen | dasselbe für den Strom — die Ablesungen ergeben keinen berechenbaren Zeitraum, die Stromposition entfällt statt 0 kWh auszuweisen. Zähler und Datum stehen dabei |
| Zwei Stromzähler für dieselben Tage | zwei Stromzähler der Parzelle decken denselben Zeitraum ab — meist ein doppelt angelegter Zähler, der den Betrag verdoppelt |
| Stromablesung nicht berücksichtigt | eine Stromablesung lag außerhalb des Einbauzeitraums ihres Zählers oder hatte kein Gegenstück; abgerechnet wurde ohne sie |
| Wasserverbrauch der Vorperiode nicht abgerechnet | die Rechnung der Vorperiode wurde nie erstellt (oder storniert) — der Wasserverbrauch dazwischen steht in keiner Rechnung. Der Zeitraum („Verbrauch vom … bis … in keiner Rechnung“) steht dabei; der Betrag bleibt unverändert, nachberechnet wird nicht. Dasselbe gilt, wenn der Zeitraum an einer Zwischenablesung beginnt, mit der keine Rechnung endete — dann reicht die Lücke bis zu dieser Ablesung. Erscheint auch auf einer Pächterwechsel-Abrechnung, die vor der Jahresrechnung der Vorperiode erstellt wurde. Eine Pächterwechsel-Abrechnung, die vor Einführung dieser Prüfung erstellt wurde, hat ihre Schlussablesung nicht markiert — die erste Jahresrechnung danach kann deshalb einmal eine Lücke bis zum Wechseltag melden, obwohl sie abgerechnet ist. Enden zwei Rechnungen auf derselben Ablesung (Jahresrechnung und Pächterwechsel-Abrechnung zum 31.12.) und wird eine davon storniert, gilt die Ablesung weiter als abgerechnet — die Zeile erscheint nur, wenn keine Rechnung mehr auf ihr endet |
| Stromverbrauch der Vorperiode nicht abgerechnet | dasselbe für den Stromzähler: die Rechnung der Vorperiode fehlt oder der Zeitraum beginnt an einer nicht abgerechneten Zwischenablesung, der Stromverbrauch dazwischen steht in keiner Rechnung. Der Zeitraum steht dabei, der Betrag bleibt unverändert; für ältere Pächterwechsel-Abrechnungen und für die Stornierung einer von zwei Rechnungen auf derselben Ablesung gilt dasselbe wie beim Wasser. Hat eine Rechnung beide Lücken, erscheinen zwei Zeilen |
| Geschätzte Ablesung | die verknüpfte Ablesung ist als Schätzung markiert |
| Parzellenfläche 0 | flächenbezogene Pacht kann nicht stimmen. Maßgeblich ist die Fläche laut Flächenhistorie im Abrechnungszeitraum der Rechnung (bei einer Pächterwechsel-Abrechnung ab dem Stichtag), nicht die heutige — gemeldet wird auch, wenn die Fläche nur an einem Teil der Tage 0 war |
| Summe ≤ 0 | Rechnungssumme ist null oder negativ |
| Unplausibler Verbrauch | negativer Verbrauch |
| Fehlender Vereinsbeitrag | Vorlage sieht einen Beitrag vor, die Rechnung enthält keinen |
| Konfigurierte Position fehlt | eine Vorlagen-Position ergab keinen Betrag, ohne dass das gewollt sein kann — ausgeschaltete Funktion, Satz 0, fehlende Stammdaten. Die betroffenen Positionen stehen in Klammern dabei. Eine Position fehlt hier nur, wenn eine andere Meldung genau ihren Grund erklärt — dass etwa Fehlende Wasserablesung auf derselben Rechnung steht, deckt eine Abwasserumlage mit Satz 0 nicht ab |
| Fehlende Jahres-Tarife | für das Rechnungsjahr sind keine Jahresbeträge hinterlegt |
Die auffälligsten Rechnungen stehen oben.
#Prüfen und Markieren
Zu jeder Rechnung gibt es zwei Aktionen:
- Bestätigen — setzt den Prüfstatus auf Geprüft.
- Markieren — setzt den Status auf Markiert und verlangt eine kurze Notiz („Was stimmt nicht?“).
Wird eine Rechnung neu generiert (Storno + Ersatz), fällt ihr Prüfstatus automatisch auf Ungeprüft zurück — die frühere Freigabe gilt nicht mehr für die neue Rechnung.
#Versand-Soft-Gate
Beim Stapelversand (Alle Rechnungen versenden) zeigt der Versand-Dialog zusätzlich zur Kanal-Aufteilung den Prüfstatus der zu versendenden Rechnungen: Geprüft / Markiert / Ungeprüft. Sind noch ungeprüfte oder markierte Rechnungen dabei, erscheint ein Warnhinweis mit einem Link „Jetzt prüfen“, und die Schaltfläche verlangt eine ausdrückliche Bestätigung (Trotzdem versenden).
Das ist eine weiche Sperre: der Versand wird nie hart blockiert — die Prüfung ist eine bewusste Hürde, keine Voraussetzung.